Turun kaupungilla hyödynnettiin mahdollisuus hankkia työntekijöille O365-lisenssejä myös lyhyemmäksi ajaksi kuin vuodeksi. Kausilisenssit mahdollistavat sen, että esimerkiksi kesätyöntekijöille ja muihin lyhyisiin työsuhteisiin saadaan käyttöön samat Microsoftin palvelut kuin pidempiinkin työsuhteisiin, mutta kustannukset pienenevät, kun lisensseistä maksetaan vain siltä ajalta, kun ne ovat oikeasti käytössä.
Turun kaupungilla on tavallisesti noin tuhat kausityöntekijää kesän aikana. Kausityöntekijät tarvitsevat lisenssejä muutamaksi kuukaudeksi ja esimerkiksi tänä vuonna kuntavaalien jälkeen vanhojen ja uusien luottamushenkilöiden lisenssit olivat päällekkäin voimassa noin kuukauden. Turussa noin 10 – 20 prosenttia kaikista Microsoftin lisensseistä on sellaisia, joita tarvitaan vain osaksi vuotta. Kaupunki säästää siis huomattavan määrän verorahoja, kun lyhyeksi aikaa tarvittavia lisenssejä ei tarvitse maksaa koko vuodeksi.
–Oli hullua, että me maksoimme koko ajan siitä, että kesällä tulee piikki työntekijöitä, Katja Klemola Turun kaupungilta tiivistää.
Turkuun päätettiin hankkia lisenssejä myös lyhytaikaisempaan käyttöön, kun keväällä 2020 lisenssisopimuksia uudistettiin ja kaupungissa otettiin käyttöön paljon uusia lisenssejä. Muutoksen jälkeen lisensseistä maksettavat kustannukset vastaavat paremmin sitä, miten lisenssit ovat todellisuudessa käytössä. Kausilisenssit olivat käteviä myös poikkeusajan vaihteleviin tarpeisiin, kun erilaisiin pandemian torjuntatehtäviin piti kiireesti rekrytoida määräaikaisia henkilöitä esimerkiksi testaukseen, rokottamiseen ja jäljittämiseen.
Turun lisenssihankinnasta teki helpon se, että Turulla on jo valmiiksi tiivis kumppanuus Tieran kanssa ja Tiera on kilpailuttanut valmiiksi palvelunsa kuntia varten, jolloin kunnat säästävät hankinnoissa kilpailutukseen kuluvan ajan ja saavat palvelut käyttöön hyvin kilpailukykyisellä hinnalla.
–Käyttäjän näkökulmasta tavoite on se, ettei lisensointi näy millään tavalla. Palvelut on hankittu samantasoiseksi kuin EA-sopimuksen lisenssit eikä loppukäyttäjä huomaa mitään eroa käytössä, Klemola kommentoi.
Microsoftin vuonna 2022 voimaan tulevan hinnoittelumallin mukaan lisenssejä voidaan jatkossa ostaa joko koko vuodeksi tai yhdeksi kuukaudeksi kerrallaan. Yksi organisaatio voi myös sekoittaa näitä vaihtoehtoja niin, että esimerkiksi vakituisille työntekijöille hankitaan vuosilisenssit ja kausityöntekijöille kuukausilisenssit työsuhteen ajaksi.
Lue myös kooste 8.10. pidetystä webinaarista, jossa kerroimme Microsoftin palveluiden ja lisenssien tulevasta hinnoittelumallista.