Järvenpää valitisi Tiera Vesselin varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmäksi, jotta työ ja tiedolla johtaminen helpottuisi.
Järvenpään kaupungin varhaiskasvatus otti Tiera Vesselin käyttöön ensimmäisten joukossa vuonna 2021. Varhaiskasvatuksen käytössä aiemmin ollut toiminnanohjausjärjestelmä oli tullut tiensä päähän, eikä sitä voinut enää kehittää. Samaan aikaan kaupungin johto suunnitteli isoa askelta kohti palvelukehityksen tiedolla johtamista. Kaikki tämä vaati moderneja järjestelmiä.
Noin 46 000 asukkaan Järvenpäässä on 2 000 lasta varhaiskasvatuksessa ja 500 esiopetuksessa. Kaupunki halusi 16 päiväkodin ja 10 perhepäivähoitajan toiminnanohjaukseen yhden luukun periaatteen ja ketteryyttä niin henkilökunnan työhön kuin yhteistyöhön vanhempien kanssa.
“Halusimme myös järjestelmän, joka mahdollistaa työn optimoidun suunnittelun”, sanoo projektipäällikkö ja päiväkodin johtaja Suvi Lindberg.
Kaupunki toivoi myös järjestelmää, joka mahdollistaa tiedon avulla johtamisen ja avoimet rajapinnat dataan.
“Kun Tiera oli juuri kilpailuttanut varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän ja tarjosi Järvenpään toiveet ja kriteerit täyttävää Tiera Vesseliä, ratkaisu oli helppo”, sanoo Seppo Oksa, Järvenpään tietohallintojohtaja.
Käyttöönotto oli sujuvaa ja koulutus onnistui korona-aikana Teamsin avulla.
“Tieran asiakasomistajina olemme myös Tiera Vesselin kehitysryhmässä ja mukana sen jatkuvassa kehittämisessä muiden sitä käyttävien kanssa. Olemme jo nyt päässeet vaikuttamaan ratkaisuihin ja tekemään parannusehdotuksia”, sanoo Lindberg.
Tiera Vesseli vähensi päällekkäistä työtä
Yhden luukun periaate oli yksi tärkeä tavoite, kun uutta järjestelmää hankittiin. Järvenpään varhaiskasvatuksessa haluttiin eroon siitä, että lasten tietoja kirjataan lukuisille lapuille ja useisiin eri järjestelmiin.
“Nyt tiedot kirjataan kerralla yhteen paikkaan ja ne ovat jatkossa käytettävissä kaikissa lasta koskevissa asioissa. Tiedot kulkevat myös lapsen mukana varhaiskasvatuksesta esiopetukseen ja tarvittaessa sovitusti perusopetukseen. Jos joku tieto muutetaan, muutos näkyy reaaliajassa kaikkialla. Näin ei ole huolta, että se olisi jäänyt jonnekin väärin”, Lindberg sanoo.
Varhaiskasvatuksen prosessit ovat virtaviivaistuneet
Tiera Vesseli on virtaviivaistanut koko varhaiskasvatuksen prosessia varhaiskasvatuspaikan hakemisesta lapsen kasvatuksen ja hoidon organisoimiseen päiväkodissa niin henkilökunnan kuin vanhempienkin näkökulmasta.
Myös vanhempien ja henkilökunnan välinen vuorovaikutus on entistä helpompaa, kun mobiilisovelluksella voi olla vaivattomasti yhteydessä ja kertoa päivän kuulumiset puolin ja toisin. Sovelluksen avulla lapsi myös kirjataan päivittäin hoitoon ja ulos.
Päiväkodin henkilökunta ehtii nykyään keskittyä lasten kanssa olemiseen entistä paremmin, kun järjestelmien ylläpito vie vähemmän aikaa.
Tiedolla johtaminen on helpottunut
Työvuorosuunnittelu ja henkilökunnan yhteistyö sujuu Tiera Vesselillä Lindbergin mukaan ketterästi, kun sitä voi johtaa tiedon pohjalta.
“Näemme reaaliaikaisesti, milloin ja kuinka paljon lapsia on tulossa tai lähdössä hoidosta ja voimme varata oikean määrän henkilökuntaa paikalle. Myös mahdolliset erityistarpeet hoidolle näkyvät järjestelmästä”, Lindberg sanoo.
Nykyään päiväkodin johtajat voivat jopa ennustaa edellisen vuoden tiedoista tulevien loma-aikojen henkilökuntatarpeen, mikä helpottaa myös työntekijöiden lomasuunnittelua.
Vanhempien hoitopaikkatoiveisiin on entistä helpompi vastata, kun hoitopaikkojen täyttöaste, jonotuspaikkojen tai vaikkapa tulossa olevien alle 3-vuotiaiden määrä näkyy jo silloin, kun hoitopaikkojen jakoa suunnitellaan. Lisäksi esimerkiksi kesän pitkäkestoisten poissaolojen hallinnointi on helpottunut samoin kuin niihin liittyvät hoitomaksujen muutokset.
“Kun ennen pelkästään varhaiskasvatuksen maksupuolta hoiti kolme ihmistä päätoimisesti, uuden järjestelmän myötä riittää yksi”, Seppo Oksa sanoo.
Kun tieto on helposti saatavilla myös lakisääteisten raporttien tekeminen on entistä helpompaa Lindbergin ja Oksan mukaan.
Reaaliaikainen tieto lisää turvallisuutta
Kun kaikki lasta koskeva tärkeä tieto on helposti kaikkien asianomaisten saatavilla Tiera Vesselissä, turvallisuus lisääntyy.
“Kaikilla on tiedossa aina esimerkiksi lasten erityisruokavaliot, allergiat, akuutit tiedot ja lasten varahakijat, vaikka töissä olisi sijainen. Saamme myös nopeasti kaikille vanhemmille tiedon, jos liikkeellä on esimerkiksi tarttuva tauti”, Lindberg kuvailee.
Tiera Vesselin avulla voi tiedottaa vanhemmille myös tarjolla olevista liikuntakerhoista ja vaikkapa talviurheilutapahtumista.
“Lasten päivistä kertyy Tiera Vesseliin myös dokumentteja, joista voi olla iloa kotonakin. Esimerkiksi yksi vasta puhumista harjoitteleva pienokainen hakeutui kerta toisensa jälkeen Satupesään kuuntelemaan kirjoja. Tästä kuultuaan vanhemmat havahtuivat hankkimaan lapselleen lastenkirjoja, joista tämä niin kovasti piti”, Lindberg kertoo.
Kuva: SuperOtus Oy