Riihimäkis stadsförvaltning har som mål att leda ärendehanteringsprocessen och få större synlighet i processen från registratorskansliet till arkivet. Stadsförvaltningen vill bättre kunna förutse arbetstoppar och fatta beslut om resursfördelning utifrån information. De övergripande målen är smidigare processer, bättre produktivitet, högre kvalitet och insyn i förvaltningen.
I slutet av 2020 genomförde Tieras konsultteamet ett projekt baserat på Lean-metoder där flaskhalsar och sätt att effektivisera processer identifierades i nära samarbete med de anställda i förvaltningen. Baserat på projektet skapades en färdplan, där utvecklingsämnena har prioriterats med hjälp av påverkansfaktorer.
Arbetet påbörjades utifrån ärendehanteringens referensarkitektur. I samband med processen från registratorskansli till arkiv hade cirka 15 tjänstemän valts ut från förvaltningen. Faserna i förfarandet analyserades från det att ärendet registrerades i kansliet, via beredning fram till beslutsfattande och sökande av ändring.
Med hjälp av konsulttjänsternas beprövade metoder skapades en färdplan för utvecklingen av stadens förvaltning
Tieras konsulter använde en uppsättning Lean-verktyg (såsom fel- och konsekvensanalys) för att analysera de underliggande problemens grundorsaker och effekter i olika faser av processen. Baserat på analysen klassificerades utvecklingsämnena i tre olika grupper: praktik, process och IT. Placeringen av utvecklingsämnen i färdplanen analyserades tillsammans med stadsförvaltningen utifrån problemets effekter och förändringens enkelhet.
Den resulterande färdplanen ger Riihimäki en tydlig bild av i vilken ordning det lönar sig att satsa på utvecklingsämnena.
– Tiera har på kort varsel gjort en omfattande analys av utvecklingen av Riihimäkis ärendehanteringsprocesser. Trots coronavirusläget kunde konsulterna på Tiera driva en serie virtuella verkstäder på ett smidigt sätt, och Tieras engagemang i arbetet var förstklassigt, säger Kari Ora, ekonomi- och förvaltningsdirektör på Riihimäki.
– Arbetet avslutades enligt tidsplan och de anställda i förvaltningen kände att man aktivt lyssnade på dem och öppet beaktade deras åsikter.
– Vi har producerat en analystjänst för processflöden som kan användas för att hantera processutvecklingsarbete baserat på Lean-filosofin. Med hjälp av produktgenereringen kan Tiera genomföra det traditionellt tunga projektet för analys av processeffektiviteten på ett effektivt sätt, säger Jukka Laiho, chef för projektledning och experttjänster på Tiera.
– Med hjälp av Tiera-projektet fick de anställda i förvaltningen en överblick över processerna från början till slut och en förståelse för hur viktigt deras arbetsinsatser är som en del av hela den process som börjar från kunden. Detta är av största vikt eftersom Riihimäki strävar efter en mer kundorienterad verksamhetsmodell”, säger Katja Törrönen, förvaltningschef för Riihimäki stad.
Riihimäki är projektledarkommun i projektet Öppen kommun, som fått Finansministeriets digitaliseringsunderstöd, tillsammans med Vasa, Tavastehus, Kristinestad och Pedersöre. Projektet Från registratorskansliet till arkivet ledde till flera utvecklingsämnen som också passar in i portföljen för genomförande av Avoin kunta-projektet.