”En bättre vardag tillsammans” blev ledstjärnan i strategin när Servica Oy, som producerar livsmedelstjänster, städning och underhåll av utrustning, fastighetsteknik samt fastighetsunderhåll och logistikstöd, förnyade sin strategi 2019. Ekonomin för bolagets huvudägare och kundgrupper ses ständigt över och trycket att producera mervärdestjänster för kommuninvånare på ett kostnadseffektivt sätt är stort. Den stabilitet och effektivitet som stödjer tjänsteverksamheten i den egna IKT-verksamhetsmiljön är en strategisk faktor vid beräkningen av kostnadseffektivitet.
– De Servica-anställda är nära involverade i sina kunders vardag, som inkluderar många nödvändiga saker som ofta tas för givna: mat, renlighet, funktionella och hälsosamma fastigheter samt logistik relaterad till olika material och förnödenheter, säger Teemu Pesonen, informationshanteringsdirektör på Servica.
Bolagets strategiarbete var inriktat på digitalisering, vilket syftar till kostnadseffektivitet i verksamheten. Den utredning som genomfördes i samband med strategiarbetet gav en analys av var organisationen befinner sig just nu när det gäller digital kapacitet, och i vilken riktning den vill gå. Samtidigt ville man se till att de egna verktygen och processerna var i gott skick. Detta innebar särskilt att säkerställa att de IT-tjänster och verktyg som används av företaget är aktuella och bidrar till att stödja genomförandet av strategin och förbättra företagets produktivitet.
– Vi ville också veta om de nuvarande IKT-tjänsteproducenterna tillhandahåller den service vi behöver i förhållande till våra förväntningar, vilka frågor som är vår egen IT-administrations ansvar och vilka som är IKT-partnerns ansvar i det stora hela, förklarar Pesonen.
Utredningen beställdes från Tieras experttjänster
Servica beställde utredningen av sin IKT-verksamhet som en experttjänst från Tiera.
– Tiera valdes eftersom Tiera är en aktör som liknar den nuvarande IKT-tjänsteproducenten, vilket innebär att Tiera har insikt i marknadssituationen och verksamheten inom sektorn i stort, säger Pesonen.
Utredningen beställdes av en tredje part för att erhålla ett externt perspektiv. Enligt Teemu Pesonen var detta inte det så kallade första steget i överföringen av tjänsteproduktionen från en leverantör till en annan.
Utredningsarbetet omfattade en bedömning av den nuvarande situationen, identifiering av viktiga utvecklingsbehov och alternativ, identifiering av risker och slutligen objektiva rekommendationer för inledande uppföljning. Som ett resultat av utredningen ville man identifiera utvecklingspunkterna, liksom saker som fungerar bra. Man ville också klargöra personalens tillfredsställelse med de befintliga tjänsterna.
Tieras expertarbete omfattade workshops för ledningen, överenskomna nyckelpersonsintervjuer, en onlineundersökning riktad till Servicas chefer och en dokumentationsbaserad introduktion till Servicas verksamhet och verksamhetsmiljö. Dessutom beaktades viktiga trender inom kommunsektorn och IKT-branschen, utan att förglömma andra förändringsfaktorer som påverkar IKT-verksamheten. I ett småskaligt förfarande för begäran om upplysningar kartlades möjligheten för ett antal olika leverantörer av grundläggande informationsteknik (med undantag av Tiera) att ta Servica som kund.
Mot utveckling av verksamheten och informationsledning
I slutrapporten sammanställdes en lägesbild till stöd för utvecklingen av verksamheten och beslutsfattandet, scenarier och riskbedömningar samt viktiga rekommendationer som gjorde det möjligt för Servica att ytterligare utveckla sin digitaliseringsberedskap och nivå på informationshantering.
– Den viktigaste delen i slutrapporten är listan med fem utvecklingspunkter, där vi har valt ut några utvecklingsområden och beslutat att främja dessa. Efter undersökningen startade till exempel projektet TIIJOT (Tieto toiminnan johtamisen ja kehittämisen tueksi: Information till stöd för ledning och utveckling av verksamheten) i Servica, där ytterligare projekt ska inledas, bland annat inom informationsledning och faktureringsprocesser. Efter Tieras utredning inleddes dessutom omedelbart ett förtydligande av gränssnitten mellan IKT-tjänsteleverantören och Servicas egen IT-administration. Det bästa resultatet från utredningsprojektet med Tiera var definitivt identifieringen av tydliga utvecklingsmål, sammanfattar Pesonen.
Tiera har utfört flera utredningsprojekt relaterade till verksamhetsmiljö, IKT- och digital beredskap eller IKT- och digitala miljöer samt processer för kommuner, kommunala organisationer och samkommuner av olika storlek. För de flesta utredningar lämpar sig den enkla och anpassningsbara arbetsmetod som tillämpas av Tiera, som börjar med en inventering av nuläget, går vidare till en analys av utvecklingsbehov och alternativ och slutligen ger konkreta rekommendationer för ytterligare åtgärder. Innehållets prioriteringar och begränsningar varierar dock från kund till kund, vilket innebär att Tieras omfattande erfarenhet av den kommunala verksamheten är till stor nytta.
Servica Oy
- ett inhouse-bolag som ägs av de kommunala aktörerna, med huvudkontor i Kuopio
- tillhandahåller livsmedelstjänster, städning och underhåll av utrustning, fastighetsteknik och fastighetsunderhåll samt logistiktjänster till sina ägare
- cirka 1 160 anställda, mer än 300 fastighets- och anläggningsunderhållsplatser inom ramen för tjänsterna
- verksamheten bolagiserade den 1 januari 2019
- bland ägarna finns Kuopio stad, Norra Savolax sjukvårdsdistrikt, Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikt, Siun Sote, Essote, Sosteri, Inre Savolax samkommun för hälsovård, yrkeshögskolan Savonia, Pieksämäki stad, Varkaus stad, Suonenjoki stad, Siilinjärvi kommun och Leppävirta kommun.
- köper informationssystemtjänster och grundläggande IT-tjänster främst från partners: den egna IT-administrationen är en expertenhet av Lean-typ som stödjer bolagets kärnverksamhet väl.