Åbo stad utnyttjade möjligheten att förvärva O365-licenser för anställda även för en kortare period än ett år. Säsongslicenser gör det till exempel möjligt för sommaranställda och andra korttidsanställda att få tillgång till samma Microsoft-tjänster som långtidsanställda, men kostnaderna minskar när licenserna bara betalas så länge de faktiskt används.
Åbo stad har vanligen cirka tusen säsongsanställda under sommaren. Säsongsarbetare behöver licenserna i några månader, och till exempel i år efter kommunalvalet var tillstånden för gamla och nya förtroendevalda giltiga samtidigt i ungefär en månad. I Åbo är mellan 10 och 20 procent av alla Microsoft-licenser sådana som bara behövs under en del av året. Staden sparar alltså en hel del skattepengar när licenserna som behövs för en kortare period inte behöver betalas för hela året.
– Det var galet att vi hela tiden betalade för en ökning av arbetstagarna på sommaren, säger Katja Klemola från Åbo stad.
När licensavtalen förnyades våren 2020 och många nya licenser togs i bruk i Åbo fattades beslut om att också förvärva licenser för kortare perioder i staden. Efter ändringen kommer kostnaderna för licenserna att ligga mer i linje med den faktiska användningen av licenserna. Säsongslicenserna var också lämpliga för olika behov under undantagstiden, när man i samband med olika förebyggande åtgärder under pandemin snabbt behövde rekrytera visstidsanställda till exempel för testning, vaccinering och spårning.
Åbo licensförvärv underlättades av att Åbo redan har ett nära samarbete med Tiera och att Tiera redan har konkurrensutsatt sina tjänster för kommunerna, vilket innebär att kommunerna sparar tiden för upphandling och kan utnyttja tjänsterna till ett mycket konkurrenskraftigt pris.
– Ur användarens synvinkel är målet att licenserna inte syns på något sätt. Tjänsterna har förvärvats till samma nivå som licenserna i EA-avtalet och slutanvändaren märker ingen skillnad i användningen, kommenterar Klemola.
Enligt Microsofts prissättningsmodell, som kommer att träda i kraft 2022, kan licenser köpas antingen för ett år eller en månad i taget. En organisation kan också blanda dessa alternativ, så att till exempel årliga licenser skaffas för fast anställda och månatliga licenser för säsongsanställda under anställningstiden.