Lappeenrannan varhaiskasvatus otti käyttöön Tiera Vesseli -toiminnanohjausjärjestelmän syksyllä 2022. Tavoitteena on saada enemmän aikaa kasvatustyölle ja helpottaa perheiden asiointia muun muassa prosesseja automatisoimalla.
Lappeenrannassa oli jo pitkään etsitty uutta kokonaisratkaisua varhaiskasvatuksen toiminnanohjauksen sujuvoittamiseksi. Tiera Vesseli vakuutti käyttäjälähtöisenä kokonaisuutena, jonka automatisoidut toiminnot vapauttavat aikaa varhaiskasvatuksen ydintehtäviin.
“Olimme tutkineet aiemmin viiden eri toimijan vaihtoehtoja. Kun tutustuimme Tiera Vesseliin, tiesimme löytäneemme vihdoin meille sopivan ratkaisun. Se sisälsi kaiken, mitä toivoimme ja oli kaiken lisäksi jo valmiiksi kilpailutettu, mikä säästää aikaa ja vaivaa”, kertoo Anu Lindgren-Kilpiä, Tiera Vesselin pääkäyttäjä. Hän toimii Lappeenrannan yksityisten päiväkotien ohjaajana ja Lappeenrannan Kesämäen varhaiskasvatuksen aluejohtajana.
Lappeenrannassa on 14 päiväkotia ja 18 perhepäivähoitajaa. Lisäksi käytössä on palveluseteli seitsemään yksityiseen päiväkotiin. Näiden palveluiden piirissä on noin 2700 lasta, joista 2300 kunnallisella puolella. Toiminnanohjausjärjestelmän toivottiin sopivan kaikkiin tarjolla oleviin varhaiskasvatuksen vaihtoehtoihin.
Tiera Vesseli vapauttaa aikaa kasvatustyöhön
Lappeenrannassa tavoitteena oli paitsi keventää henkilökunnan työtaakkaa automatisoiduilla toiminnoilla myös saada kaikki toiminnot saman kirjautumisen alle. Samalla haluttiin tehdä perheiden asiointia varhaiskasvatuksen osalta entistä helpommaksi.
“Järjestelmässä on kaikki varhaiskasvatuksen toiminnanohjauksen tarvitsemat perustoiminnot. Kasvattajien ja vanhempien on helppo käyttää sitä mobiililaitteilla missä ja milloin vain”, Lindgren-Kilpiä kertoo.
“Tiera Vesseli on yksi harvoista toiminnanohjausjärjestelmistä, jossa on myös mahdollisuus perhepäivähoidon toiminnan suunnitteluun. Se taipuu siis moneen. Meitä houkutteli lisäksi sen sisältämä laskutusmahdollisuus toteutuneiden hoitotuntien mukaan”, täydentää Jouni Kolehmainen, Lappeenrannan kaupungin Tieto- ja viestintätekniikan koordinaattori, jonka vastuulla ovat opetuksen järjestelmät.
Jos kirjaamisiin menee paljon aikaa, se on aina pois kasvatustyöstä. “Tiera Vesseli sujuvoittaa ja tekee jatkossa turvallisemmaksi lasten tuonnin ja haun varhaiskasvatuksesta, kun vanhemmat voivat itse kirjata lapsensa sisään ja ulos tägeillä eteisen kirjautumislaitteella. Jos hoitajan pitää erikseen pyytää kuittaukset mobiililaitteelle, se vie aikaa esimerkiksi lasten tärkeiden kuulumisten vaihdolta”, Lindgren-Kilpiä sanoo.
Tiera Vesseli helpottaa tiedon hallinnointia
Käyttöönotettu uusi järjestelmä on nopeuttanut jo tähän mennessä Lappeenrannan varhaiskasvatuksen toiminnanohjausta, kun kaikkea ei tarvitse kirjata käsin. “Tiera Vesselin tarjoama työvuorosuunnittelu on meille hyvin tärkeä toiminto. Aiemmin teimme sen Excelillä. Nyt työntekijät voivat tasaveroisesti seurata työvuorojaan omasta mobiililiittymästään, ja muutokset on entistä helpompi tehdä”, Lindgren-Kilpiä kertoo.
“Kun Tiera Vesselissä on vielä rajapinta henkilöstöhallinnan järjestelmään, tarvittavat tiedot vaikkapa pätevyyksistä, lomista tai sairaslomista ovat heti nähtävillä. Tämä helpottaa työvuorosuunnittelua, myös silloin kun on sijaisia”, Kolehmainen toteaa.
“Tiera Vesseliin kirjautuminen on vaivatonta, sillä samoilla kunnan oman toimialueen hallinnoimilla käyttäjätunnuksilla on mahdollista kirjautua niin Tiera Vesseliin kuin muihin kaupungin järjestelmiin. Aiemmin jokaisella 600 työntekijällä oli omat salasanansa järjestelmään, ja niiden hallinnoiminen vei paljon työaikaa”, Lindgren-Kilpiä kertoo.
Lappeenrannassa ollaan tyytyväisiä Varda- ja Koski-integraatioon
“Tiera Vesselistä siirtyy integraation kautta tarvittavat tiedot varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda). Tallennettavat tiedot ovat selkeästi nähtävissä ja tietojen virheellisyys helposti korjattavissa tarvittaessa. Tiedot siirtyvät myös esiopetuksen jälkeen sujuvasti perusopetuksen Koski-järjestelmään”, Lindgren-Kilpiä toteaa.
“Järjestelmässä hyvää on myös, että se kehittyy, ja voimme olla mukana kehityksessä. Seuraavaksi odotamme ruokapalveluintegraatiota, joka vähentäisi manuaalista tietojen naputtelua osaltaan”, Kolehmainen sanoo.
Käyttöönotto sujui aikataulussa suunnitelmien mukaan
Tiera Vesselin käyttöönotto Lappeenrannassa eteni hyvin järjestelmällisesti ja aikataulussa pysyen. “Suunnittelimme yhdessä Tieran projektipäällikön kanssa aikataulut ja sovimme tehtävät asiat. Tavoitteena oli järjestelmän tuotantokäytön aloittaminen 1.9.2022 ja tässä aikataulussa pysyttiin”, Kolehmainen kertoo.
Anu Lindgren-Kilpiä organisoi varhaiskasvatuksen koulutukset ja huoltajien tiedottamiset, mutta projektinhallinta oli Tieralla. “Projektipäällikkö Tieralta piti homman hyvin kasassa, ja se eteni pala palalta jouhevasti”, Lindgren-Kilpiä kiittelee.
“Vaikka tietojärjestelmävaihtojen aikataulut tuppaavat venymään, tämä projekti piti aikataulunsa hienosti”, toteaa Kolehmainen.
“Syksy on ollut Tiera Vesselin sisäänajovaihetta, mutta itse iloitsen siitä, kuinka nopeasti asiat nykyään sujuvat. Järjestelmä ei jumita ja tiedot saa todellakin napin painalluksella. Enää ei myöskään tarvita käyttökatkoja päivityksiin”, Lindgren-Kilpiä sanoo.
Tiera Vesselin vahvuutena on, että sitä kehitetään yhdessä asiakkaiden, Tieran ja alihankkijan edustajan kanssa ekosysteemiryhmässä, joka kokoontuu kaksi kertaa vuodessa. Näin saamme kehitettyä Tiera Vesseliä juuri käyttäjien toivomaan suuntaan”, kertoo Kirsi Wetterstrand, palvelupäällikkö Tieralta.
Inspiroidu artikkelista: Näin onnistut varhaiskasvatuksen digiloikassa