Björneborgs stad genomför ett projekt med tio av Tieras ägarkommuner, och i samband med detta införs planeringsprocessens faser och publicering i Tiera Ärendehantering-systemet. Detta kommer att minska arbetsbördan och göra det lättare att hitta information och hålla den uppdaterad.
Behandlingen och offentliggörandet av planeringsprojekt är en process med många faser. Det är emellertid viktigt att informationen om förberedelser, faser och beslut i planeringsprocessen kan presenteras snabbt och tillförlitligt för alla berörda parter, såsom beslutsfattarna, byggnadsbranschens aktörer och kommuninvånarna. I Björneborg ville man underlätta behandlingen och offentliggörandet av planeringsprocessen. Ärendet togs upp under våren 2021 i kommunernas gemensamma HAKA-projekt (behandling och offentlighet av projekt och planer inom ärendehantering) tillsammans med tio andra av Tieras ägarkommuner.
Kommunernas gemensamma projekt får understöd för främjande av digitalisering
”Tidigare har publiceringen av planer för det mesta varit manuellt arbete. Informationen såsom material, beslut och beskrivningar av planens faser finns på olika ställen, och det har varit mycket tidskrävande att sammanställa dem på en och samma webbplats. Med Tieras stöd kunde vi kontakta andra kommuner som brottas med samma problem och som också använder Tiera Ärendehantering-systemet, säger planerare Heli Koskela från Björneborgs stadsplanering om projektets begynnelseskede.
Finansministeriet beviljade projektet kommunernas understöd för främjande av digitalisering när Björneborg, tillsammans med tio andra kommuner, lämnade in en ansökan om projektet vars syfte var att centralt på nätet publicera planeringsprocessen i enlighet med markanvändnings- och bygglagen samt samhörande offentliga bilagehandlingar direkt från Tiera Ärendehantering-systemet som används i beslutsfattandet.
“Att sammanfatta planeringsprocessen som en enda helhet på nätet gör det lättare att i fortsättningen följa processen steg för steg, hitta information snabbt och fatta beslut. Samtidigt kommer informationens öppenhet och aktualitet att öka och eventuella fel i publiceringen att undvikas, eftersom informationen inte längre kommer att publiceras på olika ställen vid olika tidpunkter”, tillägger Koskela.
”Det var en stor hjälp för oss att vi via Tiera enkelt kunde kontakta andra kommuner som använder Tiera Ärendehantering och som var intresserade av utvecklingsprojektet. Det skulle inte ha varit fruktbart att genomföra detta utvecklingsprojekt om vi hade varit tvungna att använda flera olika system. Nu när systemet var välbekant och målen gemensamma, kom vi genast in i ett djupgående planeringsarbete”, säger Kaija Laurila, huvudplanerare och projektledare för HAKA-projektet vid Björneborgs ICT-enhet.
”Planeringsfasen var väldigt givande och samarbetet med andra kommuner var en av pärlorna i projektet. Kommunsamarbetet gav oss också en inblick i andra kommuners arbetssätt och tänkande. Detta öppnade upp mitt eget tänkande”, tillägger Koskela.
Smidigt samarbete mellan kommuner garanterar bra resultat för alla
Projektet som leds av Björneborg har fortskridit smidigt från planeringsfasen som inleddes hösten 2021 till testfasen under våren 2022.
”I Björneborg hade vi redan definierat bland annat vad webbplatsen ska innehålla, vilken information som ska importeras till systemet och hur de olika faserna ska byggas”, säger planerare Tea Bogdanoff från Björneborgs stadsplanering.
”Vi ordnade gemensamma planeringsmöten med kommunerna. Tillsammans med Tiera och systemleverantören Fujitsu gick vi igenom olika behov i projektmötena. Så fortsatte vi fas för fas tills vi kunde bygga upp en testmiljö. Tanken var att väl planerat är hälften gjort”, säger Laurila.
När vårens testfas med olika testfall är över och eventuella korrigeringar har gjorts, kommer utbildningen och ibruktagandet att genomföras under hösten, kommun för kommun.
Planeringsprocessens utveckling är till nytta för ägarkunderna
Planering är en väsentlig del av kommunernas markanvändningsplanering, och samtidigt effektiviseras många kommuners tjänster och verksamhet genom digitalisering. HAKA-projektet stöder både kommunala planeringsprocesser och moderniseringen av tjänster. Att planeringsprocessen är en del av ärendehanteringen förbättrar tillgängligheten till information, öppenheten och planeringsprocessens smidighet. Samtidigt stöds kommunernas strategiska värderingar, såsom öppenhet, lika tillgång till information och effektiv resursanvändning.
Eftersom kommunerna har deltagit i utformningen av systemet, blir resultatet så långt som möjligt en enhet som betjänar alla kommuner. När planeringsprocessen har blivit en del av Tiera Ärendehantering-systemet kommer den också att vara tillgänglig för Tieras andra ägarkunder i framtiden. Systemet tjänar både planeringen och andra kommunala behov. Själva projektet utgör också en verksamhetsmodell för kommunsamarbete och utvecklar även Tiera Datahantering, som är systemet som används.
”Det gemensamma utvecklingsarbetet har gett oss en bra verksamhetsmodell för framtida gemensamma kommunala projekt. Nu när vi har övat på samarbete och lärt känna varandra, har tröskeln för att inleda nya gemensamma utvecklingsprojekt sjunkit avsevärt. Det är också lättare att ta upp även små frågor när man nu är bekant med människor i andra kommuner”, säger Laurila.
”Det hade inte varit möjligt att genomföra ett sådant projekt på egen hand. Tiera är kommunernas ryggrad i dessa gemensamma utvecklingsprojekt. Tiera för oss samman, stöder och uppmuntrar oss”, säger Koskela.
Planeringsprocessen som en del av ärendehanteringssystemet frigör tid
Alla deltagare i projektet har varit nöjda med både processen och resultaten. Alla väntar på att se resultaten, som förväntas minska mängden manuellt arbete i framtida planeringsprocesser.
”Vi kan använda resurserna som frigörs på annat håll och dra nytta av delaktigheten i projektet och planeringsprocessen. I takt med att tillgången till information ökar, sparar man också tid i själva planeringsarbetet”, säger Koskela.
Även när det gäller datasäkerhet, uppfattas hanteringen av processen i ett system som en fördel.
”Det är mycket enklare att ta hand om datasäkerheten i ett enda system än att garantera säkerheten i ett flertal separat uppdaterade system. Även i det avseendet har projektet varit välkommet”, sammanfattar Koskela.
HAKA-projektet drivs av Björneborg, och Tieras ägarkommuner Aura, Enontekis, Hollola, Träskända, Kajana, Kangasniemi, Muonio, Padasjoki, Puumala och Vesilax deltar i projektets planering, definition, testning och genomförande.
Vesa Heinälä