Under de senaste fyra åren har en omfattande förnyelse av IT-administrationen genomförts i Nystad, där största delen av IT-administrationens infrastruktur förnyades. Samtidigt funderade man över på vilket sätt man med förnyelsen skulle kunna underlätta vardagen för arbetstagare och invånare. För att säkerställa en lyckad förnyelse sökte staden expertråd av Tiera för utarbetandet av en Digital Färdplan och skapandet av en strategi för IT-administrationen.
Arbetet med den Digitala färdplanen inleddes med en enkät för chefer, huvudadministratörer och annan nyckelpersonal. Man samlade även in information om den nuvarande situationen som grund för förnyelsen. Utgående från basinformationen anordnades servicespecifika workshoppar, där preliminära digitala färdplaner och möjliga alternativ prioriterades och vidareutvecklades.
”Många personer har varit tacksamma för workshopparna och det sätt på vilket de genomfördes. Hela processen har överlag fått mycket beröm. Det här sättet att göra saker och ting är förvånansvärt smidigt”, kommenterade Pauli Lehtonen, Nystads IKT-chef.
Den arbetsmetod som använts i arbetet med den Digitala färdplanen har också använts på Nystads egna utvecklingsdagar och har konstaterats vara mycket bra. Till exempel vattenverkets digitala strategi utvecklades med hjälp av den arbetsmetod man lärde sig i projektet med den digitala färdplanen.
Ett av huvudmålen med den Digitala färdplanen var, att se till att man inom IT-administrationen i god tid skulle känna till vilka uppgifter är på väg, så att arbetsinsatserna skulle kunna planeras på rätt sätt. När IT-administrationen vet vilka förändringar man avser att göra i staden och deltar ända från det att upphandlingarna inleds kan man bättre förutse och underlätta vardagen för både sig själv och slutanvändarna när det gäller att använda stadens utrustning och system.
Slutresultatet är en tydlig bild av nuläget och framtiden
Man önskade att den Digitala färdplanen skulle vara ett mycket visuellt verktyg som ger alla, från ledningen till varje enskild anställd, en tydlig bild av vad, var och när något görs i kommunen. Ett annat viktigt mål var, att göra det möjligt för IT-administrationen att utöver konkreta uppgifter som rör datorernas livscykel, även planera för framtiden och en förnyelse av verksamheten samt genomföra utvecklingsprojekt. Det långsiktiga målet för IT-administrationen är att i samarbete med andra enheter få processerna att fungera smidigt och att planera datasystemen så, att de stödjer dessa processer.
”Om man går några år tillbaka i tiden, gjorde vår enhet inget annat än att tog hand om datorernas livscykel. Det skedde överhuvudtaget inget utvecklingsarbete på systemnivå. Systemen fungerade så bra som de olika enheterna hade lyckats i vid anskaffningen av dessa. Nu kan vi också utveckla vår verksamhet enligt våra mål”, säger Lehtonen.
Lehtonen betonar att arbetet med den digitala färdplanen också ledde till att staden lärde sig ett nytt arbetssätt, vilket har visat sig vara mycket användbart. Under processen fick hans enhet också god respons från servicecentren. Det interna samarbetet stärktes genom att IT-administrationen fick kännedom om vad servicecentren gör och servicecentren fick en bättre förståelse för IT-administrationens uppgifter. Överlag lärde sig organisationen mycket nytt om sig själv och IT-administrationen upptäckte till exempel att staden använder flera system som de aldrig hade hört talas om. Sådan information spelar en viktig roll när man avser att utveckla verksamheten.
Enligt Lehtonen var det en bra tidpunkt för att utarbeta den Digitala färdplanen och en ny strategi för IT-administrationen, när social- och hälsovården överförs till välfärdsområdena och kommunerna måste omorganisera mycket som hör samman med IT-administrationen, de digitala systemen och datasystemen.
En grundläggande förutsättning för en lyckad Digital färdplan är att få stadens ledning med i projektet. När ledningen förstår hur viktigt projektet är och har åtagit sig att genomföra projektet lyckas förnyelserna ofta mycket bättre. Till exempel i Nystad deltog också stadsdirektören i minst en workshop.
Det är också viktigt att i förväg överväga vem som ska delta i vilka utvecklingsworkshoppar. Enligt Lehtonen har framför allt funktionernas chefer och nyckelpersoner, såsom systemens huvudadministratörer, ofta mycket värdefull kunskap om hur funktionerna kan förbättras. De personer som dagligen arbetar med ett visst system kan ofta ge de bästa förslagen till hur funktionen skulle kunna förbättras i framtiden.