Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä PSOP vähensi työmäärää ja paransi palvelua Kainuun sotessa

Kainuun sotessa ostopalvelujen järjestämisen sujuvuutta on lisännyt palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä PSOPin käyttöönotto. Hyväksi koetun PSOPin käyttöä on tarkoitus laajentaa tulevaisuudessa.  

Kainuun soten alueella asuu noin 71 000 kainuulaista, joiden palvelut ovat yhä paremmin saatavilla digitaalisesti. Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä Tiera PSOPn käyttöönotto on yksi asioista, joita Kainuun sotessa on viety määrätietoisesti eteenpäin vuodesta 2018 alkaen. Tavoitteena digitalisoinnissa on muun muassa palvelujen sujuvoittaminen ja parempi saatavuus. 

 

Tiera PSOPn käyttöönotto aloitettiin ikäihmisten ja vammaisten palveluista, sillä niiden piirissä käytettiin eniten ostopalveluita ja tarve oli suurin. Käyttöönoton projektipäällikkönä toimi tuolloin erikoissuunnittelija Kristiina Taskinen Kainuun soten Kehittäminen ja suunnittelu -yksiköstä. Hänen mukaansa tarve digitaaliselle ostopalvelujen hallinnoimiselle oli suuri, koska lähes kaikki vaiheet tehtiin aiemmin manuaalisesti. Se vei aikaa, eikä tietoja ollut helppo hyödyntää.  

Valintana Tiera PSOP oli helppo, sillä Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä on Tieran omistaja-asiakas.  

“Yhteistyö oli todettu hyväksi ja toimivaksi. Lisäksi ratkaisu oli valmiiksi kilpailutettu ja vakuutti toimivuudellaan ja referensseillään. Tiera hoiti PSOPin ensimmäisen käyttöönoton yhdessä tulevien käyttäjien kanssa ja se sujui hyvin sujuvasti kireästä aikataulusta ja haasteellisesta kesäajasta huolimatta”, Kristiina Taskinen kertoo. 

 

PSOP parantaa palvelua ja säästää aikaa 

“Ennen kuin PSOP otettiin käyttöön, meillä oli valtavasti käsipelillä tehtävää työtä. Jokaisesta palvelusta tehtiin wordillä tai excelillä palvelusetelit kuntalaiselle ja palveluntuottajilta saatiin paperilaskuja. Kuukaudessa näitä tapahtumia on tuhansia, sillä palveluseteliasiakkaita pelkästään ikäihmisten palveluissa on noin 700. Paperilaskut vähenevät sitä mukaan, kun saamme siirrettyä uusia ostopalveluita PSOPiin”, kertoo Kainuun soten ikäihmisten palveluiden palvelusihteeri Aija-Sisko Hakkarainen. 

Hakkarainen kertoo, että PSOPin käyttöönotto on vapauttanut hänen aikaansa muiden tärkeiden tehtävien hoitamiseen ja helpottanut palvelutyötä. Myös palveluntuottajien ja asiakkaiden tyytyväisyys on lisääntynyt.  

“Palveluntuottajat olivat jo aiemmin toivoneet digitaalista palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmää. He saavat nyt paremmin palvelunsa näkyviin ja laskutus on yksinkertaisempaa”, Hakkarainen sanoo. 

Myös ikäihmiset ja heidän puolestaan asioivat omaiset ovat ilahtuneet siitä, että omia tietojaan voi itse tarkastella järjestelmästä ja tietoa on aiempaa vaivattomampaa saada.

“He näkevät palvelusta, paljonko vaikka mummulla ja papalla on palvelusaldoa käyttämättä. Portaalin kautta voi myös vertailla palveluntuottajia ja tarkastella saatuja päätöksiä. Aiemmin näistä olisi soiteltu minulle ja tietojen kerääminen eri paikoista olisi ollut työlästä ja aikaa vievää. Välttämättä tiedot eivät olisi olleet edes ajantasaisia”, Hakkarainen kertoo.  

Tiera PSOP on mahdollistanut paremman neuvonta- ja ohjauspalvelun. Enää ei ole paluuta muistilappujen maailmaan, kun tarpeelliset tiedot löytyvät nopeasti ja kootusti yhdestä paikasta.  

“PSOP on palvelusetelin myöntäjälle todella helppokäyttöinen. Yhden harjoittelun jälkeen palveluntuottajakin on kokemukseni mukaan osaava käyttäjä”, Hakkarainen tiivistää.  

 

Koulutukset tukivat PSOPin sujuvaa käyttöönottoa  

Kainuun sote siirtää ostopalveluiden hallinnoinnin yksi kerrallaan PSOPiin. Syksyllä 2021 sinne päätyivät myös suun terveydenhuollon ostopalvelut ja palvelusetelit. Seuraavaksi järjestelmään siirtyvät kotiin toimitettavat ateriapalvelut. Mukaan on kuluvana vuonna tulossa myös muun muassa ikäihmisten palveluista puitesopimukset. 

Suun terveydenhuollon ostopalveluiden siirtäminen PSOPiin lähti liikkeelle yksikön vastuuhenkilöiden aloitteesta.  

“Käyttöönotto sujui oikein hyvin ja Tieran koulutus oli sujuvaa”, ICT-suunnittelijan roolissa PSOP-käyttöönotoissa toiminut Mari Niskanen kertoo. Suun terveydenhuollon yksikön vastuuhenkilöiden aktiivisuus oli merkittävä tekijä muutoksen sujuvuudessa. Yksikössä tiedettiin tarkkaan, mitä palveluita palvelusetelillä myönnetään ja mitä vaatimuksia palveluntuottajille asetetaan. Tietohallinnon roolina oli auttaa asettamaan palveluiden taustat valmiiksi käyttöä varten ja tukea saatiin myös Tieran koulutuksista. 

Käyttökoulutukseen osallistui Kainuun soten työntekijöitä tietohallinnosta palvelun pääkäyttäjiin. “Saimme Tieralta koulutusta käytännön harjoituksineen etäyhteydellä. Pääkäyttäjillä on nyt suun terveydenhoidon yksikössä hyvät valmiudet opastaa myös palveluntuottajia”, Niskanen kertoo. 

“Tiera PSOP on helpottanut suun terveydenhuollon palvelusetelien luomista, joka tapahtuu näppärästi palvelussa”, sanoo Anni Temonen, johtava hammaslääkäri Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymästä. 

Suun terveydenhuollossa on käytössä hetken vielä rinnakkain vanha järjestelmä; jo myönnetyt paperiset palvelusetelit, mutta kuluvana vuonna prosessi digitalisoituu. Osa siirtymistä on hyvinkin vaivattomia: Esimerkiksi ateriapalvelu alkaa palvelusetelijärjestelmässä suoraan PSOPissa ja on siksi helppo aloittaa. 

 

PSOP helpottaa raportointia  

“Raportoinnin ja tilastojen saamisen helpottuminen oli yksi tärkeä tavoite PSOPin käyttöönotossa. Hyvinvointialueille siirryttäessä korostuu päätöksentekijöiden tarve saada laadukkaita raportteja ja vertailutietoa omista ja ostopalveluntuottajien palveluista”, sanoo Kristiina Taskinen. 

“On valtava parannus, että nyt yhdessä järjestelmässä pääsee hallinnoimaan asiakkaalle hankittavaa palvelua kokonaisuudessaan: mukana on sekä palvelua tilaava että myyvä asiakkaamme, palvelu- ja käyttötiedot, laskutus sekä tilastot ja raportit. Ennen tähän tarvittiin monta järjestelmää.” 

Mari Niskanen arvelee, että Tiera PSOP-järjestelmää on helppo tarvittaessa laajentaa erilaisiin ostopalvelutarpeisiin. 

“PSOP on palvelunjärjestäjille kevyt rakentaa sekä helppo käyttää ja ylläpitää. Sitä pystyy myös omatoimisesti laajentamaan. Palvelunjärjestäjä voi perustaa ja ottaa käyttöön esimerkiksi erilaiseen tarpeeseen kohdistettuja palveluseteleitä. Tieralta saa koulutusta ja neuvoja käyttöönottoon”, Niskanen lisää.  

Mari Niskanen ja Aija-Sisko Hakkarainen kuuluvat molemmat Tieran PSOPin kehittämistyöryhmään, jossa on Tieran muita PSOP-käyttäjiä ympäri Suomen. “Ryhmässä pääsee vaikuttamaan kehitykseen ja pysyy hyvin tilanteen tasalla: mitä on kehitetty, milloin on huoltokatkot ja mitkä ovat seuraavat kehittämiskohteet”, Niskanen sanoo. 

 

 

Tule kuulemaan lisää kunnille ja hyvinvointialueille suunnattuihin webinaareihin!

Ilmoittaudu mukaan 25.3. klo 9 järjestettävään webinaariin, jossa kuulet miten voit hyödyntää PSOP-järjestelmää kunnan palveluiden järjestämisessä, mm. varhaiskasvatuksessa, työllisyydenhoidossa, yrityspalveluissa, liikunta-, kulttuuri- sekä kuljetuspalveluissa.

7.4. klo 12 pääset taas kuulemaan hyvinvointialueiden valmisteluorganisaatioille suunnattuun webinaariin miten sote-palvelut järjestettiin muutoksessa ja niiden jatkuvuus varmistettiin Kainuussa.