Palvelujen digitalisointi ja sähköinen asiankäsittely auttavat kaiken kokoisia kuntia ja kaupunkeja toisen sukupolven digiloikkaan.
Jos hallintojohtaja joutuu kiirehtimään työhuoneestaan avaamaan kunnantalon alaovea tuuratessaan välillä myös aulapalveluja, sähköisen asioinnin kehittäminen ei välttämättä ole hänellä päällimmäisenä mielessä.
“Ymmärrän tämän erittäin hyvin. Monessa kunnassa resurssit eivät yksinkertaisesti riitä. Pienimmissäkin kunnissa on toki sähköisiä palveluja, mutta hajanaiset järjestelmät eivät välttämättä muodosta yhtenäistä kokonaisuutta ja pelaa yhteen. Ja tilanne voi olla sama suuremmissakin kunnissa sekä hyvinvointialueilla. Toisen sukupolven digiloikkaan ei tunnu olevan aikaa, vaikka se pitemmän päälle säästäisi rahaa”, liiketoimintajohtaja Vesa Heinälä Tieran Johtamisen ja hallinnon palveluista sanoo.
Heinälän viesti on kuitenkin selvä: Sähköiset asiankäsittelyprosessit vähentävät tiedon käsittelyyn kuluvaa aikaa ja tehostavat päätöksenteon prosesseja ja toimintaa. Hyvin toimivat ja yhteensopivat digitalisoidut järjestelmät tuovat hallintoonkin kaivattua aikaa ja rahaa kehittää tärkeitä toimintoja.
Tieran palvelupaletissa on sähköisten palvelujen kehittämiseen useita ratkaisuja. Esimerkiksi Tiera Asianhallinta on nimenomaan kunta- ja hyvinvointialueiden toimijoille suunniteltu ratkaisu hallinnon asiankäsittelyprosessien sähköistämiseen.
“Ratkaisulla voidaan sähköistää täysin kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden asianhallinnan prosessit. Sen avulla tiedon käsittely on aiempaa nopeampaa ja hallinnon ja päätöksenteon prosessit ja toiminta tehostuvat. Ratkaisuun kuuluvat tietojärjestelmän moduulit hyödyntävät älykästä tiedonohjausta ja toimivat saumattomasti yhteen myös muiden Tieran palveluiden kanssa.”
Sähköisillä palveluilla saadaan kustannussäästöjä ja vapautetaan aikaa muuhun käyttöön
Sähköisiä palveluja vaativat nykyisin myös kuntalaiset. He ovat tottuneet siihen, että kaikki toiminnot pankkipalveluista, passin hakemiseen tai erilaisten lupa-asioiden hoitamisesta lasten päivähoitojärjestelyihin hoituvat sähköisesti netissä.
“Tämä on perustason digitalisaatiota. Voi melkein sanoa, että jos palvelua ei ole sähköisesti saatavilla, sitä ei ole olemassa. Sähköiset palvelut ovat valtava helpotus kuntalaisten arkeen. Niillä saadaan kustannussäästöjä ja ne vapauttavat henkilöstönkin resursseja muuhun käyttöön – esimerkiksi tukemaan niiden kuntalaisten asiointia, jotka syystä tai toisesta eivät sähköisiä palveluja pysty käyttämään. Tutkimusten mukaan kuntalaiset myös kokevat, että heitä palvellaan paremmin, kun palvelut löytyvät myös sähköisesti”, Heinälä sanoo.
Tieran ratkaisu tähän on Tiera Aula, palvelualusta, jossa kunnan asiointipalvelut, niin sisäiset kuin ulkoisetkin, voidaan sähköistää. Aulan ansiosta esimerkiksi erilaiset kuntalaista koskevat hakemukset voidaan julkaista hänen asiointitililleen ja kuntalainen voi seurata asioinnin etenemistä.
“Palveluja voi käyttää kaikilla päätelaitteilla ja kun eri toimialojen asiointipalvelut keskitetään samalle alustalle, säästetään rahaa ja toiminta on yhdenmukaista”, Heinälä sanoo.
Tieran palvelut toimitetaan pilviratkaisuina, joten käyttöönottokin on Heinälän mukaan helppoa.
“Palvelut ovat nopeasti käyttöönotettavia ja ne skaalautuvat erikokoisten organisaatioiden tarpeisiin.”
Läpinäkyvää ja tasapuolista palvelua ja päätöksentekoa
Sähköisten ratkaisujen hyvänä puolena on myös se, että ne toteuttavat nykyaikaiselta toiminnalta vaadittavaa päätöksenteon läpinäkyvyyttä ja oikeudenmukaisuutta. Myös vastuullisuuskysymykset on helpompi järjestää ja erilaiset kansalaisryhmät huomioida paremmin.
“Sähköiset palvelut ovat myös saavutettavia: Käytössä on eri kieliä, ja esimerkiksi aistirajoitteisia voidaan palvella entistäkin paremmin. Hallinnon läpinäkyvyys ja vastuullisuus eivät ole olleet kovin pitkään meidän sanavarastossamme. Kansalaisten mukaantulo samaan järjestelmään ja prosessiin viranhaltijoiden kanssa tekevät toiminnasta aidosti läpinäkyvää ja vastuullista”, Heinälä sanoo.
Seuraava steppi on tekoälyn tehokkaampi hyödyntäminen
Ensi alkuun sähköisiä palveluja ja digitalisaatiota hyödynnettiin ensin kuntien sisäisessä hallinnossa. Sen jälkeen sähköisten järjestelmien käyttäjiksi otettiin myös kuntalaiset. Mitä tapahtuu seuraavaksi?
“Tekoälyn aiempaa tehokkaampi hyödyntäminen palveluiden kehittämisessä ja käytössä on seuraava steppi. Esimerkiksi kansalaisilta saatujen palautteiden esikäsittelyssä tekoäly toimii loistavasti ja nopeuttaa palautteiden käsittelyä ja vastausten hyödyntämistä. Mietimme koko ajan erilaisia tekoälyn hyödyntämisen paikkoja”, Heinälä sanoo.
Kiinnostuitko? Lue lisää tästä.
Ota yhteyttä: Vesa Heinälä, Liiketoimintajohtaja, Johtamisen ja hallinnon palvelut, puh. 040 587 4314, vesa.heinala@tiera.fi