Tammerfors och dess åtta förorter har skapat en IKT-samarbetsmodell där de stora inte äter de små och alla gynnas. I början av 2018 undertecknade de nio kommunerna ett avtal om organisation av informationshanteringstjänster med Tiera Verkkokauppa.
Tammerfors informationshanteringschef Elias Kärki och Ylöjärvis informationshanteringschef Sanna Silventoinen öppnar sina bärbara datorer i konferensrummet i Tammerfors kontorsbyggnad och börjar arbeta direkt. Duon är bekant med IKT-receptet från Tammerfors och förorterna och har utvecklat dess ingredienser i åratal. Utöver Tammerfors och Ylöjärvi deltar Nokia, Lempäälä, Birkala, Orivesi, Kangasala, Tavastkyro och Vesilahti i samarbetet.
– Detta samarbete gynnar helt klart alla. Beslut fattas inte utifrån de största kommunernas perspektiv, utan självständiga kommuner av olika storlek fattar beslut för det allmänna bästa, säger Elias Kärki.
Erfarenhet har samlats under 10 år
Det nuvarande avtalet grundar sig på tio års samarbete i stadsområdet i Tammerfors. Så i år är ett jubileumsår – och inte utan anledning. Under denna tid har kommunerna lärt sig att genomföra de största tjänsterna och upphandlingarna gemensamt. Den största kommunen är Tammerfors med mer än 230 000 invånare och den minsta är Vesilahti med mindre än 5 000 invånare. Sammanlagt bor nästan 400 000 människor i området.
Den strategiska ledningen av de nio kommunerna drivs på ett Tammerforslett sätt, men i övrigt bedrivs samarbetet på ett demokratiskt sätt. Den regionala ledningsgruppen består av en ledamot från varje kommun som har tillräckliga incitament för att fatta beslut. Genomförandet sker på lokal nivå.
– Samarbete mellan kommuner av olika storlek kräver gott diskussionssamarbete både på strategisk nivå och under förberedelsefasen. Allt är inte för alla – och det är något som förstås. Kommunerna kan delta i olika projekt vid olika tidpunkter, säger Silventoinen.
Nätbutik och konkurrensutsättning intresserade
Enligt Elias Kärki behövde Tammerfors med förorter ett nytt perspektiv på utvecklingen av IKT-förvärv, vilket är anledningen till att de nio gick med i Tiera Verkkokauppa. I november 2017 slöts ett avtal om mobila enheter och i början av 2018 om terminalenheter.
– Jag var redan intresserad av e-handelsbranschen i sig. Dessutom ville vi ha en partner nära den offentliga sektorn. Tiera är ett kommunalt ägt företag som uppfyller de krav som ställs och även konkurrensutsätter för oss. Genom nätbutiken kan även stora mängder köpas och försörjningstryggheten för utrustningen är i ordning, listar Kärki fördelarna med Tiera.
Dessutom gör Tiera Verkkokauppa det möjligt för kommuner att strömlinjeforma administrativa rutiner: när mellanliggande skeden utelämnas sparas tid och arbetstagarna kan fokusera på andra saker.
– Det brukade finnas tre kontraktsleverantörer och minikonkurrensutsättningar en gång om året. Nu ville vi gå mot att hantera hela livscykeln för enheten, säger Kärki.
Kostnadsbesparingar och bättre tjänster
I framtiden ska de nio kommunerna automatisera inköp av utrustning från Tiera Verkkokauppa. Också beställningar och fakturering ska integreras i kommunernas interna system. Syftet med IT-samarbetet mellan kommunerna är att uppnå inte bara kostnadsbesparingar utan också allt bättre tjänster för invånarna över kommungränserna.
– Vi gör det möjligt att hälso- och sjukvård, utbildning och sociala tjänster sköts på ett bra sätt och att medborgarnas uppgifter lagras på ett säkert sätt. Det sker hundratals attacker på nätverket varje dag. Vi har en regional informationssäkerhetsgrupp och gemensamma riktlinjer, säger Kärki.
IKT måste fungera varje steg på vägen. Enbart staden Tammerfors förfogar över mellan 24 000 och 25 000 IKT-enheter, av vilka några tusen alltid är i omlopp och en fjärdedel behöver förnyas varje år.
– Om leveransprocessen skulle misslyckas skulle det vara kritiskt, till exempel inom sjukvården.
Enheternas livscykeltänkande inspirerar
I Tiera-samarbetet förbereder Tammerfors och kommunerna enhetskonfigurationerna tillsammans. De har kommit överens om att en telefon kan väljas från några modeller – när det gäller datorer är kavalkaden något smalare. Kommunerna kan själva bestämma hur stor mängd ny utrustning som ska köpas in.
Sanna Silventoinen, Ylöjärvis informationshanteringschef, anser att det är värt att överväga den möjlighet som erbjuds av Tiera Verkkokauppa att hantera enheternas hela livscykel: finansiering, beställning, leasing, registrering, installation, transport på plats och underhåll.
– Genom att lägga ut en standardiserad enhetsmiljö på entreprenad kan vi hålla kostnaderna under kontroll. Det kompakta utbudet av enheter återspeglas också på underhållssidan. Det blir inte så många utlöpare.
Silventoinen berättar att kommunerna, innan de anslöt sig till Tiera, funderade mycket på vilket mervärde kommunernas egna konkurrensutsättning skulle ge.
– Vi fann att egen konkurrensutsättning inte skulle vara till någon nytta i förhållande till den tid som spenderats på den. Nu är spektret av enheter också betydligt bredare än vad vi skulle ha fått genom vår egen konkurrensutsättning.
Silventoinen anser att det var ett säkert val att gå med i Tiera Verkkokauppa.
– Branschens ledande varumärken och tjänster finns tillgängliga. Nu finns det ingen risk att vi faller av vägen för utveckling.
”Att spara tid är det bästa av allt”
Informationshanteringscheferna Sanna Silventoinen och Elias Kärki delar med sig av sina erfarenheter från Tiera Verkkokauppa första månader.
– Arbetstagarna har varit glada att kunna beställa sina telefoner direkt från Tiera Verkkokauppa. Och det går bra med IKT när det inte finns någon feedback, säger IT-duon.
Account Executive Pertti Laitinen, som ansvarar för Tiera-samarbetet och -affärsverksamheten på Atea har flera gånger suttit med IT-upphandlingscheferna Sanna Silventoinen och Elias Kärki i gemensamma möten för att diskutera kommunernas IKT-behov.
– Jag är glad att kommunerna har fått sitt samarbete att fungera. För det är inte en helt självklar sak, eftersom det finns så många som nio kommuner, säger Laitinen.
Förra året var Esbo stad den största kunden av Tiera Verkkokauppa. I år bärs kronan av just Tammerfors och förorterna.
– Vårt mervärde i Tiera Verkkokauppa är att vi kan samarbeta med också så här stora aktörer, säger Laitinen.
Kunderna drar också nytta av Ateas konkurrensutsättningar som berör utrustningsval och standardiseringar.
– Varje kommun – stor som liten – får också en prisfördel tack vare det stora antalet beställningar. Jag anser att det är det bästa av allt att spara tid i upphandlingsprocessen.