Mikko Kylväjä, ratkaisupäällikkö
Hallitusohjelmassa on asetettu tavoitteeksi, että Suomi tunnetaan edelläkävijänä, jossa digitalisaation ja teknisen kehityksen tuomia mahdollisuuksia kehitetään ja otetaan käyttöön yli hallinto- ja toimialarajojen. Tavoitteena on nostaa julkisen sektorin teknologia- ja digitalisaatiokyvykkyyttä sekä kehittää julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyötä. (Digitalisaation edistämisen ohjelma – Valtiovarainministeriö (vm.fi))
Tiera Digius vastaa tähän tarpeeseen. Se on pilvipohjainen ohjelmistoratkaisu, jonka avulla voidaan digitalisoida esimerkiksi kuntien tarjoamia palveluita. Tieran Digiuksessa itse ohjelmistoa tärkeämpää onkin se, miten monilla eri tasoilla se voi tuottaa asiakkaille lisäarvoa.
Yksinkertaisimmillaan digitalisaation voisi ymmärtää paperisen lomakkeen ja manuaalisen käsittelyn siirtämisen tietojärjestelmään. Paperinen lomake siirretään tietokoneen ruudulle ja hyväksyntäleimaa ei tehdä musteleimasimella vaan hiirellä.
Toimintaa kehittäessä kannattaa myös ajatella uudella tavalla. Ainakin välillä kannattaa pysähtyä miettimään, että voisiko ”vanhan prosessin” digitalisoimisen lisäksi miettiä, toisivatko uudet menetelmät kokonaan uudenlaisen tavan toteuttaa prosessi. Tarvitaanko kaikkia välivaiheita ja pitääkö kunnan ammattilaisen olla siirtämässä käsittelyä seuraavaan vaiheeseen?
Automaatio mahdollistaa muutoksen
Automaatio yhdistetään usein säästöihin henkilöstökustannuksissa. Itse ajattelen niin, että automaation avulla saadaan ammattilaiset keskittymään niihin asioihin, joissa oikeasti tarvitaan ihmistä. Rutiinit ja tylsät työt voidaan jättää ohjelmistoille, jolloin ammattilaiset voivat keskittyä oikeasti luomaan paremman elämän edellytyksiä kuntalaisille. Toisaalta rutiinitehtävissä inhimillisten virheiden määrää voidaan vähentää automaatiolla. Automaatio lisää myös tasa-arvoa, sillä esimerkiksi automaattisella prosessinohjauksella voidaan varmistaa, että jokainen puunkaatolupa käsitellään aina samoin.
Päätöksenteon automatisoiminen saattaa kuulostaa pelottavalta, mutta kuitenkin ihmisellä on aina täysi kontrolli siihen, mitä automaatiolla tehdään. Automatisoiduista prosesseista saadaan tarkkaa mittadataa esimerkiksi palvelun läpimenoajoista tai mahdollisista pullonkauloista.
Kaiken tämän ytimenä on hyvin toimiva ja laadukkaasti rakennettu ohjelmisto. Hyvin valitut, kilpailutetut, toimittajariippumattomat ja käytännössä testatut ohjelmistot muodostavat toimintaympäristön, jonka päälle voidaan lähteä rakentamaan muuta lisäarvoa. Kuntien kannalta on helpompi hankkia alustat ja ohjelmistot toimittajalta palveluna.
On selvää, että puhuttaessa alustasta, jonka avulla on tarkoitus hakea isompaa lisäarvoa monelle eri kunnalle, sen muokattavuus ja sovitettavuus on tärkeää. Jokaisella kunnalla on oma toimintaympäristö ja omia tarpeita.
Digitalisaatioalustan muokattavuus tarkoittaa käytännössä sitä, että paljon erilaisia toiminnallisuuksia voidaan ottaa käyttöön nopeasti, mutta sen jälkeen on mahdollista kehittää prosesseja ja integraatioita yhdessä. Hyviä esimerkkejä yhdessä kehitettävistä asioista on integraatiot eri toimialajärjestelmiin ja prosessien sovittaminen kunnan omiin käytäntöihin tai vastuisiin.
Laitetaan hyvä kiertoon
Digius toimii myös alustana kuntien väliselle yhteistyölle. Jos esimerkiksi yhden kunnan kanssa kehitetään integraatio tiettyyn toimialajärjestelmään, samaa ratkaisua voidaan käyttää myös toisessa kunnassa, jossa on käytössä sama toimialajärjestelmä. Tai kyseessä voi olla palveluprosessi, joka digitalisoidaan yhdessä kunnassa ja huomataan, että sama prosessi, ehkä pienin viilauksin, toimii monessa muussa kunnassa. Kutsumme sitä kuntien kiertotaloudeksi.
Kehittämisessä pyrimme ketteryyteen ja perusratkaisuiden valinnassa mahdollisuus ketterään kehittämiseen on keskeinen arvo.
Ohjelmistot ovat lopulta vain bittejä jossain pimeässä konesalissa. Ne kuitenkin mahdollistavat lisäarvon rakentamisen ja lopulta se johtaa tärkeämpiin asioihin kuten työhyvinvointiin, tasa-arvoon, asukastyytyväisyyteen, osallistavuuteen ja läpinäkyvyyteen. Näitä kunnan kannattaa tavoitella ja näiden edistäminen on se syy, miksi järjestelemme bittejä konesaleissa.