Oletko joskus alkanut leipomaan ja huomannut, että sinulta puuttuu jauhoja? Tällöin olet hypännyt autoon ja ajanut kauppaan ostamaan puuttuvat jauhot. Kotiin palattuasi luet reseptiä eteenpäin ja huomaat ettei sinulla ole myöskään hiivaa. Jälleen käyt kaupassa, haet hiivan ja palaat kotiin. Tutkit jälleen reseptiä ja tajuat lasten juoneen kaiken maidon. Teet uuden kauppareissun ja kolmas kerta toden sanoo – nyt sinulla on kaikki mitä leipomiseen tarvitset.
Suunnittelemattomuudellasi olet kuitenkin kuluttanut leipomiseen tarpeettoman paljon aikaa ja resursseja. Mitä jos olisitkin heti kerralla hoksannut, mitä leipomiseen tarvitset ja mitä sinun pitää hankkia etukäteen?
Sama huolellisuus on siirrettävissä mihin tahansa prosessiin. Mitä aikaisemmassa vaiheessa tunnistetaan resurssit, joita prosessin valmiiksi saattamiseen tarvitaan, sitä matalammat kokonaiskustannukset ovat ja sitä sujuvammin asioita voidaan edistää.
Tulee halvemmaksi tunnistaa jo alkuvaiheessa kaikki, mitä prosessin edetessä tullaan tarvitsemaan, kuin huomata prosessin ollessa jo käynnissä, että jotain puuttuu.
Tiera Digius prosessien kehittämiseen
Tieran Digius -alusta on kehitetty muun muassa yllä kuvattuun tarpeeseen. Esimerkiksi kun huoltaja ilmoittaa lapsen kouluun, on kaikkien kannalta helpompaa kysyä jo ilmoittautuessa lapsen koulukyydin tarve ja erityisruokavaliot. Kuitenkin monissa kunnissa kouluruokailu ja -kyyti ovat kokonaan omia prosessejaan, ja vanhempien pitää antaa lapsen tiedot jokaiseen erikseen. Yhtäkkiä koulun aloittaminen on yhtä poukkoileva projekti kuin kuvattu leipominen. Pahimmassa tapauksessa tieto ei kulje paikasta toiseen ja oppilas jää ilman koulukyytiä tai erityisruokavalioruokaa tai päätyy väärään luokkaan.
Tehostamalla prosesseja voidaan helpottaa kaikkien työtä. Tähän mennessä olemme esimerkiksi saaneet vähennettyä kouluun ilmoittautumiseen liittyvät lomakkeet kymmenestä yhteen ja vähentäneet siihen liittyvän hallinnollisen työn kolmannekseen yhdistämällä prosesseja fiksusti.
Laadukkaat prosessit lisäävät laatua ja varmuutta. Tiedon ollessa yhdessä paikassa, sitä on helppo hallita ja se on kaikkien käytettävissä. Toiminnan seuranta ja raportointi helpottuu ja virheet vähenevät, kun kaikilla osapuolilla on käytössään oikeat tiedot.
Kuvaamalla päätöksenteon vaatimat tiedot, hyödyntämällä olemassa olevaa tietoa ja ohjaamalla tiedonkeruuta varmistetaan kaiken olevan valmiina, kun päätöstä tehdään. Näin pullat saadaan näppärästi uuniin ja tyytyväinen lapsi oikeaan luokkaan vatsa täynnä eikä jälkikäteen puuttuvia tietoja tarvitse etsiä prosessien hajanaisuuden tai hallitsemattomuuden vuoksi.
Tuntuuko sinusta, että kunnassanne asioita voisi tehdä helpomminkin? Tutustu tästä Digiukseen ja ota yhteyttä asiakasvastaaviimme!
Ari-Pekka Saario
Pääarkkitehti
Kuntien Tiera Oy