Yli 5000 identiteetin tunnukset hallitaan yhdessä järjestelmässä.
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä Keusote on käyttöönottanut Tiera Käyttövaltuushallinnan järjestelmän ja myös Palvelunhallinnan käyttöönottoprojekti on käynnissä. Päätös palveluiden käyttöönotoista syntyi reilu vuosi sitten ja taustalla oli niin tiedonhallintalain edellyttämä muutos kuin se, että organisaatio halusi hallita palveluitaan ja prosessejaan tehokkaammin.
– Tiedonhallintalaki ajoi osaltaan muutokseen, mutta meillä oli tunnistettu tarve saada käyttövaltuuksiin ja palveluidemme hallintaamme liittyvät prosessit sujuviksi ja kustannustehokkaiksi, kertoo Keusoten ICT-kehittämispäällikkö Benita Kapp.
Käyttövaltuushallinnan palvelu mahdollistaa kuntaorganisaation käyttäjätunnuksien ja -valtuuksien elinkaaren hallinnan yhden järjestelmän avulla. Keusotessa kaikki käyttäjätiedot keskitettiin yhteen Azure AD:hen ja palveluun siirrettiin työasematunnusten automaatio sekä asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöoikeushakemukset.
– Halusimme automatisoida mahdollisimman pitkälle käyttöoikeuksien anomisen, hyväksynnän ja luonnin. Hallitsemme palvelun avulla myös omia Microsoft-lisenssejä. Kun käyttöoikeudet on automatisoitu, tuo se merkittäviä kustannussäästöjä mm. lisenssimaksuissa, Kapp sanoo.
Järjestelmä tuo tehoa ja tietoturvaa
Käyttöönottoprojektin ensimmäisen vaiheen tavoitteena oli työasematunnusten automatisointi. Tämä perustuu työsopimusten tietoihin alkamis- ja päättymispäivistä, joiden pohjalta järjestelmä luo tunnukset. Integraatiota rakennettiin eri järjestelmiin projektin aikana seitsemän. Integraatioiden kautta Tieran Käyttövaltuushallintajärjestelmä toimittaa ja hakee käyttövaltuuksiin liittyviä tietoja mm. henkilöstöhallinnanjärjestelmästä, matkapuhelin- ja laitekumppanin järjestelmästä sekä Keusoten itsepalveluportaalista.
– Meillä on noin 4000 vakituista työntekijää ja noin 1000 keikkatyöntekijää. Käyttövaltuushallinnan piirissä on siis aktiivisia identiteettejä hieman yli 5000. Tämä on iso määrä hallittavia tunnuksia, vaikka puhuisimme pelkistä työasematunnuksista. Säästö on helppo laskea, jos miettii että yhden tunnuksen luontiin menisi manuaalisesti vaikka 15 minuuttia, Kapp sanoo.
Toiminnan tehostumisen ja automatisoinnin lisäksi Keusote näkee, että järjestelmä parantaa myös merkittävästi käyttöoikeuksien hallintaan liittyvää tietoturvaa ja tietosuojaa.
– Säästöä on tullut myös sitä kautta, että käsiteltävien työpyyntöjen eli tikettien määrä on vähentynyt ICT-kumppanillamme Kuuma-ICT:llä käyttöoikeuksien automatisoinnin myötä.
Muutos on 90 % toimintaa, 10 % tekniikkaa
Käyttöönottoprojektit ovat Keusoten kokemuksen mukaan sujuneet hyvin, mutta suurimmat haasteet ovat tulleet esiin toimintaprosessien kanssa sekä integraatioissa olevien tietojen määrittelyssä.
– Kuten monessa muussakin, muutoksen läpivienti on 90 % toimintaa ja 10 % tekniikkaa. Jos prosessit ovat epäselviä, määrittely ja tietojen keräys vie aikaa. Tietohan on juuri niin laadukasta kuin sen on järjestelmään laittanut, Kapp naurahtaa.
Hän korostaakin, että käyttöönottoprojektin alussa aikaa kannattaa varata määrittelylle ja prosessien kuvaamiselle. Työ ei myöskään lopu palvelun käyttöönottoon.
– Olemme hyvässä vauhdissa, mutta työ ei suinkaan lopu käyttöönottoprojektin päättymiseen. Tämä on jatkuvaa kehittämistä. Tavoitteenamme on käyttövaltuushallinnan osalta automatisoida kaikki mahdollinen. Yhteistyö jatkuu Tieran ja toimittajakumppani Efecten kanssa tiiviinä. Meillä on mm. kaksi kertaa vuodessa ns. strateginen ohjausryhmä, jossa käymme läpi saavutuksia ja edistymistä sekä mietimme jatkokehitystä ja muutostarpeita.
Keusote on parasta aikaa ottamassa käyttöön myös Tiera Palvelunhallintaa.
– Palvelunhallinta mahdollistaa meille näkymän palvelukokonaisuuteemme. Kun kaikkia palveluita voi hallita yhdessä järjestelmässä pystymme paremmin saadun tiedon pohjalta ennakoimaan ja analysoimaan toimintaa. Keskeistä on myös, se että saamme tarjottua palvelumme yhden pisteen kautta asiakkaillemme.
Kapp näkeekin ICT:n roolin Keusotessa juuri sote-ammattilaisten työn mahdollistajana. Kun työvälineet ja -ympäristö toimii, ammattilaiset voivat keskittyä tärkeimpään eli asiakastyöhön.
Tiera ja Efecte tekevät tiivistä yhteistyötä, jotta kuntakentän asiakkaat saavat parasta palvelua
Tieran toimittajakumppanina toimii Efecte ja Keusoten onnistuneet hankkeet ovat hyvä esimerkki tiiviistä yhteistyöstä.
– Efecte vastaa asiakkaiden kehitys- ja käyttöönottoprojekteista sekä palveluiden sujuvasta toiminnasta. Meillä on palaverit kerran viikossa, jolloin käymme kaikkien Tiera Palvelun- ja Käyttövaltuushallintapalveluiden asiakkaiden hankkeet ja tilanteet läpi. Näin pystymme nopeasti reagoimaan muuttuneisiin tarpeisiin ja varmistamme sujuvan operatiivisen toiminnan, kertoo Tieran ratkaisupäällikkö Hannu Ylinen.
Palveluita myös kehitetään kunta-asiakkaiden toiveet ja tarpeet huomioiden. Tästä esimerkkinä juuri julkaistu Tiera Verkkokaupan integraatio sekä kuntalaisten palvelukanavan kehitystyö palvelunhallinnan järjestelmiin.