ICT-yhteistyö mahdollistaa toiminnan kehittämisen Kemissä

Kemin kaupunki päätti reilu vuosi sitten ulkoistaa ICT-palvelunsa ja yhteistyö Tieran kanssa alkoi toukokuussa 2021. Kesän 2022 alussa käyttöönottoprojekti valmistui, ja Kemi on erittäin tyytyväinen tekemäänsä päätökseen. Tietohallintopäällikkö Tenho Moilanen kuvaa, mitä yhteistyö inhouse-kumppanin kanssa on mahdollistanut:

– Monella on ajatus siitä, että palveluiden ulkoistuksen myötä kulut kasvavat. Vaikka olemme jo nyt tehneet paljon kehittämistä ja uudistuksia, ICT kulumme eivät ole nousseet. Olemme saaneet aidon kumppanin, jonka kanssa olemme modernisoineet ympäristömme, ja jonka myötä voimme keskittyä toimialojen kehittämiseen, kertoo Kemin kaupungin tietohallintopäällikkö Tenho Moilanen.

Moilanen on erityisen tyytyväinen siihen, että yhdessä läpikäydyt ja Tieran lupaamat asiat ovat todella toteutuneet. Kaupungin käytössä on valtakunnallinen asiantuntijaorganisaatio, joka tuntee kuntakentän ja mahdollistaa leveämmät hartiat kaupungin perus-ICT:n ylläpitoon.

– Me voimme nyt keskittyä toiminnan kehittämiseen, aikaa ei mene enää operatiivisten ongelmien ratkaisemiseen, Moilanen sanoo.

”Yhteistyö on tuntunut kumppanuudelta alusta alkaen”

Kemi tunnisti aikanaan, monen muun kunnan tavoin, että ICT-ympäristön ylläpito vaatii koko ajan enemmän resursseja ja osaamista. Haasteena oli saada oma aika riittämään toiminnan ja palveluiden kehittämiseen. Tietohallinnon järjestämistä uudella tavalla lähdettiin miettimään, ja Kemin omistaman inhouse-yhtiö Tieran kanssa käynnistettiin nykytilaselvitys Polku Tieraan -konseptin avulla.

Polku Tieraan -ratkaisuesityksessä kartoitimme nykytilamme ja ympäristön järjestämismahdollisuuksia. Mallin myötä prosessi tulee käytyä läpi perusteellisesti ja konsepti sisältää asiakkaan näkökulmasta selkeät etenemisvaiheet. Näen, että yhteistyömallin kautta myös organisaatiomme saatiin sitoutettua työhön tehokkaasti ja dialogi oli aktiivista.

Kemissä oltiin erittäin tyytyväisiä myös itse sopimusneuvotteluihin, jotka jatkuivat Polusta tutulla tavalla yhteistyössä keskustellen. Kiitosta saa myös tapa huomioida siirtyvä henkilöstö, joka on nyt osa Tieran valtakunnallista asiantuntijaorganisaatiota.

– Yhteistyö on tuntunut kumppanuudelta alusta alkaen. Olemme haastaneet ja sparranneet toinen toisiamme parhaan yhteisen lopputuloksen aikaansaamiseksi. Minä olen kokenut, että olemme olleet koko ajan samalla puolella pöytää, Moilanen sanoo.

Näkyviä tuloksia vuodessa – palveluiden käytettävyys ja palvelutaso noussut

Vuosi tuntuu usein lyhyeltä ajalta saada aikaan näkyviä tuloksia ja konkreettisia parannuksia, etenkin kun puhutaan isommista toiminnan muutoksista ja muutosprojekteista. Kemissä jo käyttöönottoprojektin aikana kaupunki on päässyt näkemään ja hyödyntämään yhteistyön tuloksia.

– Olemme automatisoineet perustoimintojamme, käytössämme on jo nykyaikaiset hallintasovellukset ja tietoturvaamme on pystytty nostamaan monella eri teknologiatasolla. Myös kyberturvallisuuteen olemme aiempaa paremmin voineet varautua.

Nyt kun yhteistyössä on siirrytty palvelutuotannon vaiheeseen, pääsee kaupungin oma tietohallinto keskittymään entistä enemmän toiminnan ja palveluiden kehittämiseen.

– Näen, että palveluidemme käytettävyys ja palvelutasomme on jo parantunut, mutta nyt lähdemme entistä vahvemmin kohti vaihetta, jossa myös loppukäyttäjät pääsevät näkemään palvelun laadun paranemisen paremmin – ja tätä myös aktiivisesti seuraamme.

Tulevaisuuden kuntapalvelut rakennetaan toimivan ICT-ympäristön päälle

Mitä sitten toiminnan muutoksesta on opittu ja mitä Tenho haluaisit nostaa esiin päätöstä miettiville tai muutosprojektia aloittaville kollegoille?

– Teimme vuodessa merkittävän hypyn uudelle vuosikymmenelle. Meillä oli korjausvelkaa, joka saatiin kirittyä. Mutta haluan muistuttaa, että varatkaa aikaa ja resursseja käyttöönottoon. Asiakkaan on tärkeää pystyä keskittymään, kun läpikäytävää on paljon ja palveluita laidasta laitaan. Onnistumisen edellytys on oma aktiivisuus ja mahdollisuus keskustella.

Apuna systemaattisessa läpiviennissä toimii Tieran strukturoitu ja tavoitteellinen projektisuunnitelma sekä kokenut projektitiimi.

– Haluan antaa erityiskiitoksen Tieran erinomaiselle projektipäällikölle ja -tiimille. Langat olivat todella taidokkaasti käsissä ja asiat etenivät sovitusti, Moilanen lisää.

Nyt Kemissä on siis varmistettu toimiva ja toiminnan kehittämistä tukeva ICT-ympäristö, jonka pohjalle tulevaisuuden kuntalaispalveluita lähdetään rakentamaan. Sote-exitin lisäksi kaupungissa tullaankin tulevaisuudessa keskittymään erityisesti mm. opetustoimen ICT-kehittämiseen ja kuntalaispalveluiden digitalisointiin.

– Jos tunnistat tietohallinnon vetäjänä, että kehityksen matkassa on vaikea pysyä, niin voin tällä kokemuksella sanoa, että helpottaa suuresti, kun on valtakunnallinen ICT-kumppani, joka tuntee ja tietää kunta-alan ympäristöt ja tulevaisuuden teknologiat, Moilanen lisää.