I Kajanalands samkommun för social- och hälsovård har införandet av systemet för servicesedlar och köpt service PSOP ökat smidigheten i organisationen av köpta tjänster. Användningen av det beprövade PSOP-systemet kommer att utökas i framtiden.
Omkring 71 000 invånare bor inom Kajanalands samkommun för social- och hälsovård, vars tjänster i allt högre grad är tillgängliga digitalt. Parasta palvelua-systemet för servicesedlar och köpt service PSOP hör till de implementeringar som har drivits framåt med beslutsamhet i Kajanalands samkommun för social- och hälsovård sedan 2018. Syftet med digitaliseringen är bland annat att effektivisera tjänsterna och förbättra tillgängligheten.
Införandet av PSOP började med tjänster för äldre och funktionshindrade, eftersom de använde köpta tjänster mest och hade störst behov av dem. Specialplanerare Kristiina Taskinen från utvecklings- och planeringsenheten inom Kajanalands samkommun för social- och hälsovård jobbade då projektledare för implementeringen. Enligt henne var behovet av hantering av digitala inköpstjänster stort, eftersom nästan alla steg tidigare gjordes manuellt. Det tog tid, och informationen var inte lätt att använda.
Valet av Tiera PSOP var enkelt, eftersom Kajanalands samkommun för social- och hälsovård är ägarkund i Tiera.
“Samarbetet har visat sig vara bra och effektivt. Dessutom var lösningen redan konkurrensutsatt och övertygade genom sin funktionalitet och sina referenser. Tiera skötte den första implementeringen av PSOP tillsammans med de kommande användarna och det gick mycket smidigt trots det snäva schemat och den utmanande sommartiden”, säger Kristiina Taskinen.
PSOP förbättrar servicen och sparar tid
“Innan PSOP infördes hade vi en enorm mängd manuellt arbete. För varje tjänst gjordes servicesedlar i Word eller Excel för kommuninvånaren och pappersfakturor mottogs från tjänsteleverantörerna. Det finns tusentals sådana transaktioner per månad, eftersom det redan inom service för seniorer finns cirka 700 servicesedelskunder. Pappersfakturorna minskar i takt med att vi överför nya inköpstjänster till PSOP”, säger Aija-Sisko Hakkarainen, servicesekreterare för seniortjänster inom Kajanalands samkommun för social- och hälsovård.
Hakkarainen berättar att införandet av PSOP har frigjort hennes tid för andra viktiga uppgifter och underlättat servicearbetet. Nöjdheten bland tjänsteleverantörer och kunder har också ökat.
“Tjänsteleverantörerna hade redan tidigare önskat sig ett digitalt system för servicesedlar och köpt service. Nu får de bättre synlighet för sina tjänster bättre och faktureringen blir enklare, säger Hakkarainen.
Seniorer och deras anhöriga som sköter ärenden på seniorernas vägnar är också glada över att de kan se sina egna data själva i systemet och att det är lättare än tidigare att få information.
“I tjänsten kan de se till exempel hur mycket servicesaldo mormor och morfar har kvar. Portalen kan också användas för att jämföra tjänsteleverantörer och granska mottagna beslut. Tidigare skulle jag ha blivit uppringd om dessa och det skulle ha varit mödosamt och tidskrävande att samla in information från olika platser. Uppgifterna skulle nödvändigtvis inte ens ha varit aktuella”, säger Hakkarainen.
PSOP har möjliggjort en bättre rådgivnings- och vägledningstjänst. Man behöver inte längre använda kom ihåg-lappar när den nödvändiga informationen hittas snabbt och på ett ställe.
“PSOP är mycket lätt att använda för utfärdaren av servicesedeln. Efter att ha övat en gång är tjänsteleverantören enligt min erfarenhet en kompetent användare, avslutar Hakkarainen.
Utbildningarna stödde en smidig implementering av PSOP
Kajanalands samkommun för social- och hälsovård överför hanteringen av inköpstjänster en efter en till PSOP. Hösten 2021 hamnade även den köpta servicen och servicesedlarna för munhälsovården där. Därefter flyttas måltidstjänsterna med hemleverans till systemet. I år kommer även bland annat ramavtal om tjänster för seniorer att ingå.
Överföringen av köpta tjänster för munhälsovård till PSOP inleddes på initiativ av enhetens ansvariga personer.
“Implementeringen gick väldigt bra och Tieras utbildning gick smidigt”, sägerMari Niskanen, som fungerade som IKT-planerare för PSOP-implementeringen. Aktiviteten hos ansvarspersonerna inom munhälsovårdsenheten var en viktig faktor för den smidiga förändringen. Enheten visste exakt vilka tjänster som skulle beviljas med servicesedlar och vilka krav som skulle ställas på tjänsteleverantörerna. IT-administrationens roll var att hjälpa till att färdigställa bakgrunden för tjänsterna som ska användas, och Tieras utbildningar gav också stöd.
I användarutbildningen deltog en stor mängd anställda från Kajanalands samkommun för social- och hälsovård, allt från IT-tjänstemän till tjänstens administratörer. “Vi fick utbildning och praktiska övningar från Tiera på distans. Administratörerna på munhälsovårdsenheten är nu väl förberedda att vägleda också tjänsteleverantörer”, säger Niskanen.
“PSOP har underlättat skapandet av servicesedlar för munhälsovården, vilket sker smidigt i tjänsten”, säger Anni Temonen, ledande tandläkare vid Kajanalands samkommun för social- och hälsovård.
Inom munhälsovården används det gamla systemet fortfarande ett tag. Där hanteras pappersservicesedlar som redan har utfärdats, men i år kommer processen att digitaliseras. En del av övergången sker mycket lätt: Till exempel startar måltidstjänsten i servicesedelssystemet direkt i PSOP och är därför lätt att implementera.
PSOP underlättar rapportering
“Enklare rapportering och tillgång till statistik var ett av de viktiga målen i introduktionen av PSOP. När man övergår till välfärdsområden betonas beslutsfattarnas behov av att få rapporter av hög kvalitet och jämförande information om sina egna och köptjänsteleverantörernas tjänster”, säger Kristiina Taskinen.
“Det är en enorm förbättring att man nu i ett enda system kan hantera hela den service som tillhandahålls kunden: i systemet ingår både kunden som beställer och kunden som säljer tjänsten, service- och användarinformation, fakturering, statistik och rapporter. Tidigare behövdes många system för att göra detta.”
Mari Niskanen tror att PSOP-systemet enkelt kan byggas ut för att möta olika inköpsbehov.
”PSOP är enkelt för tjänsteleverantörer att bygga och lätt att använda och underhålla. Systemet kan också byggas ut på egen hand. Tjänsteleverantören kan till exempel skapa och införa servicesedlar som är inriktade på olika behov. Tiera ger utbildning och råd för implementering”, tillägger Niskanen.
Mari Niskanen och Aija-Sisko Hakkarainen är båda medlemmar i Tieras PSOP-utvecklingsteam, som även omfattar Tieras övriga PSOP-användare runt om i Finland. “I gruppen kan man påverka utvecklingen och hålla jämna steg med situationen: vad har utvecklats, när sker det serviceavbrott och vilket är nästa utvecklingsområde”, säger Niskanen.