Tietosuojaseloste

Kuntien Tiera Oy – verkkosivustomme osoite on: https://tiera.fi.

Ladattavan Kuntien Tiera Oy:n  yleisen tietosuojaselosteen löydät täältä.

1. Rekisterinpitäjä

Kuntien Tiera Oy
Tammasaarenkatu 1
(HTC Helsinki Nina, 4. krs)
00180 Helsinki
Puh. 020 734 7777

info@tiera.fi
Y-tunnus: 2362180-3

 

2. Tietosuojavastaava

Sami Rautiainen, lakimies
sami.rautiainen(@)tiera.fi
Puh: +358 50 554 3234

 

3. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Raija Brännbacka, markkinointi- ja viestintäpäällikkö
raija.brannbacka(@)tiera.fi
Puh: +358 40 000 6810

Sanna Virtanen, markkinointi- ja viestintäpäällikkö
sanna.virtanen(@)tiera.fi
Puh: +358 40 635 7001

 

4. Rekisterin nimi

Kuntien Tieran asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri. 

Rekisterissä käsitellään Rekisterinpitäjän asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien tietoja alla kuvatuin tavoin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot Rekisterissä olevasta:

nimi, sähköposti, puhelinnumero, titteli, tehtävän vastuualue, yritys/organisaatio ja sen yhteystiedot, rekisterissä olevan antamat ja yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot, tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot, tiedot tilattuihin tai tarjousvaiheessa oleviin sekä kiinnostuksen kohteiksi ilmaistuihin tuotteisiin ja palveluihin sisältäen niiden muutokset, evästäiden kautta kerättävät tiedot, sivuston sekä käytössä olevan markkinointialustan keräämät tiedot, uutiskirjetyökalun keräämät tiedot, tapahtumista ja kyselyistä (nimellä vastatut, tunnistettavat tiedot) kerätyt rekisteröinti ja osallistumistiedot sekä muu välitetty tieto, mahdolliset suoramarkkinoinnin kieltävät tiedot, sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot, tieto rekisteröidyn käyttämästä laitteesta, kuten laitetyyppi, selain, IP-osoite ja muu laitedata sekä mahdolliset muut tiedot, jotka on kerätty rekisteröidyn suostumuksella.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Liiketoimintaan liittyvien asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden ja -tehtävien hoitamiseen ja hallinnointiin
  • Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen
  • Asiakasviestintää ja markkinointia varten
  • Rekisterissä olevan ja Rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
  • Verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin sekä asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden sekä palveluiden ja tuotteiden käytön analysointiin, palveluiden tarjoamiseen ja kehittämiseen, asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseen sekä tilastointiin palveluissa
  • Tutkimustoimintaan
  • Rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden tarjoamien palveluiden markkinointiin
  • Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi

Rekisterinpitäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:

  • Rekisterissä olevan suostumus
  • Asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • Lakisääteiset vaatimukset

 

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:

  • Asiakkaalta tai potentiaaliselta asiakkaalta sekä sidosryhmän edustajalta tai muilta kontakteilta itseltään puhelimitse, internetin kautta (tiera.fi -sivusto, lomakkeet, uutiskirjetilaukset, tapahtumiin ilmoittautumiset, sosiaalinen media), sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla
  • Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
  • Sopimuksenteon yhteydessä rekisteröidystä kerättävät tiedot
  • Asiakastapaamisista saadut tiedot
  • Vainu .Io Software Oy:n tietopäivitysten perusteella
  • Muissa mahdollisissa tilanteissa, joissa Rekisterissä oleva luovuttaa tietojaan Rekisterinpitäjälle
  • Julkisista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, sosiaalisen median kanavista (kuten LinkedIn)
  • Evästeiden ja vastaavan teknologian avulla

Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Google Ads ja Analytics- ja Liana®Marketing Automation-palveluiden avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuille tai käyttäessään www.lianatech.fi -palvelua.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä, sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa. Rekisterissä olevien tietoja saatetaan joissakin tilanteissa luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille, jos se on välttämätöntä palveluiden tuottamiseksi (käsittely perustuu oikeutettuun etuun) tai yhteistyössä suoritettujen markkinointitoimenpiteiden johdosta (käsittely perustuu suostumukseen). Tällaiset tahot käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tilastollista tai anonymisoitua tietoa, jota ei voida yhdistää rekisteröityyn.

 

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan siirtää ja tallentaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevalle palvelimelle, mikäli palvelun toteutuminen sitä vaatii. Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin Rekisterinpitäjän puolesta käsiteltäväksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, se tapahtuu kaikissa tilanteissa lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (joista toimitetaan jäljennös pyydettäessä);
  • Rekisterissä oleva on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle; tai
  • Henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield -järjestely.

 

10. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi. Tietoja voidaan myös säilyttää niin kauan kuin lainsäädäntö, kuten esimerkiksi kirjanpitolaki, edellyttää. Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. 

 

11. Rekisterissä olevan oikeudet

Rekisterissä olevalla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, Rekisterissä oleva voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen info@tiera.fi tai sähköisesti/kirjeitse kohdissa 2 ja 1 mainittuihin osoitteisiin.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisterissä olevalla on milloin tahansa oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot ja tulla unohdetuksi.
 
Rekisterissä olevan pyynnöstä Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisterinpitäjä voi myös oikaista, poistaa tai täydentää tietoja oma-aloitteisesti.

Suostumuksen perusteella kerättyjen henkilötietojen osalta Rekisterissä olevalla on oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumus.

Mikäli Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, Rekisterissä olevalla on oikeus vastustaa Rekisterissä olevaa koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi Rekisterissä olevan oikeudet taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Rekisterissä olevalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisterissä olevalla on oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista, jos henkilötiedot eivät ole paikkaansa pitäviä, käsittely on lainvastaista tai jos tietoja ei enää tarvita.

Rekisterissä olevalla on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyn lainmukaisuutta koskeva asia Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

 

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, joilla sähköisesti tallennetut tiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

13. Evästeet

Rekisterinpitäjä käyttää sivustoillaan evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi sekä mainonnan kohdentamiseksi. Evästeet ovat pieniä, selaimen pyynnöstä käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. 

Rekisterinpitäjän käyttämät evästeet liittyvät markkinoinnin automaatiojärjestelmään ja kävijätietojen seurantaan (Liana®Marketing Automation sis. Hotjar), markkinoinnin kohdentamiseen (Google Ads), sekä Rekisterinpitäjän käyttämiin sosiaalisen median kanaviin (LinkedIn, YouTube, Twitter, Instagram ja Facebook). Ohjelmistot tallentavat muun muassa tietoja siitä, millä sivulla henkilö käy, kuinka kauan tällä sivustolla viivytään, mitä kautta sivustolle on tultu ja mitä linkkejä henkilö klikkaa.

Evästeet voi kieltää säätämällä useimpien selainten asetuksia. Joissakin tapauksissa evästeiden kieltäminen aiheuttaa verkkopalveluiden toiminnassa häiriöitä.

 

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta päivitystarpeen mukaan. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 2.9.2020.