Uudessakaupungissa on tehty viimeisen neljän vuoden aikana suuri tietohallintouudistus, jossa valtaosa tietohallintoinfrasta laitettiin uusiksi. Samalla mietittiin, miten uudistuksella voitaisiin helpottaa työntekijöiden ja asukkaiden arkea. Onnistuneen uudistuksen varmistamiseksi kaupungista pyydettiin asiantuntija-apua Tieralta Digitiekartan rakentamiseen ja tietohallintostrategian luomiseen.
Digitiekarttatyö alkoi esihenkilöille, pääkäyttäjille ja muille avainhenkilöille tehdyllä kyselyllä, jolla selvitettiin uudistuksen pohjaksi tietoa tämänhetkisestä tilanteesta. Pohjatiedon perusteella järjestettiin palvelukohtaisia työpajoja, joissa luotuja alustavia digitiekarttoja ja mahdollisia vaihtoehtoja priorisoitiin ja kehitettiin edelleen.
”Työpajat ja se tapa, millä niissä toimittiin, on saanut paljon kiitosta monilta henkilöiltä. Ylipäänsä koko prosessista on tullut paljon kiitosta. Tämä tapa tehdä on yllättävän näppärä”, kommentoi Uudenkaupungin ICT-päällikkö Pauli Lehtonen.
Digitiekarttatyössä omaksuttu työskentelytapa on otettu käyttöön myös Uudenkaupungin omissa kehittämispäivissä ja havaittu erittäin hyväksi. Esimerkiksi vesilaitoksen digistrategian kehittäminen toteutettiin digitiekarttaprojektissa opitulla työskentelytavalla.
Yksi Digitiekartan suuria tavoitteita oli, että tietohallinnossa tiedettäisiin hyvissä ajoin, millaisia tehtäviä on tulossa, jotta työpanosta osattaisiin suunnitella oikein. Kun tietohallinto tietää, millaisia muutoksia kaupungissa ollaan tekemässä ja on mukana heti aluksi hankinnoista lähtien, he voivat paremmin ennakoida ja helpottaa niin omaa kuin kaupungin laitteiden ja järjestelmien peruskäyttäjän arkea.
Lopputuloksena selkeä kuva nykyhetkestä ja tulevaisuudesta
Digitiekartasta haluttiin hyvin visuaalinen työkalu, joka tarjoaa kaikille johdosta yksittäiseen työntekijään selkeän kuva siitä, mitä, missä ja milloin kunnassa tehdään. Toinen suuri tavoite oli, että tietohallinto pääsee konkreettisista tietokoneiden elinkaareen liittyvien tehtävien lisäksi suunnittelemaan tulevaisuutta ja toiminnan uudistamista sekä toteuttamaan kehittämisprojekteja. Tietohallinnon pidemmän aikavälin tavoitteena on saada prosessit toimimaan sujuvasti yhteistyössä muiden yksiköiden kanssa ja suunnitella tietojärjestelmät niin, että ne tukevat näitä prosesseja.
”Jos mennään muutaman vuosi taaksepäin, meidän yksikkömme ei tehnyt mitään muuta kuin huolehti tietokoneiden elinkaaresta. Järjestelmätason kehittämistyötä ei tehty lainkaan. Järjestelmät toimivat niin hyvin kuin eri yksiköt onnistuivat niiden hankinnassa. Nyt pääsemme myös kehittämään toimintaa tavoitteidemme mukaan”, Lehtonen kuvaa.
Lehtonen korostaa, että digitiekarttatyön tuloksena kaupungissa opittiin myös uusi työskentelytapa, joka on todettu erittäin käyttökelpoiseksi. Prosessin aikana hänen yksikkönsä sai myös hyvää palautetta palvelukeskuksilta. Sisäinen yhteistyö vahvistui, kun tietohallinto kuuli palvelukeskuksilta, mitä he tekevät ja palvelukeskukset saivat paremman ymmärryksen tietohallinnon tehtävistä. Ylipäänsä organisaatio oppi itsestään paljon uutta ja tietohallinnolle paljastui esimerkiksi, että kaupungissa on käytössä useita järjestelmiä, joista he eivät olleet koskaan kuulleetkaan. Tällainen tieto on olennaisen tärkeässä roolissa, kun toimintaa lähdetään kehittämään.
Nyt oli Lehtosen mukaan hyvä hetki tehdä Digitiekartta ja uusi tietohallintostrategia, kun sotepuoli siirtyy hyvinvointialueelle ja kuntien on järjesteltävä muutoksen myötä uudelleen monia tietohallintoon, digitaalisiin järjestelmiin ja tietojärjestelmiin liittyviä asioita.
Onnistuneen Digitiekartan perusedellytyksenä on se, että kaupungin johto saadaan mukaan projektiin. Kun johto ymmärtää projektin tärkeyden ja on sitoutunut sen toteuttamiseen, uudistukset onnistuvat usein paremmin. Esimerkiksi Uudessakaupungissa myös kaupunginjohtaja oli mukana ainakin yhdessä työpajassa.
On olennaista myös miettiä etukäteen, keiden on syytä olla mukana missäkin kehitystyöpajoissa. Lehtosen mukaan varsinkin toimintojen esihenkilöillä ja avainhenkilöillä, kuten järjestelmien pääkäyttäjillä, on usein paljon arvokasta tietoa siitä, miten toimintoja voidaan kehittää. Niiltä ihmisiltä, jotka ovat päivittäin tekemisissä tietyn järjestelmän kanssa, saa usein parhaat ideat siihen, miten toimintaa voidaan kehittää tulevaisuudessa.