Start i god tid hjälper en att komma fram och standarderna är effektivare än skräddarsydda lösningar. Dessa två principer har hjälpt hållit Åbos ERP-projekt att hålla tidsplanen trots den utmanande coronavåren. Omvandlingsresan mot öppen förvaltning, bättre tjänster och betydande fördelar har inletts.
– I en stor förändring måste du förstå helheten och inleda arbetet, även om alla detaljer ännu inte är klara. Vid något tillfälle är det bara att avsluta pappersexercisen”, säger Tapio Järvenpää, projektledare för Åbo stad.
En stor förändring är rätt ord för att beskriva förnyelsen av Åbo resursplaneringssystem. Det är en enorm förändring i verksamhetsmodellen när kunden och servicen sätts i centrum. Arbetssätten för de omkring 3 000 stadsanställda förändras i vissa avseenden.
Staden har påbörjat en stor omvandlingsresa, eftersom det finns stora fördelar att vinna i slutet av resan.
– Vi kan ge tjänstemän och förtroendemän mer exakt information om var pengarna kommer ifrån och vart de går. Samtidigt tar vi ett stort steg mot en öppen förvaltning, säger Järvenpää.
En vanlig invånare i Åbo ser också förändringen i sitt eget liv. Varje kommuninvånare kan se alla sina egna finansiella transaktioner med kommunen från ett och samma ställe. Den finansiella dokumentationen kommer också att vara mer detaljerad än förut.
Systematik hjälper under svåra tider
Åboprojektet startade samtidigt som coronaviruset började sprida sig i Finland. Trots detta har projektet åtminstone under de första månaderna framskridit enligt tidsplanen. En av de viktigaste framgångsfaktorerna är att följa standarderna.
– Vi har hållit oss till SAP:s bästa praxis och har inte gjort avkall på den. Det har varit meningsfullt eftersom förändringar på en plats alltid påverkar många andra saker”, betonar Järvenpää.
Sari Sireeni–Seirala, kunddirektör för Fujitsu Finland som genomför projektet som en Tiera-partner, betonar också den arbetsmodell som bygger på kontinuerlig dialog. I den traditionella modellen utförde systemimplementeraren ett långt arbete efter definitionen, som sedan presenterades för kunden som en stor enhet. Nu finns det många iterationer i projektet, där kunden också kan kommentera det pågående arbetet.
– I modellen är schemat spikat och innehållet är flexibelt. Om en fas inte har slutförts vid den överenskomna tiden, kommer den att gå vidare till nästa fas. Om det däremot finns utrymme på schemat kan uppgifter tas från framtida iterationer. På så sätt kommer kundens åsikter snabbt fram.
När systemet är standard och ett tillräckligt antal verksamhetsmodeller har överenskommits består en stor del av projektet av systematisk utveckling som lämpar sig för distansarbete. Enligt Tapio Järvenpää har distansarbetet sparat mycket restid.
– Överraskande nog har möten på distans också gjort att människor som normalt sett är mer i bakgrunden har kommit till tals. Naturligtvis kan möten på distans ha den nackdelen att de minskar kreativiteten, då tillfälliga möten utelämnas. Nu utvecklar vi en hybrid arbetsmiljö i staden som bygger på coronatidens lärdomar.
En stark grund bär långt
En bra grund är viktig för att bygga ett omfattande resursplaneringssystem. Tiera och Åbo stad, som använder Tieras SAP-tjänster, hade diskuterat projektet i några år. Vid den tidpunkten hade parterna satt upp mål och ifrågasatt gammal praxis.Likaså hade lämplighetsanalys, beskrivningar och lösningsförslag gjorts.
Den välbekanta kundrelationen gjorde det också lättare att göra ett erbjudande.
– Eftersom ägarkunderna inte behöver konkurrensutsätta Tieras tjänster finns det ingen lista på vilka krav som ställs. Tiera lämnar ett erbjudande med sin partner utifrån resultaten från tidigare beskrivningar och analyser”, säger Vesa Heinälä, direktör för lednings- och administrationstjänster på Tiera.
En stark grund hade också uppstått eftersom Åbo var välorganiserat innan projektet startade. En viktig förnyelse med tanke på ERP-projektet var att staden hade definierat ägare för de olika processerna.
– I sådana här projekt kan den största utmaningen vara att ledningen inte är intresserad av projektet. Då är folk inte beredda att ta ansvar. I Åbo har dessa frågor hanterats väl, säger Sireeni-Seirala.
Att bygga ett affärssystem är ett storskaligt projekt som förändrar arbete och processer. Arbetet involverar ett stort antal människor som måste utveckla sina egna processer och utföra ett normalt arbete samtidigt. Tröttheten testar oundvikligen människornas motivation emellanåt.
– Det är därför vi behöver en enorm mängd kommunikation. Människor måste förstå vilka förändringar vi eftersträvar i konkreta termer, säger Järvenpää.
För att underlätta förståelsen har Åbo mätt olika processers ledtid, kvalitet och prestanda. Detta har resulterat i indikatorer som utlovar konkreta förändringar att eftersträva.
Järvenpää betonar också sänkning av användartröskeln.
– Människor måste erbjuda utbildning för att förstå hur deras egna uppgifter påverkar hela processen. Vi behöver också mycket kamratstöd.
5 steg till ERP-framgång
- Sätt upp tydliga mål. Man måste våga ifrågasätta gamla metoder och ta fram tillräckligt ambitiösa mål.
- Sätt grunden i skick. Stöd från ledningen och en tillräckligt stark genomförandeorganisation är viktigt.
- Börja i tid. Allt kan inte avtalas i förväg. Helhetsbilden ska vara klar och det ska finnas tillräckligt med reaktionsutrymme.
- En smidig projektmodell. Iteration på regelbunden basis, kunden omedelbart involverad i förändringen.
- Standardmodeller. Standardmodeller levererar snabbt, flexibilitet endast på mycket starka grunder.