Pohjois-Suomen kuntien alueellinen yhteistyö konkretisoituu ePS-yhteistyöverkostossa

Tunnetko ePS-yhteistyöverkoston, jossa Pohjois-Suomen kunnat tekevät yhteistyötä jakaakseen alueellisesti osaamista ja resursseja, välttääkseen päällekkäistä työtä ja toteuttaakseen yhteisiä ratkaisuja? Kajaanin tietohallintopäällikkö Kari Hyvönen kertoo miksi ja miten alueellista yhteistyötä on lähdetty tekemään.

– Julkinen hallinto on Suomessa muutoksen edessä. Jo pidemmän aikaa on puhuttu rakenteellisista uudistuksista ja teknologian hyödyntämisestä toiminnan kehittämisessä. Kuntakentän muutoksien määrä ja laajuus tietohallinnon näkökulmasta ovat varsin mittavia ja yksittäisen kunnan mahdollisuudet vastata muutoksen vaatimiin toimenpiteisiin on hyvin rajallinen, Hyvönen taustoittaa.

Alueellinen yhteistyöverkosto aloitti toimintansa jo vuonna 2006, jolloin Kuusamo, Oulu ja Rovaniemi sopivat yhteistyöstä. Silloin tarkoituksena oli terävöittää ja selkiyttää tietohallinnon ohjausta sekä tätä kautta parantaa tieto- ja viestintätekniikan palvelukykyä ja tuottavuutta. Nyt yhteistyö on laajentunut ja ePS2-verkostoon kuuluvat lisäksi Kajaani, Kalajoki, Kemi, Kemijärvi, Oulunkaaren kuntayhtymä (Ii, Pudasjärvi, Simo, Utajärvi ja Vaala) sekä Raahe.

Tavoitteena sujuvan arjen mahdollistavat palvelutuotannon ratkaisut

Yhteistyön laajenemista vauhditti Pohjois-Suomessa vuoden 2014 aikana tehty sote-uudistuksen valmistelutyö sekä jo aiemmin tehty kokonaisarkkitehtuurityö Akusti-hankkeen piirissä. Tämän työn jatkoksi, sote-uudistuksen valmisteluun, asetettiin työryhmä, joka ryhtyi valmistelemaan tietohallinnon näkökulmasta tulevaa muutosta.

– Samassa yhteydessä kaupunkien tietohallintojohtajat totesivat, että muutoksen vaikutuksia on tarkasteltava myös kuntien osalta kahdesta näkökulmasta: vaikutukset peruskunnan toimintaan ja tietohallinnon ratkaisuihin sekä uudistuksen vaatimat kehityspanostukset ja vaikutukset muun palvelutuotannon kehittymiseen.

Tästä syntyi nopeasti ePS2-yhteistyöverkoston tavoite: miten edistetään asiakaslähtöisiä, sujuvan arjen mahdollistavia palvelutuotannon ratkaisuja?

Kuva 1: ePS2-yhteistyöverkoston tavoite.
– Tavoitteeseen pyrimme kokonaisvaltaisella kehittämisellä. Yhteistyön periaatteena on tukea käynnissä olevia hankkeita, edistää uutta lainsäädäntöä, tukea uusia järjestämistapoja sekä hyödyntää digitalisaatiota mahdollisuuksien mukaan.

Toiminta perustuu yhteisiin, konkreettisiin kehityskohteisiin

Nyt ePS2-yhteistyötä on ensimmäinen vuosi takana ja se on sisältänyt yhteisten kehityskohteiden tunnistamista ja niiden määrittelyä. Seuraavaksi keskitytään tiiviisti konkreettisiin toimenpiteisiin ja tarkoituksena on saada substanssi-ihmiset viemään asioita eteenpäin yhteistyössä tietohallinto-osaajien kanssa.

Käytännössä yhteistyö on tiivistynyt seuraaviin kehityskohteisiin:

  • Asianhallinta (hallinnon kehittäminen)
  • Tiedolla johtaminen
  • Palveluseteli
  • Opetusympäristöt
  • Tietoliikenne- ja konesaliratkaisut

Asianhallinnan osalta tavoitteena on edistää uuden kuntalain mahdollistamia sähköisen kokoustamisen ja päätöksenteon toimintamalleja ja ratkaisuja. Käytännössä tämä tarkoittaa verkkokokousratkaisujen, sähköisen kokousmenettelyn ja päätöksenteon sekä luottamushenkilöiden toimintaympäristön kehittämistä.

Tiedolla johtamisen osalta tavoitteena on tunnistaa kuntien strategisen johtamisen tietotarpeet, kehittää johdolle mahdollisuus tiedon parempaan hyödyntämiseen, kehittää analytiikkaa sekä ennakointia. Käytännössä työ on aloitettu haastattelemalla kaupunkien johtoryhmien jäseniä Kajaanissa, Kuusamossa, Raahessa ja Rovaniemellä.

Palvelusetelin osalta yhteistyön tavoitteena on edistää toimintamallin ja ratkaisun käyttöönottoa Pohjois-Suomen kunnissa. Oulu on ollut edelläkävijä asiassa, kevään aikana Kajaani ja Kuusamo ovat tehneet päätöksen palvelusetelin käyttöönotosta. Työ jatkuu yhteisen projektoinnin parissa.

Opetusympäristöjen kehittämisen osalta tavoitteena on luoda uusi oppimisympäristö, joka takaa oppilaille ja opiskelijoille tasavertaiset mahdollisuudet hyödyntää tieto- ja viestintäteknologiaa oppimisessa. Käytännössä Kajaani ja Kuusamo ovat vaihtaneet ajatuksia työn sisällöstä, muodostaneet tavoitetilaa tekniikan, digitaalisen oppimisympäristön ja materiaalien käytölle. Lisäksi on keskusteltu muutosjohtamisen sekä tuki- ja hallintaratkaisujen tarpeellisuudesta.

Tietoliikenne ja konesaliratkaisujen osalta työ on liitetty tiiviisti osaksi sote-valmistelua. Oulunkaaren kuntayhtymä pilotoi keskitettyä konesaliratkaisua KY-verkkoa hyödyntäen.

– Kun kehityskohteita saadaan eteenpäin, muutosten ja hyötyjen vaikuttavuus kasvaa. Tavoitteena on päästä yhteiseen prosessien -, toiminta- ja ratkaisumallien sekä teknologioiden kehitystyöhön. Tämän pitäisi näkyä toiminnan tehostumisena sekä ennen kaikkea tasavertaisina palveluina kuntalaisille.

Tässä vaiheessa ePS-yhteistyön konkreettiset hyödyt ovat vielä pieniä, ja ne liittyvät kehityskohteiden valmisteluun. Yhteistyö on kuitenkin lisännyt merkittävästi alueellisesti tiedonvaihtoa, edistänyt kokonaisarkkitehtuuriajattelua sekä mahdollistanut laajojen kehityskohteiden käynnistämisen samanaikaisesti. Käytännössä myös tietoisuus kehitysajatuksista on parantanut huomattavasti.

– Yhteistyö on tuonut esiin sen, että kaikissa kaupungeissa on samanlaiset kehitystarpeet, pienin paikallisin toimintaympäristön mukanaan tuomin poikkeuksin. Tämä väistämättä nostaa verkostomaisen tekemisen arvoa ja tuo mukanaan mahdollisuuden hyötyä yhteisestä tekemisestä niin resurssi- kuin osaamismielessä.

Alueellisesta yhteistyöstä kansalliseen yhteistyöhön

Kansallisen tekemisen näkökulmasta alueellinen ePS-yhteistyö mahdollistaa isomman kokonaisuuden kytkemisen osaksi valtakunnallisia kehityshankkeita tai rakennemuutoksen läpivientejä. ePS2-verkoston avulla saavutetaan kansallisten ratkaisujen vaikuttavuus Pohjois-Suomen alueella paremmin.

– Tämä ei vielä ole toteutunut, mutta tulevaisuudessa siihen mahdollisuudet ovat olemassa, Hyvönen lisää.

Tiera on ollut asiantuntijan roolissa tiiviisti mukana ePS2-yhteistyössä sen alkuvaiheesta lähtien. Tieran asiantuntijaa on käytetty kehityskohteiden selvitystyössä, kokonaisuuden koordinoinnissa sekä kokouksien valmistelussa. Kun yhteiset ratkaisut kehittyvät, myös Tieran roolia arvioidaan uudestaan.

– Pohjois-Suomen kunnat tekevät alueellisesti sitä mikä Tieran tavoitteena on saada levitettyä valtakunnallisesti. Kaupungit ovat tunnistaneet yhteistyön hyödyt ja keskittyvät viemään muutosta eteenpäin konkreettisten hankkeiden kautta, toteaa Tieran johdon asiantuntija Tenho Jokelainen.

 

Lisätietoja:

Tenho Jokelainen
johdon asiantuntija
tenho.jokelainen@tiera.fi / 040 594 1627

Kari Hyvönen
Tietohallintopäällikkö, Kajaanin kaupunki
kari.hyvonen@kajaani.fi