marraskuu 2021

Mikä on ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä ja milloin se tulee päivittää?

ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä huolehtii, että päivittäinen työskentely tapahtuu vaivattomasti. Huonon järjestelmän kanssa ei tarvitse yrittää tulla toimeen, sillä järjestelmiä voidaan vaihtaa ja päivittää yllättävän ketterästi. Esimerkiksi Turussa uusittiin kaupungin toiminnanohjausjärjestelmä koronapandemian aikana täysin etänä hyvin vaivattomasti. 

Toiminnanohjausjärjestelmän päivittäminen on ajankohtaista, jos työntekijöillä menee suhteettoman paljon aikaa tai vaivaa järjestelmän käyttämiseen, tai jos organisaatiolle koituu paljon ylimääräisiä kuluja. Järjestelmää päivittämällä voidaan säästää huomattavia määriä rahaa ja työaikaa; Tieran ja Fujitsun yhdessä toimittaman ERP-järjestelmä on maksanut itsensä takaisin alle kahdessa vuodessa. 

Vesa Heinälä

Liiketoimintajohtaja, Johtamisen ja hallinnon palvelut

”Järjestelmäuudistus maksaa itsensä kunnalle takaisin oikeastaan aina alle kahdessa vuodessa. Jos vaikka Turussa on 12 000 henkilöä töissä, ja saadaan pieni säästö työajassa, euromääräinen säästö on helposti osoitettavissa”, Tieran johtamisen ja hallinnon liiketoimintajohtaja Vesa Heinälä laskelmoi. 

Tiensä päähän tulleen järjestelmän tunnistaa yleensä siitä, että toiminta alkaa tuntua vaikealta. Jos esimerkiksi sijaisten kutsuminen töihin tai kaudenvaihteen rutiinit muuttuvat työläiksi tai kustannukset nousevat selittämättömästi, voi olla aika uusia toiminnanohjausjärjestelmä. Ikävin tilanne on silloin, jos vuosien varrella on opittu toimimaan vaikeasti, ja työntekijöiden mielestä käytössä olevat järjestelmät jo vaikeuttavat työntekoa. Se kertoo siitä, että toimitaan huonon järjestelmän ehdoilla, vaikka järjestelmien tarkoitus on helpottaa työntekoa. 

Järjestelmäuudistuksessa olennaista on, että kunnan toiminta sujuvoituu 

Uudistusprojektin aluksi autamme asiakkaitamme määrittelemään organisaation nykytilan sekä tavoitetilan ja luomme järjestelmän asiakkaan tarpeiden mukaan sellaiseksi, että asiakkaan toiminnalleen asettamat tavoitteet täyttyvät. Järjestelmäuudistus sujuvoittaa prosesseja ja tekee arjesta helpompaa, mutta samalla sen avulla voidaan saavuttaa suuria muutoksia itse toimintatavoissa. Nämä ovatkin usein uudistusten parasta antia. Kunnan toiminnan uudistamiseen on hyvä varata kunnolla työaikaa, että uudistuksesta saadaan kaikki hyöty irti. 

ERP-järjestelmän uusiminen kestää usein vajaan vuoden. Sinä aikana luomme yksilöllisen järjestelmän kunnan tai hyvinvointialueen tarpeisiin ja opetamme organisaation työntekijöitä käyttämään sitä. Asiakas taas huolehtii pääasiassa siitä, että toiminta tehostuu ja sujuvoituu uuden järjestelmän myötä, ja että uudistumistavoitteet täyttyvät.  

Mitä toiminnanohjausjärjestelmä tekee? 

Käytännössä toiminnanohjausjärjestelmä tekee arjen sujuvammaksi. Se tarkoittaa sitä, että monet toiminnot saadaan automatisoitua ja manuaalisetkin toiminnot ovat uudistuksen jälkeen sujuvampia ja helpompia, kun järjestelmä tukee niitä paremmin. Kaikki tämä vähentää manuaalista työtä ja säästää työntekijöiden aikaa. Esimerkiksi ostolaskujen hyväksyminen voidaan automatisoida täysin ja tarkistaa jälkikäteen analytiikalla. Järjestelmä huolehtii siitä, että jokaista laskua vastaa todellinen osto ja tavaran vastaanotto, ja että laskut maksetaan oikein ja ajallaan, jolloin siihen ei tarvita työaikaa eivätkä vastikkeettomat laskut etene maksuun asti. Järjestelmä mahdollistaa automaation viemisen äärimmilleen kunnan toiminnoissa, joten kunta voi päättää, mitkä asiat se haluaa automatisoida, ja missä tarvitaan ihmistä. 

Talouden osalta ERP-järjestelmä seuraa koko kunnan kaikkia rahavirtoja. Se yhdistää lähtevät ja saapuvat rahat niitä vastaaviin palveluihin ja hankintoihin. Järjestelmä pitää rahavirrat erillään siellä, missä se on tarpeen, ja yhdistää ne siellä, missä se on käyttäjälle hyödyllistä ja helppoa. Taloussuunnittelussa luodaan yhdessä asiakkaan kanssa ne mallit, millä tavoilla järjestelmä käsittelee talousdataa ja mitä se tekee, jotta työntekijöiden on helpompi hallinnoida kunnan toimintaa ja taloutta. 

Datanhallintaosio taas tuntee kaupungin henkilöstön, rakenteet, organisaatiot, palvelun ja kaikki osatekijät, jotka yhdessä muodostavat kaupungin. Järjestelmällä voidaan hallinnoida, automatisoida ja hoitaa kaikkia kaupungin prosesseja ja toimintoja, ja se yhdistää dataa päätöksenteon tueksi niin, että kaupungin hallinnoinnista on helppo tehdä hyviä päätöksiä. 

Tiera tuntee kunnat ja kuntakentän ja osaa siksi tuottaa järjestelmiä ja palveluita juuri kuntien tarpeisiin 

Tieran ERP on muokattu nimenomaan kuntatoimijoille soveltuvaksi. Tiera on kehittänyt järjestelmiä jo useammalle kuntatoimijalle, joten kuntien tarpeet ovat meille tuttuja, ja järjestelmiä kehitetään jatkuvasti yhteistyössä kuntien kanssa. Tieran järjestelmät ovat myös suomalaisten asiantuntijoiden luomia, joten järjestelmät toimivat juuri meidän käyttöympäristössämme. Hyvä ymmärrys asiakkaasta ja siitä, mitä järjestelmältä vaaditaan, auttaa tekemään tarkoituksensa todella hyvin täyttäviä järjestelmiä. 

Nyt käynnissä oleva hyvinvointialueiden perustaminen on hyvä tilaisuus uusia toiminnanohjausjärjestelmiä. Kuntien muuttuneet tehtävät ja vastuut asettavat uudenlaisia vaatimuksia käytössä oleville järjestelmille ja uudet hyvinvointialueet tarvitsevat tehokkaat ja luotettavat järjestelmät toimintansa ohjaamiseen ja johtamiseen. Tieralla on toimivia ratkaisuja molempiin tarpeisiin. 

Autamme Tieralla alkuun! Ota yhteyttä alueesi asiakasvastaavaan tai täytä lomakkeelle tietosi, niin asiantuntijamme on sinuun yhteydessä mietitpä järjestelmän uusimista tai kokonaan uuden hankkimista.