Riihimäki tuo asiakaslähtöisyyttä hallintoon tehostamalla asianhallinnan prosesseja

Riihimäen kaupungin hallinnolla on tavoite johtaa asianhallinnan prosessin läpimenoa ja saada parempi näkyvyys kirjaamosta arkistoon -prosessiin. Kaupungin hallinnossa halutaan pystyä ennakoimaan ruuhkahuippuja paremmin ja tekemään päätöksiä resurssoinnista tietoon perustuen. Päällimmäisinä tavoitteina ovat sujuvammat prosessit, parempi tuottavuus, korkeampi laatu ja hallinnon avoimuus.

Tieran asiantuntijapalveluiden tiimi toteutti kaupungille vuoden 2020 lopussa Lean-menetelmiin perustuvan asiantuntijaprojektin, jossa tiiviissä yhteistyössä hallinnon työntekijöiden kanssa tunnistettiin nykytilan pullonkauloja ja keinoja prosessien sujuvoittamiseksi. Projektin pohjalta syntyi tiekartta, jossa kehitysaihiot on priorisoitu vaikutuskertoimien avulla.

Työ aloitettiin asianhallinnan viitearkkitehtuurin pohjalta. Mukaan oli valittu noin 15 hallinnon työntekijää kirjaamosta arkistoon -prosessiin liittyen. Prosessin vaiheet analysoitiin päästä päähän eli asian saapumisesta kirjaamoon, sen valmistelusta kautta aina päätöksentekoon ja muutoksenhakuun asti.

 

Asiantuntijapalveluiden testattujen menetelmien avulla syntyi tiekartta kaupungin hallinnon kehitykseen 

Tieran asiantuntijat hyödynsivät prosessin eri vaiheissa piilevien ongelmien juurisyiden ja niiden vaikutusten analysoinnissa ennalta valittuja Lean-työkaluja (kuten vika- ja vaikutusanalyysi). Analyysin pohjalta kehitysaihiot luokiteltiin kolmeen eri ryhmään: käytäntö, prosessi ja IT. Kehitysaihioiden asemointia tiekarttaan analysoitiin yhdessä kaupungin hallinnon johdon kanssa ongelman vaikutusten ja muutoksen helppouden näkökulmista.

Lopputuloksena syntynyt tiekartta antaa Riihimäelle selkeän kuvan siitä, missä järjestyksessä kehitysaihioihin kannattaa panostaa.

”Tiera toteutti lyhyellä varoitusajalla kattavan analyysin Riihimäen asianhallinnan prosessien kehittämisestä. Huolimatta koronatilanteesta, Tieran asiantuntijat pystyivät viemään sarjan virtuaalisia työpajoja läpi kitkattomasti, ja Tieran sitoutuminen työhön oli ensiluokkaista”, Riihimäen talous- ja hallintojohtaja Kari Ora toteaa.

”Työ valmistui aikataulussa ja hallinnon työntekijät kokivat, että heitä kuunneltiin aktiivisesti ja heidän näkemyksensä otettiin avoimesti huomioon.”

 

”Olemme tuotteistaneet prosessien virtauksen analysointipalvelun, jonka avulla pystytään johtamaan prosessinkehitystyötä Lean-filosofiaan perustuen. Tuotteistuksen avulla Tiera pystyy viemään perinteisesti raskaan prosessien tehokkuuden analysointiprojektin tehokkaasti läpi”, kertoo Tieran Hankejohtaminen ja asiantuntijapalvelut -yksikön johtaja Jukka Laiho.

“Tieran projektin avulla hallinnon työntekijät saivat kokonaiskuvan päästä-päähän prosesseista ja ymmärryksen siitä, miten tärkeää heidän työpanoksensa on osana asiakkaasta lähtevää päästä-päähän prosessia. Tämä on ensiarvoisen tärkeää, kun Riihimäki tavoittelee entistä asiakaslähtöisempää toimintamallia”, summaa Riihimäen kaupungin hallintopäällikkö Katja Törrönen.

 

Riihimäki on hankehallinnoijakunta Valtionvarainministeriön digikannustinrahoitusta saaneessa Avoin kunta -hankkeessa yhdessä Vaasan, Hämeenlinnan, Kristiinankaupungin ja Pedersören kanssa. Kirjaamosta arkistoon -projekti tuotti useita kehitysaihioita, jotka sopivat myös Avoin kunta -hankkeen toteutussalkkuun.