Forssa on Suomen ensimmäinen kunta, jossa on otettu käyttöön Tieran varhaiskasvatuksen palvelukokonaisuus. Digitaalisten työvälineiden ohella ratkaisu on tehostanut hoitoaikojen ja hoidontarpeen suunnittelua sekä parantanut toiminnan raportointia ja vertaistiedon saantia, mikä näkyy varhaiskasvatuksen hallinnon tasolla asti.
Varhaiskasvatuksen palvelukokonaisuus otettiin Forssassa käyttöön maaliskuun 2017 alussa, mutta asiaa on valmisteltu Tieran kanssa jo monta vuotta. Ratkaisun suunnittelu on ollut tiivistä yhteistyötä, jossa varhaiskasvatuksen asiaosaaminen on saatu Forssasta ja tekniset toteutusmallit Tieralta.
– Forssa osallistui aktiivisesti kokonaisuuden ideointiin tarjoamalla varhaiskasvatukseen liittyvää sisältötietoa ja määrittelemällä kunnan varhaiskasvatuksen omia tarpeita. Yhteistyö Tieran kanssa on läpi koko prosessin perustunut tasaveroiseen kumppanuuteen, mikä on luonut varmuutta siihen, että saamme juuri meidän tarpeisiimme sopivan ratkaisun, kertoo kasvatus- ja opetuspäällikkö Tiina Kemppainen Forssasta.
Palvelu mahdollistaa digitaalisten työkalujen käytön
Varhaiskasvatuksen palvelukokonaisuus on sähköinen toiminnanohjausratkaisu, joka koostuu sekä kasvattajille ja muille varhaiskasvatuksen työntekijöille, että huoltajille suunnatuista työkaluista. Palvelu mahdollistaa muun muassa henkilökunnan digitaalisen työajanseurannan ja lasten läsnäolo-seurannan, hoitoaikojen hallinnoinnin, hoito-sopimusten hallinnoinnin sekä muun viestinnän varhaiskasvatuksen ja kotien välillä yhtenäistetysti ja tehokkaasti. Ennen palvelukokonaisuuden käyttöönottoa ainoastaan päivähoitoon ilmoittautuminen oli järjestetty Forssassa sähköisesti.
Tavoitteena laadukkaat ja nykyaikaiset varhaiskasvatuksen palvelut
– Vanha toimintamallimme sisälsi paljon manuaalisia vaihteita, ja esimerkiksi yhteyksiä lasten vanhempiin hoidettiin tekstiviesteillä, Whatsapp-ryhmissä, sähköpostitse ja Pedanetin kautta. Asiakkaamme ovat ensisijaisesti nuoria aikuisia, joille sähköiset järjestelmät ja mobiili ovat luontaisia toimintakanavia, joten uudistuksille oli tarvetta. Koko palvelu-kokonaisuuden ideoinnissa ja käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle siitä, että voisimme palvella perheitä mahdollisimman hyvin ja tuottaa laadukkaita varhaiskasvatuksen palveluja. Tavoitteena oli palvelujen ajantasaistaminen, järkevöittäminen ja kehittäminen, Kemppainen kertoo.
Digitaalisten välineiden ohella palvelukokonaisuus on tuonut merkittäviä muutoksia palveluohjauksen muotoihin. Ratkaisu on tehostanut hoitoaikojen ja hoidontarpeen suunnittelua sekä parantanut toiminnan raportointia ja vertaistiedon saantia, mikä näkyy työnkuvien muutoksena varhaiskasvatuksen hallinnon tasolla asti. Yhtenäiset digitaaliset järjestelmät vapauttavat työntekijöiden aikaa varhaiskasvatuksen ydintehtäviin.
– Tiera on kuntien kumppanina mukana kehittämässä digitalisaatiota, viemässä läpi sote-uudistusta ja ratkaisemassa muita kuntakenttää koskettavia isoja kysymyksiä. Tällaiselle kuntien yhtiölle on Suomessa tilausta juuri nyt, Kemppainen toteaa.