Hallituksen sote-uudistusta koskevan lainsäädäntöesityksen mukaisesti uusien muodostettavien hyvinvointialueiden on tarkoitus aloittaa toimintansa 1.1.2023. Kirjoitimme kahden kuvitteellisen ICT-vastuuvalmistelijan näkökulmasta, mitä uuden hyvinvointialueen muodostaminen tarkoittaa jo integroidussa sote-kuntayhtymässä tai alueella, jossa työ käynnistetään säädöspohjalta.
Sirpa toimii ICT-vastuuvalmistelijana alueella, jossa ei ole vapaaehtoisesti muodostettua sote-toimijaa, vaan hyvinvointialuetta lähdetään rakentamaan säädöspohjalta.
Onnittelut Sirpa – alueellasi on tartuttu suureen haasteeseen ja alustavien suunnitelmien täsmennystä ja toimeenpanon valmistelua viedään nyt määrätietoisesti eteenpäin. Usean eri organisaation ja kulttuurin yhdistäminen on edessä ja organisaation johtamisen ja hallinnoinnin kannalta välttämättömät asiat täytyy nyt priorisoida ja huomioida toimeenpanossa.
On aika lähteä rakentamaan uutta kokonaisuutta ja tehdä selkeä sekä priorisoitu toteutussuunnitelma. Uuden teknologian ja uudistuneen lainsäädännön tuomat mahdollisuudet kannattaa ottaa hyötykäyttöön. Näin varmistetaan alueesi laadukkaat ja kustannustehokkaat palvelut myös tulevaisuudessa. Kaikkea ei voi eikä kannata lähteä kerralla uudistamaan, joten toteutussuunnitelma kannattaa ajoittaa riittävän pitkälle aikavälille. Kaiken ei tarvitse olla lopullisessa muodossaan hyvinvointialueen aloittaessa.
Organisaation perusasiat: Ratkaisut, sopimukset ja kumppanit ajan tasalle
Tarkista, että olemassa olevat ratkaisut, sopimukset ja kumppanit on dokumentoitu ja ajan tasalla. Varmista onko olemassa olevilla ratkaisuilla mahdollista edetä, vai tarvitseeko jotakin vaihtaa tai täydentää. Selvitä ovatko jotkut sopimuksista elinkaarensa päässä, siirrettävissä hyvinvointialueelle, vai onko osa sopimuksista kilpailutettava uudelleen.
Kilpailutukset vievät paljon aikaa ja resursseja organisaatioissa. Lisäksi kilpailutuksien hankinta- ja sisältöosaajista on kansallisesti pulaa. Tiesitkö, että Tieralta löytyy itse toteutettuja tai juuri kilpailutettuja kilpailukykyisiä ratkaisuja?
Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää.
Asiakkaat & sidosryhmät: Palveluiden digitalisointi
Palveluiden digitalisoimiseen kannattaa panostaa. Kaikki asiakkaat eivät itse pysty digitaalisia palveluita käyttämään, mutta suurin osa väestöstä osaa niitä jo hyödyntää. Tämä mahdollistaa paremmat kohtaamispalvelut heille, jotka niitä eniten tarvitsevat. Digitaalisia palveluita käyttävät odottavat 24/7 mahdollisuutta käyttää palveluita ja nopeita vasteaikoja. Kukaan ei halua käyttää vaikeaselkoisia ja moniportaisia käyttöliittymiä. Kerran liikkeelle laitetun asian oletetaan hoituvan sujuvasti palveluprosessissa loppuun asti – ilman, että samoja tietoja pitää syöttää järjestelmiin moneen kertaan.
Asiakaspalvelukeskukset tunnistavat paljon palveluita käyttävät henkilöt ja ohjaavat heidät oikealle palvelu- ja hoitopolulle. Keskitetty ja hyvin toimiva asiakasohjaus tunnistaa myös keskeiset asiakastarpeet ja ennakoi palvelutarpeen arvioinnissa. Katse ei ole pelkästään oman palvelutuotannon piirissä olevissa asiakkaissa vaan myös yksityisen ja kolmannen sektorin palveluita käyttävät huomioidaan kokonaisvaltaisesti. Yhteydenpito palvelutuottajiin on jatkuvaa ja sujuvaa.
Muista yhteistyö
Muista myös varmistaa, että rajapinnat kuntiin toimivat. Varhaiskasvatus ja koulu sekä yleisesti terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen ovat kuntien vastuulla. Varhainen puuttuminen, erilaiset tukimuodot ja yhteydenpito koulun ja varhaiskasvatuksen ammattilaisten kanssa edellyttävät lainmukaisia, tietoturvallisia ja kuntalaisen kokonaisuutena huomioivia digitaalisia ratkaisuja.
Soten irtautuessa kunnan muusta toiminnasta on syytä tehdä hyvää yhteistyötä kuntatoimijoiden kanssa. ICT-ratkaisut ja -resurssit ovat todennäköisesti olleet yhteisiä kunnan muiden toimialojen kanssa ja niiden eriyttäminen täytyy tehdä huolellisesti. Mikäli aikataulusyistä kaikkea ei ehditä eriyttämään hyvinvointialueen aloitukseen mennessä, on huolehdittava jäljelle jäävän työn resursoinnista ja rahoituksesta. Asioiden jäädessä roikkumaan ja hankeorganisaation purkautuessa keskeneräiset asiat saattavat uhata toiminnan jatkuvuutta esimerkiksi tietoturvauhkina.
Hyvinvoiva henkilöstö on organisaation voimavara. Kaikki turha aika, joka kuluu tiimalasin tuijotteluun tai esimerkiksi huonosti toteutettuun työvuorosuunnitteluohjelmistoon, on pois tärkeästä sote-työstä ja rasittaa turhaan henkilöstöä. Palkanmaksun pitää toimia ja palkka on maksettava ajallaan kaikkine lisineen. Tämän perusasian suunnitteluun ja laadukkaaseen toteutukseen tulee panostaa huolella.
Huolehdi integraatioista ja rajapinnoista tiedonkulun varmistamiseksi
Kaikkia käytössä olevia järjestelmiä ei voi kerralla uusia, mutta käyttöliittymien pitää olla myös siirtymäaikana sujuvia ja luotettavia käyttää. Käyttöliittymiä on helpompi uudistaa ja modernisoida kuin kokonaista järjestelmiä. Modernein integraatiovälinein ja rajapintauudistamisen avulla eri järjestelmien välisiä tiedonsiirtoja saadaan sujuvammaksi.
Nykyisistä APTJ-ratkaisuista kannattaa siirtää pois heikosti toimivia toiminnallisuuksia, jotka ovat sujuvammin ja kustannustehokkaammin toteutettavissa erillisillä ratkaisuilla tai moderneilla alustateknologioilla. Monoliittien purkaminen kannattaa aloittaa nyt. Tämä tulee tehdä yhteistyössä muiden alueiden kanssa, jotka käyttävät samaa perusjärjestelmää.
Talous: Varmista hankinta- ja palvelusopimuksien kustannustehokkuus
Osa käytössä olevista hankinta- ja palvelusopimuksista ovat varmasti jääneet jälkeen kustannustehokkuudessa. Tämä on väistämätöntä, kun alueesi eri sote-organisaatiot ovat jo vuosia odottaneet sote-uudistuksen toteutumista ja suunnitelmallinen uudistaminen on jäänyt tekemättä. Osaan sopimuksista liittyy pitkiä alihankintaketjuja, jotka eivät ole kustannustehokkaita. Esimerkiksi laite- ja lisenssihankinnat saattavat olla tällaisia. Hankkimalla laitteet ja niihin liittyvät tuki- ja ylläpitopalvelut erikseen voi säästää suurissa hankintamäärissä todella suuria summia, kun turhat välitys- ja katemaksut poistuvat.
Hyödynnä valmista
Tiera auttaa kuntatoimijoita Hyvinvointialueiden rakentamisessa tarjoamalla valmiita kokonaisratkaisuja ja palveluiden integroitavuutta. Kuntakentän suuren rakennemuutoksen valmistelussa ja toteuttamisessa vaikuttavuutta tulisi hakea myös jo käytössä olevien ratkaisujen hyödyntämisestä. Tehdään yhdessä tulevaisuuden hyvinvointialue!
Jukka Markkanen