Användarnamnen för mer än 5 000 identiteter hanteras i ett system.
Mellersta Nylands samkommun för social- och hälsovård (Keusote) har infört systemet Tiera Användarrättighetshantering och projektet för Tjänstehantering pågår också. Beslutet att använda tjänsterna fattades för drygt ett år sedan, och bakgrunden var både den förändring som krävs enligt lagen om informationshantering och det faktum att organisationen ville hantera sina tjänster och processer mer effektivt.
– Informationshanteringslagen bidrog till förändringen, men vi hade identifierat behovet av att göra processerna relaterade till användarrättigheter och servicehantering smidiga och kostnadseffektiva, säger Benita Kapp, ICT-utvecklingschef på Keusote.
Tjänsten för hantering av användarrättigheter möjliggör hantering av kommunorganisationens användarnamn och användarrättigheter genom ett enda system. I Keusote centraliserades alla användaruppgifter till en Azure AD och till tjänsten överfördes automatiseringen av arbetsplatskoder och ansökningar för åtkomst till klient- och patientdatasystem.
– Vi ville automatisera ansökandet, godkännandet och skapandet av användarrättigheter så långt som möjligt. Vi använder också tjänsten för att hantera våra egna Microsoft-licenser. När användarrättigheter automatiseras innebär det stora kostnadsbesparingar, till exempel i licensavgifter, säger Kapp.
Systemet ger effektivitet och säkerhet
Syftet med den första fasen av implementeringsprojektet var att automatisera arbetsplatskoder. Detta baseras på uppgifter om start- och slutdatum för anställningsavtal, utifrån vilka systemet genererar koder. Sju integrationer byggdes in i olika system under projektet. Via integrationerna levererar och hämtar Tieras system för hantering av användarrättigheter information relaterad till användarrättigheter från exempelvis personaladministrationssystemet, mobil- och utrustningspartnerns system samt Keusotes självbetjäningsportal.
– Vi har cirka 4 000 fast anställda och cirka 1 000 projektmedarbetare. Detta innebär att det finns drygt 5 000 aktiva identiteter i användarrättighetshanteringen. Detta är ett stort antal hanterbara koder, även om vi bara talar om arbetsstationskoder. Besparingarna är lätta att beräkna om man anser att det skulle ta t.ex. 15 minuter att skapa en enda kod manuellt, säger Kapp.
Förutom att göra verksamheten mer effektiv och automatiserad ser Keusote att systemet också avsevärt förbättrar datasäkerheten och dataskyddet i samband med hanteringen av användarrättigheter.
– Besparingar har också gjorts genom att antalet behandlade arbetsbegäran, det vill säga ärenden, har minskat hos vår ICT-partner Kuuma-ICT till följd av automatiseringen av användarrättigheter.
Förändring är 90 % verksamhet, 10 % teknik
Enligt Keusotes erfarenhet har implementeringsprojekten gått bra, men de största utmaningarna har varit operativa processer och definition av data i integrationer.
– Liksom i många andra jobb består förändringen av 90 % verksamhet och 10 % teknik. Om processerna är oklara kommer definitionen och datainsamlingen att ta tid. När allt kommer omkring håller informationen precis så hög kvalitet som när den har satts in i systemet, skrattar Kapp.
Han betonar att det i början av implementeringsprojektet är värt att reservera tid för att definiera och beskriva processerna. Arbetet upphör inte heller med införandet av tjänsten.
– Vi är på god väg, men arbetet kommer inte att vara klart när implementeringsprojektet är avslutat. Detta är en ständig utveckling. Vårt mål är att automatisera allt som är möjligt när det gäller hantering av användarrättigheter. Det nära samarbetet med Tiera och dess leverantörspartner Efecte kommer att fortsätta. Vi ordnar till exempel en så kallad strategisk styrgrupp två gånger om året, där vi granskar resultat och framsteg och överväger vidareutveckling och behovet av förändringar.
Keusote implementerar för närvarande även Tiera tjänstehantering.
– Med hjälp av tjänstehanteringen kan vi få en överblick över vårt servicepaket. När alla tjänster kan hanteras i ett system kan vi bättre förutse och analysera verksamheten utifrån den information vi fått. Det är också viktigt att vi kan erbjuda våra tjänster via en enda kontaktpunkt till våra kunder.
Kapp ser ICT:s roll i Keusote som en främjare av social- och hälsovårdspersonalens arbete. När verktygen och miljön fungerar kan yrkespersonerna fokusera på det viktigaste, det vill säga kundarbete.
Tiera och Efecte har ett nära samarbete för att erbjuda den bästa servicen till kunderna i kommunen
Tieras leverantörspartner är Efecte och Keusotes framgångsrika projekt är ett bra exempel på det nära samarbetet.
– Efecte ansvarar för kundernas utvecklings- och implementeringsprojekt samt för att tjänsterna fungerar smidigt. Vi har möten en gång i veckan, då granskar vi alla kunders projekt och situationer inom Tieras tjänster för servicehantering och användarrättighetshantering. Det gör att vi kan reagera snabbt på förändrade behov och säkerställa en smidig operativ verksamhet, säger Hannu Ylinen, lösningschef på Tiera.
Tjänsterna utvecklas också med hänsyn till kommuninvånarnas önskemål och behov. Ett exempel på detta är den nyligen publicerade integrationen av webbutiken Tiera Verkkokauppa och utvecklingen av en servicekanal för kommuninvånare i tjänstehanteringssystemen.