Tietosuojaseloste

Kuntien Tiera Oy – verkkosivustomme osoite on: https://tiera.fi.

Ladattavan Kuntien Tiera Oy:n  yleisen tietosuojaselosteen löydät täältä.

1. Rekisterinpitäjä

Kuntien Tiera Oy
Tammasaarenkatu 1
(HTC Helsinki Nina, 4. krs)
00180 Helsinki
Puh. 020 734 7777

info@tiera.fi
Y-tunnus: 2362180-3

 

2. Tietosuojavastaava

Sami Rautiainen, lakimies
sami.rautiainen(@)tiera.fi
Puh: +358 50 554 3242

 

3. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Sanna Virtanen, markkinointi- ja viestintäpäällikkö
sanna.virtanen(@)tiera.fi
Puh. +358 40 635 7001

Raija Brännbacka, markkinointi- ja viestintäpäällikkö
raija.brannbacka(@)tiera.fi
Puh: +358 40 628 8140

 

4. Rekisterin nimi

Kuntien Tieran asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri. 

Rekisterissä käsitellään Rekisterinpitäjän asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja muiden sidosryhmien edustajien tietoja alla kuvatuin tavoin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot Rekisteröidystä:

nimi, sähköposti, puhelinnumero, titteli, tehtävän vastuualue, yritys/organisaatio ja sen yhteystiedot, Rekisteröidyn antamat ja yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot, tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot, tiedot tilattuihin tai tarjousvaiheessa oleviin sekä kiinnostuksen kohteiksi ilmaistuihin tuotteisiin ja palveluihin sisältäen niiden muutokset, evästeiden kautta kerättävät tiedot, sivuston sekä käytössä olevan markkinointialustan keräämät tiedot, uutiskirjetyökalun keräämät tiedot, tapahtumista ja kyselyistä kerätyt rekisteröinti ja osallistumistiedot (nimellä vastatut, tunnistettavat tiedot sisältäen mahdolliset ruokavaliotiedot) sekä muu välitetty tieto, mahdolliset suoramarkkinoinnin kieltävät tiedot, sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot, tieto Rekisteröidyn käyttämästä laitteesta, kuten laitetyyppi, selain, IP-osoite ja muu laitedata sekä mahdolliset muut tiedot, jotka on kerätty rekisteröidyn suostumuksella.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Liiketoimintaan liittyvien asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden, -tehtävien ja sopimusten hoitamiseen ja hallinnointiin
  • Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen
  • Asiakasviestintää ja markkinointia varten
  • Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
  • Verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin sekä asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden sekä palveluiden ja tuotteiden käytön analysointiin, palveluiden tarjoamiseen ja kehittämiseen, asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseen sekä tilastointiin palveluissa
  • Tutkimustoimintaan
  • Rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden tarjoamien palveluiden markkinointiin
  • Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi

Rekisterinpitäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:

  • Rekisteröidyn suostumus
  • Asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • Lakisääteiset vaatimukset

 

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:

  • Asiakkaalta tai potentiaaliselta asiakkaalta sekä sidosryhmän edustajalta tai muilta kontakteilta itseltään puhelimitse, internetin kautta (tiera.fi -sivusto, lomakkeet, uutiskirjetilaukset, tapahtumiin ilmoittautumiset, sosiaalinen media), sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla
  • Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
  • Sopimuksenteon yhteydessä rekisteröidystä kerättävät tiedot
  • Asiakastapaamisista saadut tiedot
  • Vainu .Io Software Oy:n tietopäivitysten perusteella
  • HubSpot, Inc tietopäivitysten perusteella
  • Leadoo Marketing Technologies tietopäivitysten perusteella
  • Muissa mahdollisissa tilanteissa, joissa Rekisteröity luovuttaa tietojaan Rekisterinpitäjälle
  • Julkisista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, sosiaalisen median kanavista (kuten LinkedIn)
  • Evästeiden ja vastaavan teknologian avulla

Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Google Ads ja Analytics, Liana®Marketing Automation sekä Hubspot Marketing Hub- ja Leadoo Marketing Technologies -palveluiden avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuille tai käyttäessään www.lianatech.fi -palvelua.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä, sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa. Rekisteröityjen tietoja saatetaan joissakin tilanteissa luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille, jos se on välttämätöntä palveluiden tuottamiseksi (käsittely perustuu oikeutettuun etuun) tai yhteistyössä suoritettujen markkinointitoimenpiteiden johdosta (käsittely perustuu suostumukseen). Tällaiset tahot käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tilastollista tai anonymisoitua tietoa, jota ei voida yhdistää rekisteröityyn.

 

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan siirtää ja tallentaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevalle palvelimelle, mikäli palvelun toteutuminen sitä vaatii. Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin Rekisterinpitäjän puolesta käsiteltäväksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, se tapahtuu kaikissa tilanteissa lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (joista toimitetaan jäljennös pyydettäessä);
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle; tai
  • Henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

 

10. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi. Tietoja voidaan myös säilyttää niin kauan kuin lainsäädäntö, kuten esimerkiksi kirjanpitolaki, edellyttää. Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. 

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, Rekisteröity voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen info@tiera.fi tai sähköisesti/kirjeitse kohdissa 1 ja 2 mainittuihin osoitteisiin.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot ja käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi.
 
Rekisteröidyn pyynnöstä Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisterinpitäjä voi myös oikaista, poistaa tai täydentää tietoja oma-aloitteisesti.

Suostumuksen perusteella kerättyjen henkilötietojen osalta Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumus.

Mikäli Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa Rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi Rekisterissä olevan oikeudet taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista, jos henkilötiedot eivät ole paikkaansa pitäviä, käsittely on lainvastaista tai, jos tietoja ei enää tarvita.

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyn lainmukaisuutta koskeva asia Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

 

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, joilla sähköisesti tallennetut tiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

13. Evästeet

Rekisterinpitäjä käyttää sivustoillaan evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi sekä mainonnan kohdentamiseksi. Evästeet ovat pieniä, selaimen pyynnöstä käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. 

Rekisterinpitäjän käyttämät evästeet liittyvät markkinoinnin automaatiojärjestelmään ja kävijätietojen seurantaan (Hubspot Marketing Hub, Leadoo Marketing Technologies ja Liana®Marketing Automation sis. Hotjar), markkinoinnin kohdentamiseen (Google Ads), sekä Rekisterinpitäjän käyttämiin sosiaalisen median kanaviin (LinkedIn, YouTube, Twitter, Instagram ja Facebook). Ohjelmistot tallentavat muun muassa tietoja siitä, millä sivulla henkilö käy, kuinka kauan tällä sivustolla viivytään, mitä kautta sivustolle on tultu, ja mitä linkkejä henkilö klikkaa.

Evästeet voi kieltää säätämällä useimpien selainten asetuksia. Joissakin tapauksissa evästeiden kieltäminen aiheuttaa verkkopalveluiden toiminnassa häiriöitä.

 

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta päivitystarpeen mukaan. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 3.3.2021.