Toiminnanohjausjärjestelmän uusiminen voi olla ajankohtaista, kun työntekoa halutaan helpottaa tai automatisoida manuaalisia prosesseja. Hyvin toimiva järjestelmä säästää työntekijöiden aikaa ja koko organisaation resursseja, joten vanhentuneen järjestelmän ehdoilla ei kannata yrittää toimia. Lue täältä lisää ERP:stä ja siitä, mistä tietää, että on aika päivittää toiminnanohjausjärjestelmä.
Tieran projekteista Toiminnanohjausjärjestelmien uudistamiset ovat suurimpia. Esimerkiksi Turussa ERP-järjestelmän uusiminen kesti noin vuoden ja työllisti täysipäiväisesti useita asiantuntijoita sekä Tieralla, että Turun kaupungilla. Työmäärä kuulostaa varsin suurelta, mutta niin ovat hyödytkin. ERP:n uusiminen tehostaa organisaation toimintaa niin paljon, että kulut saadaan parhaimmillaan katettua jo 2 vuodessa, minkä jälkeen uudistus on maksanut itsensä ja lisäkehittämiseenkin on vielä paikkoja.
Työntekijät voivat käyttää prosessien tehostamisesta vapautunutta aikaa varsinaisiin työtehtäviinsä sekä toiminnan kehittämiseen. Työskentely muuttuu samalla mielekkäämmäksi ja tehokkaammaksi.
Vesa Heinälä
Järjestelmäparannus mahdollistaa toiminnan uudistamisen
Tieralle ERP-uusintaprojektit ovat suuressa määrin järjestelmän rakennusprojekteja, mutta asiakkaille kyseessä on ennen kaikkea toiminnanmuutosprojekti. Uudesta järjestelmästä saadaan hyöty irti, kun sitä käytetään toimintatapojen uudistamiseen.
”Toiminnanohjausjärjestelmän uusimisprojektia voidaan ajatella sipulina, jossa ytimenä on järjestelmän uudistaminen ja sitten sen päälle rakentuu uusia kerroksia, kun asiakas alkaa suunnitella ja toteuttaa omia uudistuksiaan. Ja sitten, kun nämä kaikki toteutuvat, asiakas saa uusimisesta sen hyödyn, jota hän tavoittelee”, Tieran Johtamisen ja hallinnon liiketoimintajohtaja Vesa Heinälä summaa.
Mitä ERP-uudistuksessa uusitaan?
Yksinkertaistettuna uusimisprojektissa määritellään ensin organisaation nykytilanne ja tavoitteet uudistukselle. Sen jälkeen Tiera rakentaa yhdessä kumppanina toimivan Fujitsun kanssa järjestelmän, joka mahdollistaa tavoitteiden saavuttamisen, ja opettaa asiakkaan käyttämään järjestelmää.
Asiakas tekee projektin aikana uudistuksia omaan toimintaansa niin, että uudesta järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti. Kokonaisuudessaan on hyvä varata suurinpiirtein yhtä paljon työaikaa toiminnan kehittämiseen kuin järjestelmän rakentamiseen.
”Tieralla autamme asiakasta suunnittelemaan, mitä pitää tehdä, jotta päästään nykytilasta tavoitetilaan, ja miten muutoksella voidaan saavuttaa maksimaalinen hyöty. Sen jälkeen me vastaamme järjestelmän rakentamisesta, ja asiakas tehostaa omaa toimintaansa järjestelmän mahdollistamin keinoin”, Heinälä kertoo.
Uudistuksen toteutus- ja testausvaiheessa tehdään tyypillisesti neljä iteraatiokierrosta, joiden aikana järjestelmä optimoidaan asiakkaan tarpeisiin ja pääkäyttäjät koulutetaan. Tässä vaiheessa järjestelmälle tehdään myös kaikki tarvittavat testaukset ja korjaukset. Käyttöönotossa asiakkaan data tuodaan järjestelmään ja loppukäyttäjät koulutetaan käyttämään uutta järjestelmää. Käyttöönoton jälkeen asiakkaalla on käytössään toimittaja SAP:n jatkuva palvelu ja tuki.
Uusimisprojektin jälkeen organisaatiolla on käytössä tarkasti omiin tarpeisiin rakennettu toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa juuri niin paljon toimintojen automatisointia kuin organisaatio haluaa. Järjestelmää kehitetään yhteistyössä asiakkaan kanssa vielä käyttöönoton jälkeenkin, ja Tieran prosessien kiertotaloustoteutuksen ansiosta asiakas saa käyttöönsä hyödyt myös muiden asiakkaidemme kanssa jo aikaisemmin tehdyistä kehitysprojekteista. Kaikkea ei siis tarvitse kehittää uudelleen per organisaatio. Yhdelle organisaatiolle tehty kehitystyö on nopeasti kaikkien käytössä.