Useat Suomen kunnat hyödyntävät sähköisen hallinnon teknologioita ja ovat siirtyneet paperipohjaisista prosesseista digitaaliseen asiankäsittelyyn. Samalla vähennetään merkittävästi riippuvuutta paperista ja pienennetään hiilijalanjälkeä prosessien ja päätöksenteon tehostumisen ohella.
”Havaitsimme, että digitaalisen asianhallinnan käyttöönotto on ollut haaste monelle julkissektorin organisaatiolle. Ryhdyimme etsimään tapaa ratkaista tämä ongelma”, kertoo Tieran johtamisen ja hallinnon liiketoimintajohtaja Vesa Heinälä. ”Etsimme asianhallinta-alustaa, joka on vakaa ja joustava ja juuri sellaisen saimme kilpailutuksen kautta Fujitsu CaseM:n ja OpenText Documentum -alustan yhdistelmän myötä asiakkaidemme käyttöön.”
Sisällön hallintakyvykkyydet ja vahva tiedonsuojaus sekä yhdenmukaistettujen asiankäsittelyjen rakentamismahdollisuus asianhallinnan käyttötapauksille antoi Tieralle mahdollisuuden tarjota omistaja-asiakkaille ratkaisun, joka voidaan mukauttaa asiakkaan omiin tarpeisiin sopivaksi.
Tiera Asianhallinta antaa organisaatioille mahdollisuuden ohjata hallintoaan sisäisestä päätöksenteosta, dokumentoinnista ja arkistoinnista kuntalaisten kanssa tapahtuvaan viestintään ja kuntalaisilta saatavaan palautteeseen saakka. ”Vaikka monet kunnat ovat jo ottaneet käyttöön digitaalisia yhteistyövälineitä, ne nojaavat edelleen paperin käyttöön suuressa osassa asiakkaiden kanssa tapahtuvaa kommunikaatiota”, lausuu Heinälä.
Tieralla on yli 40 julkissektorin organisaatiota asiakkaana ympäri Suomen, jotka hyödyntävät jo Tiera Asianhallinta -palvelua. ”Asiakkaalle näkyvänä sovelluksena käytämme Fujitsu CaseM:ää tarjotaksemme yhdenmukaistettuja asiankäsittelyjä asianhallinnan käyttötapauksille. Taustalla hyödynnämme Documentum-alustaa tukeaksemme koko sisällön elinkaarta hienoksi hiotun versioinnin ja tiedonsuojauksen tukemana”, jatkaa Heinälä.
Prosessien tehostamista ja skaalautuvuutta Tieran ratkaisun avulla
Monet kunnat ovat havainneet keskeisten sisäisten prosessien parantuneen merkittävästi asianhallintaratkaisun käyttöönoton jälkeen. Mikkelin kaupunki esimerkiksi raportoi hiilidioksidipäästöjen vähentyneen 97,9 % Tieran ratkaisuun siirtymisen jälkeen. Muita hyötyjä ovat esimerkiksi paperin tulostamisen ja käsittelyn huomattava väheneminen ja näistä toimista johtuvat säästöt sekä päätöksentekoprosessien tehokkuuden lisääntyminen.
”Tavoitteemme ei ole pelkästään säästää aikaa ja paperia ja vähentää päästöjä, vaikka nämä tietenkin ovat suuria digitaalisen asianhallinnan etuja. Kiitos kumppaneidemme kanssa tekemämme työn, voimme mahdollistaa kunnissa ja tulevaisuudessa myös uusilla hyvinvointialueilla päätöksentekoprosessien paremman läpinäkyvyyden, mikä on tärkeä hyöty koko suomalaiselle yhteiskunnalle. OpenText Documentum -alustan ansiosta pystymme lisäksi varmistamaan, että tiedot on suojattu 24/7/365”, kertoo Heinälä.
Tiera tarjoaa palveluita laajalle joukolle julkissektorin sidosryhmiä, ja toiminnassa palveluiden skaalattavuus ja kustannustehokkuus olivat oleellisia näkökohtia. Fujitsun Suomen datakeskuksen isännöi Tiera Asianhallinnan alustaa. Fujitsu ylläpitää vakaata tietoturvaa ja samalla varmistaa, että uusia asiakkaita saadaan mukaan parhaita käytäntömalleja käyttäen.
Tieran tehtävä on mahdollistaa lisäarvopalveluita omistaja-asiakkaille, jotka puolestaan voivat tarjota parempia kokemuksia omille sidosryhmilleen: yrityksille ja kuntalaisille. ”Suomessa osallistava hallinto on avaintavoite, ja etsimme jatkuvasti keinoja auttaa asiakkaitamme osallistamaan ihmisiä läheisemmin paikallishallinnon päätöksissä, jotka koskevat heidän jokapäiväistä elämäänsä. Tavoitteemme on tuoda asianhallintakykyä mahdollisimman monelle kunnalle sekä muodostuville hyvinvointialueille, joten olemme erittäin tyytyväisiä yhteistyökumppaniin, joka pystyy tukemaan meitä tässä pitkäaikaisessa visiossamme”, Heinälä summaa lopuksi.
Kehitämme ja konsultoimme organisaatiosi prosesseja ja tarjoamme Tieran ammattitaitoiset asiantuntijat käyttöösi.
Vesa Heinälä