Sastamalassa rakennettiin Tieran asiantuntijoiden avulla digitiekartta, joka ohjaa kunnan toiminnan digitalisoimista. Digitiekartan luominen toi eri toimialojen työntekijät yhteen miettimään toiminnan kehittämistä ja tiivisti kunnan organisaation sisäistä yhteistyötä ja kommunikaatiota aivan uudella tavalla.
Tavoitteena oli saada toimialojen yhteinen näkemys siihen, miten kunnan sähköistä asiointia kehitetään ja luoda suunnitelma vanhojen prosessien modernisoimisesta. Työpajassa mietittiin, miten saada kaupunki ja sen päätoiminnot vastaamaan niitä tavoitteita, joita kaupungilla tulisi olla näin vuonna 2023.
Ensimmäinen työpaja pidettiin Sastamalan kaupungintalolla. Osallistujat miettivät pienryhmissä etukäteen annettuja kysymyksiä. Selvitettiin, mitä manuaalista työtä kunnassa tehdään ja miten nämä voisi digitalisoida. Samalla selvitettiin, millaisia korjaustarpeita toimialoille on kehittynyt.
”Rupesi tulemaan niitä kehitysideoita. Meillä oli lopulta paperikaupalla kehitystoimenpiteitä”, Sastamala tietohallintojohtaja Maija Koski nauraa.
Kaikki toimialat pääsivät näkymään yhdenvertaisina
Työpajoissa saatiin paljon tietoa eri puolilta organisaatiota; myös sellaista tietoa, mikä ei tähän asti ollut noussut kaikkien tietoon vaan jäänyt pienen joukon tietoon ja mietittäväksi. Työpajassa kaikki pääsivät tuomaan kehitysehdotuksia omasta näkökulmastaan ja kaikki olivat samalla viivalla kunnan toimintaa kehittämässä. Sastamalassa otettiin työpajatyöskentely ilolla vastaan.
”Työpaja oli hyvin pidetty. Ihmiset olivat hirveän iloisia siitä, että he pääsivät osallistumaan ja innostuivat jäämään vielä tilaisuuden jälkeen keskustelemaan kehitysideoista. Yksi merkittävä tekijä oli kyllä se, että työpajan vetäjät tiesivät selvästi mitä tekevät, tunsivat pienten kaupunkien prosessit ja osasivat kysyä juuri oikeat kysymykset. Aivan kaikki innostuivat. Se oli mahtavaa”, Koski summaa.
Sastamalassa saatiin paljon hyviä kehityskohteita työstettäväksi keskustelevan työpajan ansiosta. Nyt kunnassa työskennellään sen eteen, että kaikki kuntalaisten palvelut, lupaprosessit ja maksut saadaan sähköistettyä, ettei papereita enää tarvitse kuljettaa paikasta toiseen.
Työpaja antoi paljon jo sillä, että kunnan työntekijät pääsivät ideoimaan ja löytämään ratkaisuja yhdessä. Monta kertaa kävi niinkin, että jossain kunnan organisaatiossa oli kehitetty hyvä ratkaisu ja työpajassa tieto siitä levisi muillekin. Samoin vuosia olemassa olleet toiveet ja tarpeet tulivat näkyville ja niitä päästään nyt ratkaisemaan ja kehittämään.
”Toimialat ovat olleet hieman siiloutuneita. Jokainen on tehnyt omaa juttuaan. Nyt kun kaikki saivat tuotua esille toiveet ja kehitysideat, pääsemme aivan uudella tavalla kehittämään näitä asioita. Saimme auki aivan uudenlaisen keskusteluyhteyden. Se oli yksi tärkeimpiä asioita, mitä tässä tapahtui”, Koski kertoo.
Lopputuloksena syntyi muutaman sivun raportti kehityskohteista. Raportissa on arvioitu, kuinka kriittisiä ja tärkeitä kehityskohteet ovat ja millaisia resursseja niiden toteuttaminen vaatii. Näin kehitystoimenpiteet saadaan priorisoitua. Raportti tehtiin myös mukavaksi ja helpoksi luettavaksi, jotta sen sisältö saavuttaa lukijat.
”Tämä oli jotain selkeästi uutta, yhdessä tekemistä ja suunnittelua. Henkilökunnan jäsenet huomasivat, että kaikkia kuunneltiin ja kaikkien kehitysideat kirjattiin ylös ja ne löytyvät digitiekartasta. Nyt sitten toteutamme niitä”, Koski iloitsee.