Vaasa sai unelmien tiimin ICT-palveluiden ulkoistuksessa: Tieran ja kaupungin tiimit ovat hitsautuneet yhteiseen tekemiseen

Tieralle ulkoistettu ICT-palvelu on kasvanut muutamassa vuodessa luontevaksi ja vakaaksi kivijalaksi Vaasan kaupungin digitaaliselle kehitykselle. Sen päälle rakennetaan nyt moderneja palveluita rennossa ja innostuneessa ilmapiirissä. Miten hyvä tiimi rakennetaan?

“Meidän jengi ja kadonneen palvelimen arvoitus”, murjaisee Vaasan ICT-johtaja Vesa Mustonen, kun haastattelun lopuksi totean, että Tieran ja Vaasan kaupungin ICT-tiimin hyvä yhteishenki ja työtehtävät kuulostavat mainion seikkailukirjan aineksilta.

Vaasan kaupunki siirsi ICT-palveluidensa tuottamisen Tieralle vuoden 2021 alussa. Nyt tiimin kolmen vastuujäsenen hyvä fiilis huokuu ulkopuolisellekin. Vaikka töitä tehdään kahdessa talossa, minkäänlaisia saumoja tai kynnyksiä ei tiimin yhteistyössä näy. Jengi on hitsautunut yhteen ja yhteisiin tavoitteisiin. Miten näin hyvin toimiva tiimityö on saatu aikaan?

Hyvä tiimihenki ja asialle omistautuminen

Tieralta ICT-palvelun ydintiimissä ovat mukana palvelupäällikkö Marko Vuorinen ja palvelunhallintakoordinaattori Juho Laitinen.

“Saumattoman ja sujuvan yhteistyön kannalta on tärkeää, että on tutut yhteyshenkilöt. Samalla asiakkaan tiimin ja ICT-palveluntuottajien suhteesta tulee myös aitoa työtoveruutta. Vaasan apuna on silti aina myös koko Tieran tiimi ja sen osaaminen. Näin varmistetaan aina paras ja nopein mahdollinen tuki”, Vuorinen kertoo.

“Avoimuus kuvaa parhaiten tiimimme henkeä. Keskustelu on välitöntä ja mahdolliset ongelmat kohdataan yhdessä. Nykymaailmassa IT-ympäristö muuttuu koko ajan ja reaktioajat ovat minuutteja. Siinä onnistumiseen tarvitaan hyvää ja tiivistä yhteistyötä. Tieralaisten kanssa olemme löytäneet tilanteeseen kuin tilanteeseen aina yhdessä ratkaisun. Se motivoi meitä kaikkia”, Mustonen sanoo ja lisää:

“Tieralaisten kanssa on tunne, että ollaan aina samalla puolella pöytää. Työskentelemme yhdessä yhteisten asioiden ja onnistumisten eteen. Tieralaiset ottavat omistajuuden asioihin.”

“Kun hoidamme asioita kuin omiamme, se vahvistaa hyvää tiimihenkeä. Onnistumisista iloitaan ja vastoinkäymisiä voidaan harmitella yhdessä niihin jumittumatta”, Vuorinen lisää.

“Meillä on hyvin matala kynnys yhteydenottoihin molemmin puolin. Mistä vain voi soittaa, eikä tyhmiä kysymyksiä ole. Luotamme hyviin prosesseihin: tämä ei ole mitään tikettien ja sähköpostien välistä keskustelua, vaan ihmisten avointa vuorovaikutusta. Juhonkin kanssa soitellaan usein työpäivän päätteeksi kuulumiset”, Mustonen täydentää, ja Vuorinen ja Laitinen nyökyttävät samaa mieltään.

ICT-palveluiden ulkoistus vapauttaa aikaa omalle kehitystyölle

Vaasalla oli kauaskantoiset suunnitelmat, kun se lähti vahvistamaan ICT-palveluitaan Tieran tuella. Suunnitelmien toteutusta on viety myös eteenpäin vakaiden ICT-palveluiden turvin.

“Kun ICT-palvelumme ovat laadukkaita, voimme keskittyä viemään eteenpäin kaupungin digitalisaation kehittämistä ja strategiaa. Tieran ICT-palveluiden tuella meillä on nyt paremmat lähtökohdat kehittämiseen, mittaamiseen ja uusien palikoiden liittämiseen palveluiden päälle”, Mustonen sanoo.

“Omien resurssien vapauduttua olemme pystyneet keskittymään enemmän digitalisaation kehittämiseen, kuten automaatioalustan rakentamiseen ja tärkeimpien integraatioiden standardointiin sekä laajempaan asiakaspalveluprosessien kehittämiseen. Onkin tärkeä saada ICT-ydin kuntoon, jotta voi edetä isompiin hankkeisiin. Uskon että muutaman vuoden sisällä voimme olla jo aivan eri tasolla strateginen partneri Vaasan eri toimialoille”, Mustonen kuvailee.

Miten valmistautua ICT-ulkoistukseen?

Vaasassa ollaan jo pitkällä, mutta mitä pitää ICT-ulkoistusta vasta harkitsevan kunnan ottaa keskusteltavaksi?

“Ensimmäisenä kannattaa itseltään kysyä, miksi ulkoistaisimme? Meidän vastauksemme oli, että kun saamme ICT-palvelut Tieralta, voimme luottaa, että muun muassa resursointi, tietoturva ja sijaistukset ovat kunnossa: Ollaan tehokkaita ja laadukkaita standardoidulla tavalla. Osaavista it-työntekijöistä voi hyvinkin olla pulaa lähivuosina, eikä heitä ole aina helppo rekrytoida”, Mustonen pohtii.

Hän kehottaa miettimään myös, mitkä asiat kannattaa ostaa palveluna ja minkälaista omaa osaamista kuntaan tarvitaan, jotta se voi kehittyä. “Kannattaa piirtää kuva seuraavien 3–7 vuoden tavoitteista”.

“Hyvään tietoturvaan kannattaa satsata, sillä aktiivisuus erilaisten tietoturvaloukkausten ja palvelunestohyökkäysten saralla on lisääntynyt”, Mustonen painottaa.

Hänen mukaansa tiimihenkeen ja tiimin kanssa yhteiseen tekemiseen on hyvä sijoittaa myös ulkoistuksissa. Vaasalaisetkin ovat käyneet tieralaisten kanssa esimerkiksi tietoturvaharjoituksissa. Viikon leirillä kasvoi niin osaaminen kuin yhteishenki, kun yhdessä viilattiin kriisivalmiutta. Paras oppi oli selvä: tilanteesta riippumatta tarvitaan saumatonta yhteistyötä. Ja sitähän tällä tiimillä on.

“Vaikka ICT olisi ulkoistettu, silti on todella tärkeää olla ihmisinä yhtä ja samaa meidän jengiä. Silloin myös otetaan vastuuta ja omistajuutta asioihin”, Mustonen linjaa.

Lue lisää Vaasan päätöksestä ulkoistaa ICT-palvelut