Kun ICT-ympäristön toimintavarmuus on korkealla tasolla, kunnalla on hyvät lähtökohdat toimintansa ja palveluidensa kehittämiseen ja digitalisointiin. Tieran ICT-ulkoistus mahdollistaa kuntatoimijoille modernin ICT:n toimintatavat, ympäristön kehitykseen tähtäävän ICT-kumppanin sekä mahdollisuuden tuoda ICT lähemmäs toimialojen arkea.
Teknologia kehittyy tällä hetkellä kovaa vauhtia ja kuntien on kokoon katsomatta pysyttävä teknologiamuutosten vauhdissa mukana. Lisäksi koko ajan tulee myös lisää erilaisia lakeja ja asetuksia, ja niiden luomat muutospaineet kunnan toiminnalle ovat vaativia niin pienille, keskisuurille kuin suurillekin kunnille.
– Muuttuva toimintaympäristö vaatii kunnilta jatkuvaa ICT-ympäristön päivittämistä ja osaamisen kehittämistä. Jos jokainen kunta varautuu muutoksiin omalla tavallaan, siihen menee valtavasti voimavaroja ja resursseja. Tämän takia olemme Tieralla kehittäneet toimivan ICT-ulkoistusmallin, joka on mahdollista ottaa käyttöön missä kunnassa vain, ja se myös skaalautuu tarpeiden mukaan joustavasti, sanoo Jyri Lehtonen, Tieran ulkoistuspalveluiden liiketoimintajohtaja.
Kuntien toiminnan jatkuvuuden riskitekijät on hyvä tunnistaa
Kuntien on välttämätöntä satsata ICT-ympäristönsä toimintavarmuuteen ja samalla toimintamallien modernisoimiseen. Kuntien ICT:ssä on monenlaisia riskejä, mikäli osaamista ja ohjelmistoja ei ole pidetty ajan tasalla tai käytännön tekeminen on muutaman avainosaajan varassa.
– Tyypillisiä riskejä kuntien ICT:ssä ovat mm. ylläpitokäytäntöjen monimuotoisuus ja järjestelmien versio- ja tietoturvapäivitykset sekä niihin liittyvät tehtävänkuvien ja roolitusten epäselvyydet. Mikäli järjestelmät eivät ole ajantasaisia, tietoturvariskit kasvavat. Usein myös osaaminen voimakkaasti henkilöitynyttä, eli avainosaajia on tiettyyn asiaan vain yksi, Lehtonen pohtii luetellen erilaisia riskejä kuntien ICT:ssä.
Riskejä lisää myös se, että kuntajohdolta puuttuu läpinäkyvä tietoisuus ICT-asioista ja heidän ICT-ympäristönsä tilasta. Tällöin ICT-palveluiden uudistamiseen tarpeeseen ei osata välttämättä edes ottaa kantaa. ICT nähdään ehkä vain tukitoimena, jolloin siitä usein pikemmin säästetään kehittämisen sijaan. ICT:stä säästämisen sijaan kuntien tulisi varmistaa digitalisoituvan toimintansa jatkuvuus investoimalla ICT-palveluihin. ICT:ssä pelkästään säästämisen näkökulma kostautuu Lehtosen mukaan varmasti. Se voi näkyä arjen tasolla esimerkiksi tehottomuutena, kun kunnan työntekijät eivät saa nopeasti toimivia laitteita, järjestelmiä, käyttöoikeuksia tai yhteyksiä arkeensa.
– Jos ICT:n tehostamiseen ja modernisoimiseen tähtääviä asioita jätetään tekemättä säästöjen takia, ongelmat yleensä vain kasvavat. Tämä näkyy kunnissa viiveellä, jonka takia tähän ansaan on aika-ajoin ollut mahdollista sortua, Lehtonen sanoo.
ICT-osaamisen kehittäminen mahdollistuu ICT:n ulkoistamisen myötä
Kun ICT-toiminnat varmistetaan ulkoistamalla kuntien toimintaan erikoistuneelle inhouse-yhtiölle, kuntien on mahdollista muuttaa profiiliaan digitalisaation kehittämiseen.
– Monilla kuntien it-tiimissä työskentelevillä ei ole aikaa kouluttautua uusiin teknologioihin. Kuulen toistuvia kertomuksia it-osastoilta, että kun it-työntekijä on kolme päivää koulutuksessa, riski kasvaa merkittävästi, että se näkyy arjen häiriöinä tai voimakkaasti kasvavana työkuormana, Lehtonen kuvailee.
Lisäksi Lehtosen mukaan varsinkin pienemmistä kunnista puuttuu myös projektitekemisen osaaminen ja kulttuuri.
– Projekteja, kuten toiminnallisia- ja järjestelmäuudistuksia, joudutaan tämän takia usein tekemään jatkuvan palvelun laadun kustannuksella”, Lehtonen kertoo.
Riskit taklaamalla kohti digitaalista kehitystä
Kunnille on tärkeää satsata digitaaliseen kehitykseen niin toiminnan tehostamiseksi, kuin asiakaskokemuksen parantamiseksi. Tämä vaatii ajattelun muutosta, jotta ICT:n roolia ei nähdä tukifunktiona vaan toiminnan kehittäjänä. Jotta kehitystyöhön päästään, ICT-ympäristön oltava usean kunnan nykytilaa huomattavasti toimintavarmempi.
– Kun ICT-ympäristöön investoidaan, riskit perusprosessien, tietoturvan tai jatkuvuudenhallinnan suhteen ovat kehitystöiden jälkeen pienemmät. Samalla myös kunta hyötyy siitä verkostosta, joka on jo Tieralle ulkoistanut ICT-toimintansa. Monia asioita tehdään ICT-palveluissamme kansallisilla prosesseilla, jolloin kaikki mukana olevat kuntatoimijat pääsevät niihin mukaan, sanoo Lehtonen.
Tieran ajatusmalli on, että kaikki asiakasomistajat hyötyvät yhdessä kehitetyistä toimintamalleista. Kun ICT ulkoistetaan ja sitä hoidetaan parhaiden käytäntöjen mukaisesti, kunnalla on aivan eri mahdollisuudet suunnitella omien palveluidensa digitalisointia yhdessä toimialojen kesken.
– Me teemme arjen työssämme kaikkemme, jotta jokainen asiakkaamme voi nukkua yönsä jatkuvasti paremmin tietäessään ICT-asioiden hoituvan Tieran ICT-kumppanuudessa systemaattisesti ja turvallisesti eteenpäin. Uudet käynnistyvät yhteistyömme kuntatoimijoiden kanssa pohjautuvatkin aina syvällisiin ennakkokeskusteluihin, joiden kautta muodostamme kullekin kunnan tilanteelle sopivimman ratkaisun palveluportfoliostamme, Lehtonen sanoo.
Haluatko varmistaa organisaatiosi edellytykset hallita tulevia muutoksia?
Tutustu ICT-ulkoistuspalveluihimme ja hyödynnä ilmainen nykytilaselvitys ja ratkaisuesitys ICT:n järjestämisestä