Essote toteutti Etelä-Savon alueella vuoden 2016 jälkimmäisellä puoliskolla Tieran johtamana muutosprojektin, jossa yhdistettiin Mikkelin palvelutuotantoyksikön (Hirvensalmi, Mikkeli, Puumala), Juvan, Kangasniemen, Mäntyharjun ja Pertunmaan kotihoitojen toiminnanohjausjärjestelmät yhdeksi kokonaisuudeksi. Muutoksen taustalla oli Essoten perustamiseen liittyvä organisaatiomuutos ja pyrkimys yhteiseen toimintamalliin. Alueen kuntien yhteenlaskettu väestömäärä on noin 104 000.
Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä
Essotessa eli Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymässä työskentelee noin 3000 henkilöä. Vanhus- ja vammaispalveluihin kuuluvassa kotihoidossa työskentelee noin 400-430 työntekijää. Kotihoidon ammattilaiset käyttävät keskeisenä työvälineenään Tiera Mobiili kotihoito -toiminnanohjauspalvelua, jonka perustana käytettävän HILKKA -järjestelmän toimittaa Fastroi Oy. Essoten säännöllisen kotihoidon palvelujen piirissä on noin 1350 asiakasta ja lisäksi kotihoidon tilapäisiä palveluja käyttää noin 700 asiakasta. Kuukausittain kotihoito tekee noin 75 000 asiakaskäyntiä.
Kotihoidon kuntajärjestelmien yhtenäistäminen yhteen järjestelmään
Tiera Mobiili kotihoidon käyttöönotto aloitettiin alueella vuonna 2013, jolloin jokainen kunta otti käyttöön oman, kuntakohtaisen kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmänsä. Siirryttäessä Essote-organisaatioon, otettiin tavoitteeksi yhdistää nämä kuntakohtaiset järjestelmät yhdeksi yhteiseksi, koko Essoten kattavaksi toiminnanohjausjärjestelmäksi. Samankaltainen muutos toteutettiin samaan aikaan myös potilastietojärjestelmä Efficassa.
Tiera Mobiili kotihoito -toiminnanohjausjärjestelmän muutosprojekti käynnistettiin kesäkuussa 2016 ja päätettiin tammikuussa 2017. Koska muutosprojekti oli osa laajempaa Essoten alueen toimintamallin ja organisaation muutosta, kotihoidon muutosprojektilla oli lukuisia riippuvuuksia Essote-projektiin ja sen osaprojekteihin. Tämä asetti osaltaan haasteita kotihoidon muutosprojektin aikataululle ja tiedonvälityksen varmistamiselle.
Vaiheittainen muutos osoittautui onnistuneeksi
Kotihoidon muutosprojektissa valittiin etenemistavaksi vaiheittainen muutos, jossa kuntakohtaiset Tiera Mobiili kotihoito -toiminnanohjausjärjestelmät yhdistettiin Essote-ratkaisuun yksitellen puolentoista kuukauden aikana vuoden 2016 lopussa. Tämä toimintamalli osoittautui onnistuneeksi valinnaksi, ja jo joulukuun 2016 alussa kunnilla oli käytössä yksi, yhteinen kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmä. Näin vuodenvaihteessa tapahtuneeseen potilastietojärjestelmä Effican ja Titania-työvuorosuunnittelu-järjestelmän yliheiton ajankohtaan jäi tehtäväksi mahdollisimman vähän muutoksia Tiera Mobiili kotihoito -toiminnanohjauspalvelussa ja projektin riskejä saatiin pienennettyä merkittävästi.
Yhteistyössä kotihoidon yksiköiden kanssa laadittiin varautumissuunnitelma yliheittotilanteeseen, jolloin kotihoidossa jouduttiin toimimaan muutamia päiviä ilman mobiililaitteita ja toiminnanohjausjärjestelmässä tehtävää työnsuunnittelua. Tästä siirtymävaiheesta suoriuduttiin sujuvasti hyvän suunnittelun ja tehokkaan tiedottamisen ja viestinnän ansiosta.
Vaikka Essoten kokonaisprojekti oli hyvin laaja ja koostui useista eri osaprojekteista, onnistuttiin eri osaprojektien aikataulut ja tehtävät synkronoimaan niin, että myös kotihoidon muutosprojekti eteni päätökseensä aikataulussaan ja suunnitellussa laajuudessaan. Kokonaisuutena projekti onnistui erittäin hyvin ja lopputulokseen ollaan tyytyväisiä. Tiivis ja mutkaton yhteistyö päätoimijoiden kanssa oli avainasemassa lopputulokseen pääsemisessä.