Mitä tiedolla johtaminen vaatii kunnissa?

Toiminnan uudistajien kolmannessa jaksossa keskustellaan Turun kaupungin uudesta johtamisen mallista ja sen vaikutuksista kaupungin virkamiesjohdon arkeen sekä tieto- ja osaamistarpeisiin. Karin vieraana ovat tällä kertaa Turun kaupungin kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen, Turun kaupungin järjestämisjohtaja Antti Parpo sekä Kuntien Tieran hankejohtaja Jukka Laiho.

Sisältöä ei voida näyttää.

Et ole sallinut evästeitä, joita tarvitaan tämän sisällön näyttämiseen. Salli Markkinointi-evästeet evästeasetuksissa nähdäksesi sisällön.

Muuta hyväksyntääsi
Kuuntele koko jakso Spotifystä.

Turussa on vasta siirrytty pormestarimalliin ja kehitetään virkajohtamismallia. Turku on jo pitkään ollut vahvasti uudistuva kunta ja nyt se ajaa tiedolla johtamista entistä vahvemmin päätöksenteon ja johtamisen eri tasoille.

Heikkinen on havainnoinut, että pormestarimalli on yleistynyt Suomen kunnissa ja pormestarit haluavat, että heillä on ajantasaiset tiedot johtamistyöhön ja päätöksentekoon. Pormestarimalli avaa perinteistä rajapintaa, jossa valmistelu on virkajohdolla ja päätöksenteko päättäjillä ja se vaatii uudistuksia myös johtamisjärjestelmissä. Täysipäiväisillä luottamushenkilöillä tulee olla mahdollisuus käydä läpi asioita jo varhaisemmassa vaiheessa valmiiden esityslistojen sijaan. Turussa kehitetään siis mallia, jossa päätettäviä asioita käydään päättäjien kesken läpi jo valmisteluvaiheessa, mikä lisää päätöksenteon avoimuutta ja keskustelun määrää.

Uudistusten myötä Turussa halutaan tuoda päätöksentekoa lähemmän kuntalaisia sekä muuttaa sitä asiakaslähtöisemmäksi. Turku pyrkii myös selkeyttämään kaupungin järjestäjävastuuta. Kaupunki haluaa vahvistaa rooliaan nimenomaan toiminnan järjestäjänä ja muuttaa toimintakulttuuriaan niin, että se palvelee järjestäjävastuuta. Kolmantena tavoitteena uudistuksille on poliittisen päätöksenteon mahdollisuuksien ja toimintakyvyn parantaminen.

Turun laaja järjestelmäuudistus tehosti toimintaa monella sektorilla

Turussa modernisoitiin palveluiden järjestämisen tapa niin, että se toimii nyt yhden järjestelmän alla. Se sujuvoittaa palveluiden järjestämistä ja auttaa kuntaa toteuttamaan lakisääteistä tehtäväänsä.

Uudistuksessa yhdistettiin myös kaikki hallinnon tukipalvelut kolmeltatoista eri yksiköltä yhdeksi. Ennen esimerkiksi hallinnolla, lakipalveluilla ja henkilöstöpalveluilla oli omat tukipalvelunsa, ja nyt kaupungissa on yksi hallinto, jolloin osaamiset ja resurssit voidaan jakaa paremmin, tiimiytystä voidaan kehittää ja työntekijöille saadaan parempia tehtäväkokonaisuuksia. Samalla toiminta helpottuu, kun yksiköillä ei ole enää keskenään erilaisia toimintamalleja.

Kolmantena otettiin käyttöön uusi pormestarimalliin liittyvä kokonaisuus, jossa johdon tukipalvelut koottiin yhteen. Se on mahdollistanut entistä paremman tuen poliitikkojen ja päättäjien toimintaan sekä johtamiseen.

Suuret hankkeet vaativat yhteisen vision

Parpon mukaan tällaisella hankkeella ja kaupungin johdolla tulee olla hyvä ja selkeä visio siitä, miten kaupungin tulisi muutoksen jälkeen toimia. Tämän jälkeen on syytä määritellä tarkasti kumppanit ja rajapinnat. Mikäli vastuita ja toimintamallin muutosta ei määritellä ja johdeta selkeästi, toiminta valuu ennen pitkää takaisin vanhaan uomaansa. Muutos vaatii siis selkeää johtamista ja sille täytyy valita selkeät mittarit, joilla muutosta seurataan.

 -Järjestämisvastuuta ei voida kantaa, mikäli järjestämisellä ei ole riittävää tietoa toimintaympäristöstä, palveluista, asiakkaista ja kuntalaisten hyvinvoinnista. Vain sillä tavalla kunta voi huolehtia lakisääteisistä tehtävistään, Parpo summaa.

Tiedolla johtaminen vaatii paljon dataa ja taitoa analysoida sitä

Parpo kuvaa, että kuntien tiedontarve on valtava, kun otetaan huomioon, kuinka laaja kuntien toimintakenttä on. Kaikesta tästä huolimatta päätöksiä tehdään usein vain vähäisellä analytiikalla. Esimerkikkinä hän nostaa mikrodatan, joka on kunnissa usein vielä kokonaan hyödyntämättä ja kunnat hyödyntävät usein varsin ylätasoista ja harvaan päivittyvää tietoa. Paremman johtamisen mahdollistamiseksi tietoa tulisi voida yhdistellä ja analysoida. Tämän saavuttamiseksi Turussa aloitettiin tietoaltaan perustamistyö. Altaan avulla on tarkoitus voida yhdistellä ja analysoida tietoa uusilla tavoilla.

Jatkossa Parpon mukaan voi olla mahdollista tehdä reaaliaikaisia muutoksia myös talousarvioon kesken vuoden. Kun kuntien palveluntarpeita voidaan analysoida jatkuvasti, myös muutokset toiminnassa saadaan toteutettua oikea-aikaisemmin. Näin palvelurakenne voi vastata palveluiden todellisia tarpeita aina vain tarkemmin. Turussa on esimerkiksi aloitettu omien tarkempien väestöennustemallien kehittäminen, jotta palvelutarpeiden ennakointi voisi olla tarkempaa.

Parpo nostaa esille vielä kuntien tunnistetun tarpeen oppia lisää tiedolla johtamista ja löytää siihen tehokkaampia keinoja, mikäli kunnat haluavat toteuttaa paremmin rooliaan järjestäjänä. Kunnissa tarvitaan Parpon näkemyksen mukaan data-analyytikkoja, jotka voivat tuottaa käyttökelpoista tietoa kuntien päätöksentekoon. Ilman tällaisten osaajien tuottamaa tietoa, tuottaja voi helposti viedä järjestäjää ja tehdä päätökset järjestäjän puolesta. Järjestäjän täytyy hänen mukaansa ottaa aina tieto tuottajaa paremmin haltuun, ja se vaatii kuntiin uudenlaista osaamista.

Kuuntele kaikki jaksot täältä