Fram till för några år sedan var förvaltningen av personliga assistans för personer med funktionshinder ett riktigt papperskrig i Helsingfors stad.
– Jag har själv börjat som kontorssekreterare för staden. Jag kommer därför mycket väl ihåg hur mycket arbetstid det gick åt att behandla assistanstimmarna. Eftersom jag kommer från den privata sektorn kan jag inte låta bli att undra över den här typen av byråkrati, säger Henkka Asikainen, kontorschef.
Papperskriget pågick hela tiden
Tidigare har assistenterna manuellt loggat sin arbetstid och lagt till kundens signatur i listan. Dessa papper skannades sedan, kontrollerades, räknades och vidarebefordrades för godkännande av stadens sekreterare till den ledande socialarbetaren.
– Papperskriget pågick hela tiden med ungefär tusen räkningar i månaden för varje kontorssekreterare. Metoden var inte bara mödosam utan också mycket felbenägen. Det fanns upprepade fel och tvetydigheter i de manuella registreringarna, som sedan reddes upp i efterhand. Staden var också ansvarig för att arkivera denna enorma mängd papper, säger Asikainen.
Registreringar direkt i databasen
Efter övergången till PSOP-systemet görs alla registreringar direkt i databasen. Även faktureringen för beviljade assistanstimmar görs automatiskt. Enligt Henkka Asikainen har man minskat med upp till 80 procent den arbetstid som kontorssekreterarna tidigare använt på att förvalta assistanstjänsterna.
– Kontorssekreterarna har varit mycket nöjda. Ingen har säkert varit av åsikten att kisandet över otydliga handskrivna listor var ett meningsfullt eller givande arbete, påpekar Asikainen.
Asikainen nämner också som en styrka i systemet att alla parter kan kontrollera i realtid hur mycket av sina månatliga assistanstimmar kunden redan har använt. Detta underlättar i hög grad exempelvis socialarbetarnas arbete. Aktuell information är också viktig för närstående som uträttar ärenden. På samma sätt har avtal mellan tjänsteleverantörer, tack vare PSOP, överförts från pappersform till elektronisk form.
– Alla förstår hur mycket lättare det är att hämta och jämföra tjänsteleverantörernas giltiga avtal från en databas än från en bunt mappar, konstaterar Asikainen.
Enligt honom har PSOP även hämtat med sig metoder för kvalitetsledning. Kommunens invånare kan ge feedback om tjänsteleverantörer på ett enkelt sätt genom att dela smileys eller stjärnor till dem. Detta ger andra kunder viktig information och gör det möjligt för dem att jämföra tjänsteleverantörernas kvalitet.
Helsingfors har redan beslutat att också införa andra tjänster för funktionshindrade i PSOP-systemet så långt det är möjligt. Där flyttas till exempel arbets- och dagverksamhet, boendetjänster och ledighet för närståendevård. Dessutom kommer staden att börja utveckla personlig budgetering genom PSOP-systemet.