Lappo stad införde Tiera Vesseli med tanken att få alla resurser som krävs för småbarnspedagogik enkelt och säkert i samma system.
Inom en snar framtid kommer lapparna från daghemmet inte längre glömmas i barnens ryggsäckar, eftersom alla meddelanden och förfrågningar börjar gå elektroniskt mellan hemmet och dagiset. Det nya resursplaneringssystemet Tiera Vesseli togs i bruk inom småbarnspedagogiken i Lappo i slutet av 2021. Det molnbaserade systemet integreras smidigt med andra kommunala tjänster.
”Övergången till Tiera Vesseli var ett klart utvecklingssteg för oss. Vi hade länge hoppats på ett resursplaneringssystem där all nödvändig information skulle finnas tillgänglig och kunde delas elektroniskt. Vesseli är svaret på våra önskemål”, säger Katja Korkiamäki, chef för småbarnspedagogik i Lappo.
Lappo, med en befolkning på drygt 14 000 personer, är en kommun med stor dragningskraft i närheten av två större städer i Södra Österbotten. Under de senaste åren har många barnfamiljer flyttat dit, tomter har köpts och bygge av nya skolor och ett nytt daghem pågår.
”Enligt forskningen ligger befolkningsnöjdheten i Lappo på högsta nivå. Vi har många olika alternativ för boende, högklassig småbarnspedagogik och grundläggande utbildning och en fungerande hälsovård. Vi satsar också på att utveckla våra tjänster”, säger Korkiamäki.
I Lappo är totalt 770 barn inom kretsen för småbarnspedagogik, av vilka 550 är på kommunala sidan och 200 hos privata tjänsteproducenter med tjänstekuponger. Utöver ordinarie daghem har kommunen flera gruppfamiljedaghem och 23 familjedagvårdare.
”Tidigare kunde vi inte planera våra skift eller barnens plan för småbarnspedagogik elektroniskt, och vi stod inför en uppgradering av resursplaneringssystemet. Som Tieras ägarkunder var vi mycket glada över att Tiera Vesseli just hade konkurrensutsatts och visade sig vara väl lämpad för våra behov. Så behövde vi inte sätta tid och resurser på konkurrensutsättning själva”, säger Korkiamäki.
Bli kvitt pappersformulär och bilagor med Vesseli
”Idag kan alla processer, skift och all kommunikation inom småbarnspedagogiken skötas elektroniskt. Med Vesseli sparar vi tid genom att inte längre behöva överföra information som skrivits ner på papper till datorn. All information matas direkt in i systemet, oavsett om det görs av fostraren eller vårdnadshavaren”, säger Korkiamäki.
Tiera Vesseli underlättar vardagen för de småbarnspedagogiska enheterna i Lappo. Chefer och anställda ser nu alltid all aktuell information om skift och antalet närvarande fostrare och barn. Den grundläggande information som krävs i småbarnspedagogiken kan tas i bruk genom integrationer, och alla ärenden som måste rapporteras kan samlas in för enkel vidarebefordran.
”Det underlättar vardagen när all småbarnspedagogisk information inklusive fakturering finns i ett och samma informationssäkra system”, tillägger Korkiamäki.
De smidiga kommunikationsmöjligheterna i Vesseli är också tilltalande för småbarnspedagogikens administration.
”I Vesseli kan jag kommunicera direkt med vårdnadshavarna, och det finns inget behov av separata förmedlare och förfrågningar om information. Vårdnadshavarna får också bra information genom Vesseli och kan till exempel skicka meddelanden och svara på förfrågningar var och när det passar dem. Dessutom har Vesseli elektroniska tillväxtmappar, där vi kan lagra bilder, nyheter och tillväxt- och utvecklingsrelaterade frågor om barnet som vårdnadshavarna kan se”, säger Korkiamäki.
Vesseli minskar inte antalet möten med föräldrarna. När saker och ting kan berättas i appen, kommer mötena i framtiden inte gå åt till att fylla i lappar, utan man kommer att ha mer tid att fokusera på det väsentliga.
Personalen har också tyckt att planeringen av arbetsskift har blivit tydligare och enklare. Tiera Vesseli har ökat jämställdheten, när alla nu har samma digitala skiftplaneringsverktyg och det inte längre finns något behov av att ha sina skift på papper.
Ibruktagandet av resursplaneringssystemet gick bra
Lappo tog Tiera Vesseli i bruk i november 2021, enligt ett snävt schema på tre månader.
”Vi hade redan lärt känna Vesseli väl tack vare Tieras presentationer på våren och förberett oss genom att tänka om våra processer”, säger Katja Korkiamäki.
Projektgruppen i Lappo fick utbildning i att ta systemet i bruk, och Tiera tog hand om och hjälpte till med den tekniska överföringen av data och relaterade aktiviteter.
”Även om vi hade brist på IT-experter i Lappo under övergångsfasen, lyckades övergången fint tack vare hjälp av Tiera, de skickliga administratörerna och den motiverade personalen”, säger Korkiamäki.
Även projektledningen hyllas av Korkiamäki:
”Vi hade med jämna mellanrum projektmöten med projektgruppen, ledda av Tiera, för att se om allt var i ordning och vad vi skulle göra näst.”
Lappo är en av de första kommunerna som börjat använda Tiera Vesseli och deltar samtidigt i utvecklingen av Vesseli. Funktionerna utvecklas tillsammans för att passa alla former av småbarnspedagogik.
”Tiera Vesseli underlättar vardagen för fostrare, chefer och vårdnadshavare inom småbarnspedagogiken. Med Vesseli har vi gått över till ett modernt, helt elektroniskt sätt att hantera ärenden”, säger Korkiamäki.