Tieran asiakasorganisaatioilla on ollut reilun vuoden ajan mahdollisuus hankkia käyttöönsä Tiera Optima -palvelu kotihoidon laadun ja tehokkuuden parantamiseen.
Kotihoidon asiakas- ja käyntimäärät jatkavat kasvuaan ja tämänkin tarpeen onnistuneeseen hallinnointiin Tiera Optima tarjoaa strategisen optimoinnin asiantuntijaprojektin ja jatkuvan palvelun optimointiratkaisun.
Ilahduttavasti Tieran kotihoidon asiakasorganisaatiot ovatkin jo löytäneet Tiera Optima -palvelun ja päässeet käytännössä toteamaan, miten optimoinnilla voidaan vaikuttaa työn sujuvuuteen ja tehokkuuteen sekä asiakaspalvelun laadukkuuden ylläpitoon ja kehittämiseen.
Myös tulevilla hyvinvointialueilla Tiera Optima tuo varmasti jatkossa hyötyjä kustannusten hillitsemiseen, palveluiden järjestämiseen sekä käyntien oikea-aikaisuuteen ja jatkuvuuteen – käyttökohteena kotihoidon käyntien optimoinnin lisäksi esimerkiksi vanhusten palvelukuljetukset. Kuntien muilla palvelualueilla Tiera Optimaa voidaan hyödyntää esimerkiksi koulukuljetusten tai ruokahuollon logistiikan hallintaan.
Mitä tarkoitamme strategisen optimoinnin projektilla?
Strategisen optimoinnin projektissa voidaan laskea erilaisia vaihtoehtoisia ja toteuttamiskelpoisia “mitä jos” -skenaarioita, voidaan kokeilla erilaisia reittimääriä ja määrittää sopiva hoitajamäärä alueelle maantiede ja asiakkaat huomioiden. Toteuttamiskelpoinen reittisuunnittelu tarkoittaa, että aikaa on riittävästi valmisteluun, taukoihin, siirtymisiin, kirjaamisiin ja ennen kaikkea asiakkaille. Myös erilaisten aluejakojen vaikutusta hoitajatarpeeseen tai palvelun jatkuvuuteen voidaan kokeilla.
Strategisen optimoinnin projektissa voidaan myös kokeilla toimintamalleihin tehtäviä muutoksia; esimerkiksi, miten etäpalveluiden lisääminen tai lääkeautomaattien käyttöönotto vaikuttaisi päivien kulkuun ja resurssitarpeisiin.
Osa strategisen optimoinnin projektia on myös asiakasorganisaatiossa käytävä keskustelu mahdollisesta tarpeesta muuttaa toiminnan rakenteita. Rakenteet tarkoittavat tässä tapauksessa sovittuja käyntien palveluaikoja, käyntilokeroita sekä henkilökunnan osaamiseen liittyviä vaatimuksia. Kun työaika- ja työvuorosuunnittelu tehdään asiakastarpeisiin pohjautuen, myös oma- tai vastuuhoitajuus toteutuu käytännössä. Tiimirakenteita voidaan muokata tarkoituksenmukaisemmaksi ja erityisosaajaryhmille voidaan muodostaa normaalista tiimirakenteesta poikkeavat toiminta-alueet.
Erityyppisiä muutoksia voidaan kokeilla ja esittää läpinäkyvästi, ja niistä on erittäin tärkeää keskustella projektin eri vaiheissa läpi koko kotihoidon ja alueellisen päätöksenteon – ennen päätöstä mahdollisesta muutoksen läpiviennistä.
Projektin päättyessä tuloksena on kokonaisia, konkreettisia ja käytäntöön vietävissäolevia vaihtoehtoja kotihoidon työvuorojen ja reittien suunnitteluun. Projektin löydökset ja ehdotetut muutokset käydään läpi asiakasorganisaation kanssa siten, että paikalla ovat mahdollisimman laajasti kaikki, joita mahdolliset muutokset koskettavat. Asiakas saa myös loppuraportin käyttöönsä tarpeen mukaan jatkojalostettavaksi.
Tiera Optima jatkuvaan käyttöön strategisen optimoinnin projektin päätyttyä
Strategisen optimoinnin projektin päätyttyä asiakasorganisaatiolla on mahdollisuus ottaa Tiera Optima jatkuvaan operatiiviseen käyttöön. Optiman käyttöönotto jatkuvana palveluna onkin suositeltavaa mahdollisimman nopeasti projektin päätyttyä, jolloin projektin aikana tehdyt löydökset ja suunnitelmat ovat vielä tuoreita.
Uusien toimintamallien vienti osaksi päivittäistä työtä vaatii, että sekä johto että kentällä toimiva henkilökunta ovat sitoutuneita muutokseen – näin uudistukset on helpompi viedä käytäntöön.
Tiera Mobiili kotihoito -palvelun ja Tiera Optiman välille toteutettu integraatio tuottaa tarvittavat tiedot henkilöstöstä, osaamisista, vaatimuksista, käyntilokeroista, asiakkaista ja asiakaskäynneistä Optimaan, ja työnjakajat käyttävät itse optimointiin Tiera Optimaa. Valmis optimoitu päivä viedään integraation kautta takaisin Mobiili kotihoito –palveluun, ja se on sitä kautta tuttuun tapaan käytettävissä Mobiili kotihoito -sovelluksessa.
Optiman vaikutukset työn mielekkyyteen ja asiakastyytyväisyyteen
Työn mielekkyys koostuu monen tekijän summasta. Vaikuttajina ovat esimerkiksi johtaminen, työn sisältö eli millaisten asioiden parissa työskennellään, työkaverit ja asiakkaat. Työn mielekkyyteen vaikuttavat myös tavoitteiden saavuttaminen ja työssä onnistuminen sekä työstä saatava korvaus ja työajat.
Tutkimukset osoittavat, että työ koetaan sitä mielekkäämmäksi, mitä enemmän henkilöllä itsellään on työn hallinnan tunnetta.
Tiera Optiman käyttöönottaneilla asiakasorganisaatioillamme kotihoidon työntekijät ovat kokeneet optimoinnin lisäävän työn mielekkyyttä. Optimoinnin avulla päivästä tulee hallittava kokonaisuus, jaettavat kilometrit vähenevät, päivän reitit ovat mielekkäitä työntekijöille, aikaa jää asiakaskohtaamiseen ja tauoille on oma paikkansa.
Optiman käyttöönoton myötä asiakaskokemuskin paranee, kun mahdollisesti aiemmin asiakkaan luona on käynyt päivittäin eri hoitajia, palveluajoista on mahdollisesti jouduttu nipistämään muutamia minuutteja ja käyntiä on saattanut sävyttää aika ajoin kiireen tuntu. Asiakastyytyväisyys lisääntyy, kun asiakas saa luokseen tutun hoitajan, jolla on aikaa aidosti kohdata ihminen tuttuun aikaan ja kiireettä.
Anne Talvitie
Ratkaisupäällikkö
Hyvinvointipalvelut
Kuntien Tiera Oy