Inkoon kunnanvaltuusto päätti talousarvion tekemisen yhteydessä, että kunnassa tulee tehdä digitiekartta ja miettiä kunnan strategian toteuttamista tukevat keskeiset toimenpiteet, joiden avulla kunnan palveluiden ja toiminnan digitalisoimista voidaan parhaiten edistää. Digitiekarttatyöskentelyn avulla määriteltiin Inkoon kunnan oma digivisio ja tavoitteet henkilöstön osaamisen, palveluiden, tietojärjestelmien ja ICT-infrastruktuurin osalta.
”Lähdettiin rakentamaan kokonaisuutta yhteistyössä Tieran kanssa, sillä tiesin että tieralla on koko joukko asiantuntijoita, jotka voivat auttaa tässä työssä. On myös helpompi motivoida kollegoita kehittämään toimintaa, kun siinä on ulkopuolisia asiantuntijoita mukana”, kertoo Inkoon hallintojohtaja Eija Taskinen.
Inkoossa nähtiin jo nykytilan kartoitus arvokkaana vaiheena, josta kunta sai paljon lisää tietoa siitä, millä mallilla asiat ovat tällä hetkellä. Digitiekarttatyön lopputuloksena syntyi selkeä ja toteuttamiskelpoinen suunnitelma siitä, miten Inkoon kunnan toimintaa ja palveluita voidaan kehittää niin että sekä työntekijöiden että kuntalaisten arki muuttuu helpommaksi.
”Projekti meni todella hyvin. Meillä oli jokaiselle hallinnon alalle oma mentori Tieralta, jolloin mentorit pystyivät ohjaamana keskustelua ja tuomaan omia näkökulmiaan keskusteluihin. Jos olisimme keskenään alkaneet miettimään, mitä muutostarpeita meillä on, se ei olisi ollut sama asia. Ulkopuolisista asiantuntijoista on aina apua, sillä heidän avullaan nousee uusia näkökulmia siihen, kuinka asiat voidaan tehdä”, Taskinen sanoo.
Lopputuloksena selkeä suunnitelma kunnan digitalisoimiseksi
Yhtenä konkreettisena esimerkkinä Inkoossa päästään nyt kehittämään rajapintoja, jotka korvaavat suuren määrän käsityötä muun muassa laskutuksessa, palkkatietojen ja työtuntien käsittelyssä. Inkoossa on pieni organisaatio ja yksi henkilö hoitaa usein useampaa eri tehtävää, joten kaikesta toimintojen automatisoinnista on suuri apu kunnan arjessa.
Digitiekartta antaa Inkoolle selkeitä kehitystoimenpiteitä. Esimerkiksi päällekkäisiä sähköisiä järjestelmiä voidaan vähentää ja saada siitä säästöjä. Panostamalla henkilöstön digiosaamiseen voidaan tehostaa ja kehittää työntekoa ja vähentää käsin tehtäviä työvaiheita. Silloin saadaan ihminen sinne, missä ihmistä tarvitaan ja kuntalaisen kokemus palvelusta paranee.
”On kiittäminen molempia osapuolia. Tiera tarjosi meille todella hyvät fasilitaattorit digitiekartan luomiseen. Ja kun oli niin hyvät fasilitaattorit, meidän väeltä alkoi pursuta asiaa ja huomioita”, Taskinen iloitsee.
Digitiekarttatyöskentelyn avulla Inkoon palveluita voidaan rakentaa kuntalaisen näkökulmasta. Palveluista saadaan käyttäjäystävällisempiä ja saavutettavia. Taskinen on erittäin iloinen varsinkin siitä, että he pääsevät kehittämään osallisuutta ja saavat parempia työkaluja kuntalaisten osallistamiseen.
Tällainen prosessi on aina samalla myös oppimisprosessi kaikille osapuolille. Tässä projektissa havaitsimme yhdessä Inkoon toimijoiden kanssa, että loppuraportin kielen selkeyteen ja ymmärrettävyyteen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, että se avautuu myös asiaan perehtymättömille esimerkiksi kunnanvaltuustossa tai hallituksessa.
”Ne vuodet mitä olen Tieran kanssa tehnyt yhteistyötä – kyllähän tämä sujuu! Yhdessä tekeminen on tärkeintä. Sen sijaan, että kunta yksin tekee päätöksen, mietimme yhdessä tuottajan ja loppukäyttäjän kanssa ratkaisuja ja silloin lopputulos on vallan mainio”, Taskinen kiteyttää.
Inkoossa voidaan seurata nyt tehtyä tiekarttaa vuoteen 2025 saakka ja toteutetaan suunnitelman toimenpiteitä. Toimenpiteen myös elävät muuttuvien tilanteiden mukaan ja tiekarttaa tarkastellaan säännöllisesti, jotta se palvelee jatkuvasti kunnan muuttuvia tarpeita.