Under andra halvåret 2016 genomförde Essote ett förändringsprojekt i Södra Savolax under ledning av Tiera, som kombinerade resursplaneringssystemen i S:t Michels tjänsteproduktionsenhet (Hirvensalmi, S:t Michels, Puumala), Juva, Kangasniemi, Mäntyharju och Pertunmaa. Orsaken till förändringen var den organisatoriska förändringen i samband med inrättandet av Essote och strävan efter en gemensam verksamhetsmodell. Den totala befolkningen i kommunerna i regionen är cirka 104 000.
Samkommunen för social- och hälsovårdstjänster i Södra Savolax
Samkommunen för social- och hälsovårdstjänster i Södra Savolax, Essote, sysselsätter cirka 3 000 personer. Det finns cirka 400–430 anställda inom hemtjänsten, som är en del av tjänsterna för äldre och funktionshindrade. Hemtjänstpersonalen använder som sitt huvudsakliga arbetsverktyg resursplaneringstjänsten Tiera Mobil hemtjänst, som är baserad på systemet HILKKA som tillhandahålls av Fastroi Oy. Essotes ordinarie hemtjänst omfattar cirka 1350 kunder och dessutom används de tillfälliga hemtjänsttjänsterna av cirka 700 kunder. Varje månad gör hemtjänsten cirka 75 000 kundbesök.
Integrering av kommunala hemtjänstsystem i ett enda system
Tiera Mobil hemtjänst infördes i regionen 2013, då varje kommun införde sitt eget, kommunspecifika resursplaneringssystem för hemtjänsten. Vid övergången till Essote-organisationen var målet att kombinera dessa kommunspecifika system till ett enda gemensamt resursplaneringssystem som omfattade hela Essote. En liknande förändring genomfördes samtidigt i patientjournalen Effica.
Förändringsprojektet för resursplaneringssystemet Tiera Mobil hemtjänst startade i juni 2016 och slutfördes i januari 2017. Eftersom förändringsprojektet var en del av en bredare förändring av Essote-områdets verksamhetsmodell och organisation hade hemtjänstens förändringsprojekt många avhängigheter till Essote-projektet och dess delprojekt. Detta innebar utmaningar för schemat för hemtjänstens förändringsprojekt och säkerställandet av distributionen av information.
Etappvis förändring har visat sig vara framgångsrik
I förändringsprojektet för hemtjänsten valdes en etappvis förändring som metoden att gå framåt, där de kommunspecifika Tiera Mobil hemtjänst-resursplaneringssystemen en och en kombinerades med Essote-lösningen under en och en halv månad i slutet av 2016. Denna verksamhetsmodell visade sig vara ett framgångsrikt val och redan i början av december 2016 hade kommunerna ett gemensamt resursplaneringssystem för hemtjänsten. På så sätt fanns det så lite ändringar som möjligt att göra i Tiera Mobil hemtjänst-resursplaneringstjänsten vid tidpunkten för flytten av patientjournalen Effica och arbetsskiftplaneringssystemet Titanio, som skedde vid årsskiftet, och man kunde minska projektets risker avsevärt.
I samarbete med hemtjänstens enheter utarbetades en beredskapsplan för flyttsituationen, vilket innebar att hemtjänsten fick verka i några dagar utan mobila enheter och arbetsplanering som gjorts i ett resursplaneringssystem. Denna övergång skedde smidigt tack vare god planering och effektiv informering och kommunikation.
Även om Essotes övergripande projekt var mycket stort och bestod av flera olika delprojekt var det möjligt att synkronisera scheman och uppgifter för de olika delprojekten så att hemtjänstprojektet också kunde avslutas i tid och inom den planerade omfattningen. Som helhet var projektet mycket framgångsrikt och resultatet är tillfredsställande. Ett nära och okomplicerat samarbete med huvudaktörerna var nyckeln till att uppnå slutresultatet.