Samarbetet ger kommunerna de resurser de behöver för att utveckla digitala tjänster, som alla kommuner har för lite av.
– Utvecklingen av digitala tjänster kräver stora resurser, vilket ingen finländsk kommun har. Därför behövs ett omfattande samarbete för att göra utvecklingen av informationshanteringen synlig i kommuninvånarnas vardag”, säger Jouko Manninen, stadsdirektör i Kuusamo.
I norra Finland har städer och kommuner löst utmaningen genom att bilda ett samarbetsnätverk kallat ePS3. Kuusamo och Taivalkoski har varit bland de mest aktiva medlemmarna i nätverket i utvecklingen av informationshantering. Totalt omfattar nätverket 15 kommuner och samkommuner, varav de flesta också samarbetar för att modernisera den informationsteknik som krävs enligt social- och hälsovårdsreformen.
Enligt Manninen har kommunerna mycket att göra, eftersom de ligger långt efter den privata sektorn och även långt efter många myndigheter när det gäller att utveckla digitala tjänster. Den långsamma takten kan delvis förklaras av de begränsade resurserna.
– En bank kan ha 300 personer som utvecklar en mobiltelefontjänst. Ingen kommun har ett sådant kompetenscentrum.
Många kommuner har fokuserat mer på att utveckla ICT-infrastrukturen än på att bygga nya tjänster.
– Maskinerna kan vara i gott skick, men om man inte gör utvecklingsarbete skapas inga tjänster, säger Manninen.
Utmaningarna för kommunerna växer
Kommunerna har ett slags tjänsteluckor i den meningen att invånarna förväntar sig intelligenta tjänster, men det ekonomiska trycket i kommunerna försvårar utvecklingsarbetet. Befolkningens åldrande påverkar ekonomin i många kommuner, medborgarna förväntar sig nya möjligheter att påverka ekonomin, och social- och hälsovårds- och landskapsreformen innebära en särskild utmaning för utvecklingen.
– Reformen kräver en hel del IT-experter, vilkas tillgänglighet måste säkras. Samarbetet hjälper också i denna utmaning, säger Pekka Kantola, direktör för informationshantering i Kuusamo.
Det ePS3-samarbete som samordnas av Tiera möjliggör också utvecklingsarbete för mindre kommuner som Taivalkoski, som inte har någon egen IT-personal.
– Kommunerna har samma servicebehov oavsett storlek, så även små kommuner kan främja sina egna behov tillsammans med andra kommuner, säger Kaisu Lehtinen-Nevalainen, kommundirektör i Taivalkoski.
Samtidigt påminner Lehtinen-Nevalainen om att alla som deltar i ett samarbetsnätverket måste ha tillräcklig kompetens och resurser för att kunna delta i utvecklingsarbetet och bidra till det.
– Hos oss utförs utvecklingsarbetet av tjänstemän vid sidan av det egna arbetet. Fördelen är att utvecklarna känner väl till servicebehovet hos kommunens invånare.
Digital färdplan visar riktningen
Ett av de viktigaste verktygen i ePS3-nätverket i norra Finland är den digitala färdplanen, som gör det möjligt för kommunerna att göra en systematisk plan för att påskynda digitaliseringen.
– Det är ett viktigt verktyg som gör det möjligt för kommunerna att identifiera gemensamma utvecklingsmål, bedöma gemensamma kompetenser och planera utvecklingsprojekt, säger Kantola.
Samarbetet har redan gett upphov till flera konkreta tjänster. Taivalkoski har genom samarbetet till exempel fått tillgång till digitala blanketter, som gör det möjligt för kommunens invånare att ansöka om dagvårdsplats för sina barn. Alla kommuner behöver liknande tjänster, så det är effektivt att utveckla tjänsten en enda gång istället för 300 gånger separat för varje kommun.
Stora förväntningar knyts bland annat till digitala projekt som stöds av finansministeriet, till exempel utvecklingen av digitala tjänster och verksamheter i den byggda miljön.
– Detta skulle kunna omfatta planering av markanvändning, processen för delaktighet i planläggning och hörande. Här finns enorma möjligheter. Vi är mycket tacksamma för FM:s finansiering, som särskilt syftar till att utveckla tjänsterna, Manninen säger.
Tieras samordning underlättar deltagande
Det är till stor nytta för de deltagande kommunerna att snabbt kunna reagera på exempelvis de finansieringsansökningar som utlysts av finansministeriet med hjälp av samordnaren Tiera.
På samma sätt underlättar Tieras roll deltagandet i samarbetsnätverket. Tiera ses därför som en utmärkt partner för förnyelse av kommunernas verksamhet och digital omvandling på både kort och lång sikt.
– Om kommunerna samarbetade med varandra skulle det krävas avtal mellan kommunerna, vilket alltid skulle vara mer komplicerat. Den nuvarande modellen är mycket flexibel, säger Pekka Kantola.
Flexibiliteten understryks också av Taivalkoskis Kaisu Lehtinen-Nevalainen.
– Kommunerna fattar självständiga beslut om att delta i varje projekt. Nätverket förpliktigar inte till deltagande om det inte finns något behov av eller någon möjlighet att ansluta sig till det projekt som erbjuds.