Siilinjärvi har lagt ut sin IKT-miljö på Tiera och nu har kommunen aktivt börjat utveckla sina digitala tjänster. Tiera-samarbetet ger kommunen tydliga besparingar och möjligheter till snabb tjänsteutveckling.
I Siilinjärvis kommunala strategi definieras ansvar, öppenhet, invånarorientering och innovation som värdelöften. Kommunens digitala direktör Tiia Häsä berättar att dessa löften nu uppfylls, med betoning på innovation och framtagning av nya, bra digitala tjänster för invånarna.
– Konsumenterna har tagit till sig nya digitala tjänster i allt snabbare takt under de senaste åren, vilket har lett till en snabb ökning av efterfrågan. Vi främjar nu aktivt projekt som förbättrar invånarnas och företagarnas digitala tjänster och även lockar nya invånare. Dessa inkluderar e-tjänster för ärendehantering och informationskanaler samt tillgänglighet, säger Häsä.
Till följd av digitaliseringen kommer även interaktionen med kommuninvånarna att öka.
– De nya tjänsterna möjliggör bättre kundservice och vi kan lyssna på deras tankar och åsikter bättre via digitala kanaler, säger Häsä.
IKT-utläggningen gav utrymme för utveckling och minskade riskerna
I höstas lade Siilinjärvi kommun ut sina IKT-tjänster på Tiera. Tidigare var rollen hos den egna IT-administrationen att upprätthålla och utveckla arbetsmiljön i organisationen, och det fanns inga resurser att utveckla digitala tjänster. När IKT-tjänsterna lades ut kunde man inrikta de egna resurserna på utvecklingsarbete.
– Att köpa IKT som en tjänst är dagens melodi. Det ger också besparingar. När grundläggande funktioner och datacentertjänster förvärvas från tjänsteleverantören minskar kommunens fasta kostnader. Riskhanteringen förbättras också eftersom vi nu har ett brett kompetensspektrum på 200 i stället för tio experter, säger Häsä.
Häsä är mycket nöjd med hur Siilinjärvi snabbt har kunnat starta ett gemensamt utvecklingsarbete inom olika tjänsteområden, med tyngdpunkt på projekt som gynnar så många olika tjänster som möjligt i kommunen. Hon har själv fungerat som länk mellan olika aktörer och säger att entusiasmen har varit stor.
– Till exempel kommer elektroniska betalningstjänster att göra det möjligt att boka och betala för en båt- eller bilplats online i framtiden. Samma tjänst kan också användas för att betala för bokning av lokaler och tomter. Elektroniska underskrifter, elektronisk arkivering och att synliggöra användningskapaciteten för kommunens olika lokaler på nätet finns också med på listan.
Till exempel har coronaviruspandemin gjort att olika kommunala lokaler står tomma. I framtiden skulle sådana lokaler kunna delas och göras tillgängliga för bokning online om och när distansarbete blir mer etablerat.
Siilinjärvi profilerar sig som en kommun för utveckling av distansarbete och kommer också att locka nya invånare med sina goda digitala tjänster. Ju bättre saker fungerar på nätet, desto mer attraktiv är en kommun för dem som har ett arbete som inte är platsberoende.
– Vår vision är att vara en kommun som stödjer distansarbete och digitalisering, där det är bra att bo och samtidigt arbeta på annat håll. Vi har ett stort arbetsområde i vår omgivning som sträcker sig ända till Idensalmi och Kuopio. Med digitala tjänster och en fungerande infrastruktur är vi ett alltmer attraktivt alternativ.
Snabba resultat med inhouse-partner
– Partnerskapet med ett inhouse-företag har varit en utmärkt lösning. Man behöver inte göra allt eller uppfinna allt från början. Vi drar nytta av Tieras modeller för bästa praxis, färdigt konkurrensutsatta lösningar och många andra kommunala ägares erfarenheter, säger Häsä.
Tiia Häsä har redan hunnit utbyta idéer med representanter för flera kommuner och fått idéer om utvecklingen av Siilinjärvis digitala tjänster samt information om tjänsternas effektivitet. Hon gläder sig också över Tieras breda utbud av tjänster.
– Utan partnerskapet skulle vi inte kunna identifiera och införa nya tjänster så snabbt. Nu kan vi till och med agera proaktivt och plocka upp beprövade tjänster som inte ens har diskuterats än.
I Siilinjärvi har inhouse-operatören visat sig vara en överlägsen upphandlingskanal.
– Som Tieras ägarkund får vi direkt tillgång till flera färdigt konkurrensutsatta produkter än vi någonsin skulle hinna upphandla själva. Detta är en stor fördel, särskilt vid små upphandlingar. Vi sparar stora mängder arbete, kostnader och risker i samband med upphandlingsprocessen.
Tiia Häsä uppskattar särskilt den öppenhet och interaktion som är kopplad till Tieras ägarkundskap. Upplevelser kan utbytas och delas mellan kunder.
– Tjänster utvecklas också tillsammans och man lyssnar på alla parter. Ägarkundens intressen är alltid centrala och därför sker alla förhandlingar på samma sida om bordet.
Häsä hyllar också Tieras beslut att inrätta ett kontor för IKT-enheten i Siilinjärvi. När kommunens IT-arbetare flyttade till Tiera kunde de fortsätta att arbeta på en välkänd ort, och de behövde inte övergå helt till distansarbete.