Kunnan digitalisaatio rakentuu useista toisiinsa liittyvistä osa-alueista. Digitalisaation peruspilarit luovat pohjan kunnan toiminnan kehittämiselle, esimerkiksi tietosuojan parantamiselle. Siksi yksittäisen osa-alueen sijaan kokonaisuutta kannattaa arvioida palvelujen löydettävyyden, tiedonhallinnan ja organisaation tiedonkulun näkökulmista. Näiden kolmen itsenäisen näkökulman rinnakkainen tarkastelu auttaa tunnistamaan kunnan digitaalisen toimintaympäristön vahvuudet ja kehityskohteet.
Itsenäiset osa-alueet, jotka täydentävät toisiaan
Pienen kunnan digitalisaation nykytilaa kannattaa lähestyä kolmen eri näkökulman kautta, joiden tarkastelu yhdessä tarjoaa kuvan kunnan digitaalisesta toimintakyvystä:
1. Sähköinen asiointi ja tiedon elinkaaren hallinta
Sähköinen asiointi ja tiedonhallinta muodostavat perustan pienen kunnan digitaaliselle toimintaympäristölle. Niiden kautta voidaan arvioida esimerkiksi sitä, kuinka hyvin käytössä olevat toimintatavat tukevat henkilöstön arkea, miten tieto liikkuu prosesseissa sekä kuinka hyvin kunta vastaa tiedonhallintaan liittyviin velvoitteisiin. Digitalisaation kehittäminen edellyttää ajantasaista tiedonhallintamallia, jotta toiminnan rakenteet ja tietovirrat saadaan näkyviksi.
Sähköisen asioinnin ja tiedonhallinnan kehittämistarpeita on tarkasteltu esimerkiksi Kokemäen kaupungissa, josta on kerrottu asiakastarinassamme Kokemäki selvitti sähköisen asioinnin ja tiedonhallinnan kehitystarpeet kolmessa kuukaudessa. Aiheeseen liittyviä näkökulmia avataan myös artikkelissamme Sähköinen tiedoksianto tehostaa kunnan toimintaa ja parantaa palvelua.
2. Palvelut näkyviksi kuntalaisille
Kuntalaiset etsivät palveluja yhä useammin verkosta tai tekoälypohjaisten hakujen avulla. Laadukkaat ja ajantasaiset palvelutiedot parantavat palveluiden löydettävyyttä ja tukevat kuntalaisten asiointia. Tämän takia Palvelutietovaranto (PTV) on keskeinen osa kunnan digitaalista näkyvyyttä ja palveluiden saavutettavuutta. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kokemuksia palvelutietojen päivitystyöstä on kuvattu asiakastarinaamme Yhteistyöllä palvelutiedot kuntoon Palvelutietovarannossa.
3. Sisäinen viestintä
Toimiva tiedonkulku tukee tehokasta työskentelyä, yhdenmukaisia toimintatapoja ja tiedon hyödyntämistä koko kunnassa. Sisäisen viestinnän merkitys korostuu erityisesti silloin, kun tieto liikkuu useiden toimintojen ja toimialojen välillä. Digitalisaation nykytilaa arvioitaessa on tärkeää ymmärtää, kuinka hyvin tieto kulkee organisaatiossa ja kuinka helposti henkilöstö löytää tarvitsemansa tiedon.
Onko jokin yllä olevista aiheista ajankohtainen kunnassanne? Tarkempaa tietoa Tieran Digikonsultoinnin palveluista löydät sivuiltamme: Digijohtaminen sekä Sähköinen asiointi ja tiedon elinkaaren hallinta.