Åbo tog första steget i sin mobila molnstrategi

Utvecklingssamtalen i Åbo stad lagras i fortsättningen i ett nytt resursplaneringssystem som fungerar som molntjänst. Det första steget i den mobila molnstrategin nådde målen inom den överenskomna tidsramen och budgeten.

Funktionerna för utvecklingssamtal är den första avslutade delen av det ERP-projekt som Åbo stad inledde på våren. Parterna har all orsak att vara nöjda, eftersom tjänsten genomfördes enligt överenskommen tidsplan, enligt budgeten, och uppnådde överenskomna resultat.

– Projektet fortskred smidigt i kompetenta händer och i god samarbetsanda. Våra externa projektpartner såg till att konceptet följdes alltigenom, säger Eija Kavanti, stadens personalutvecklingschef.

Åbo själv har också en stor del i framgången, eftersom staden hade gjort ett bra grundarbete, bland annat genom att definiera ägarna för olika processer innan projektet startade.

Ett annat viktigt beslut var att Åbo valde en ren version av SAP:s resursplaneringssystem.

– Programmet är inte alls skräddarsytt, utan alla de bästa funktioner har använts som sådana. Detta kommer att fortsätta att ge resultat under de kommande åren, eftersom den molnbaserade applikationen kommer att hålla längre än traditionella lösningar, säger Vesa Heinälä, direktör för lednings- och administrationstjänster på Tiera.

 

Mobilt i molnet

”Mobile first” och molnet är hörnstenarna i Åbo ICT-strategi. Den nya applikationen vilar på båda hörnstenarna. Applikationen  SAP SuccessFactors stödjer bland annat målsättning, prestationsbedömning och 360 graders feedbacksbedömning.

Liknande funktioner fanns också i stadens gamla system. Det som är nytt nu är molnlösningen och mobiliteten.

– Detta är särskilt viktigt under dessa tider av distansarbete, eftersom användaren har säker tillgång till systemet oavsett var hen arbetar, säger Vesa Heinälä.

Det vore olyckligt för organisationen och människorna om utvecklingssamtalen inte skulle äga rum under en tid då den interna interaktionen även i övrigt är mindre än normalt. Då kan fler och fler känna att de befinner sig i en otydlig situation då de inte vet vad de ska sikta på i sitt eget arbete.

När data lagras i molnet är den naturligtvis snabbt tillgänglig för alla berörda parter. Därför förfinas personaladministrationens övergripande bild automatiskt efter varje samtal.  Uppdateringarna av själva applikationen sker å sin sida utan hänsyn till användarorganisationen.

 

Intuitiva funktioner för användaren

Den nya applikationen är intuitiv på så sätt att systemet vägleder användaren. Därför går det snabbt att börja arbeta. Tiera och partnern Fujitsu använde samma intuitiva tillvägagångssätt då de vägledde Åbo under projektets planeringsfas.

– De sparrade oss om vad som är möjligt och rimligt för våra behov. Vi lyckades tillsammans – ett stort tack går till alla som deltagit i vårt kärngruppsarbete”, säger Eija Kavanti.

De viktigaste delarna av Åbo ERP-projekt kommer att slutföras nästa sommar. När de olika funktionerna blir färdiga i etapper framskrider även förändringen av arbetsmetoderna stegvis. Det är viktigt att förändringen sker gradvis, eftersom cirka 3 000 anställda ska ändra på sina rutiner på något sätt. En förändring av denna omfattning är oundvikligen krävande, eftersom personalen måste utveckla nya verksamhetsmodeller vid sidan av sitt arbete.

I invånarnas ögon märks den stora förändringen åtminstone i att hela förvaltningen kommer att bli öppnare. Till exempel kommer förtroendemännen att få bättre information om vad stadens pengar används till. På samma sätt kan invånarna se sina egna finansiella transaktioner med kommunen på ett ställe.

Åbo resursplaneringssystem i korthet:

  • Sköter de viktigaste processerna inom tjänstehantering och ekonomi
  • Cirka 3 000 användare
  • Molnbaserad SAP S/4HANA-lösning
  • Levereras av Kuntien Tiera och Fujitsu Finland
  • Huvudkomponenter i funktion enligt tidplan 6/2021