RPA (Robotic Process Automation) eli ohjelmistorobotiikka on automatisoinnin muoto, joka hyödyntää tietojärjestelmiä ja enenevässä määrin myös tekoälyä liiketoimintaprosessien suorittamiseen. Lyhyesti – haetaan minkä tahansa muotoista dataa ihan mistä vain, muokataan, yhdistetään tai rikastetaan sitä ja viedään muokattua dataa ihan minne vain. Eli korvataan manuaalinen ja tylsä työ.
Tämä kaikki synnyttää luonnollisesti kustannuksia. Ensin määritellään, rajataan, hyväksytetään ratkaisuehdotus sekä työmääräarvio ja aloitetaan robotin luominen. Nämä ovat kehityskustannukset ja niitä mitataan henkilötyöpäivinä ja euroina.
Jatkuvan palvelun kustannuksilla katetaan mm. ohjelmistorobotiikan mahdollistava ympäristö (yleensä pilvipalveluna suurelta toimijalta Microsoft, Google, Amazon), tietoturvakustannukset ja tietoliikennemaksut. Eli kaikki mitä automatiikka vaatii toimiakseen. Nämä kustannukset jaetaan robottikohtaisesti ja ovat RPA-matematiikalla* muutamia satasia kuukaudessa riippuen siitä kuinka usein robotille osoitettu tehtävä suoritetaan. Lisenssimaksuja avoimen lähdekoodin ratkaisuissa ei ole onneksi ollenkaan, mutta toisinaan asiakasympäristön muutokset tai hetkelliset tietoliikennehäiriöt asiakkaan ympäristössä synnyttävät häiriötilanteen, joka ratkaistaan asiantuntijatyöllä.
Ohjelmistorobotin kustannukset koostuvat siis sen kehityskustannuksista ja jatkuvan palvelun maksuista. Ohjelmistorobotin tuottama hyöty lasketaan ensisijaisesti sen vapauttamasta työajasta. Tämä laskutoimitus tehdään miettimällä, kuinka kauan kyseessä olevan tehtävän tekeminen kestää käsityönä, kuinka usein se tehdään ja kuinka moni muu tekee samaa tehtävää. Kerrotaan nämä luvut keskenään, jaetaan henkilön vuosittaisella työajalla ja päästään kevyissä automaatioissa usein johonkin 0,15–0,45 henkilötyövuoteen (HTV). RPA-matematiikalla 1 HTV on ~100 000 euroa. Vaihtoehtoiset kustannukset vuodessa ovat siis 15 000 ja 45 000 euron välissä. Aivan koko totuutta tämä ei suoraan paljasta, sillä ihmiset eivät ole robotteja, eivätkä voi allokoida omaa työtään ikävä kyllä aivan yhtä tehokkaasti. Siitä huolimatta, jos kehityskustannukset ja jatkuvan palvelun kustannukset painavat vaakakupissa vähemmän kuin säästetty työ, kannattaa automaatio tehdä.
Tämän lisäksi automaatiolla saavutetaan myös toissijaisia, mutta usein merkittäviä kustannussäästöjä. Esimerkiksi käyttäjätunnushallinnan automatisoinnilla lisenssejä on aina oikea määrä, eikä ylimääräisiä ole roikkumassa missään. Pienelläkin kunnalla ylimääräisten ja turhien lisenssien perkaaminen tuo usein aikamoisiakin säästöjä.
Pelkästään automaation tuoma virheiden väheneminen tai jopa poistuminen kokonaan on asia, joka tuntuu edelleen yllättävän asiakkaan. Virheetkin kun myös tunnetusti maksavat.
Automaatiolla voidaan vastata myös kuntien strategioihin. Halutaanko nopeuttaa ja automatisoida päätöksentekoa, luoda kuntalaiselle yhden luukun taktiikka, lisätä digitalisaatiota tai osallistaa kuntalaista päätöksentekoon? Näillekin on usein mietitty joku hinta, johon myös automaatiota lisäämällä voidaan vastata.
Rutiiniprosessien automatisointi eli manuaalisen työn vähentäminen on ohjelmistorobotiikan ja automaation ydin. Tieralla saavutimme vuonna 2023 toiminnan tuloksena yhteiskunnallista vaikuttavuushyötyä 668 miljoonan euron verran ja ohjelmistorobotiikalla vastattiin osasta tätä.
Pekka Malo
Ratkaisupäälikkö, Smart City, Tiera
*Kirjoittaja on läpäissyt hyväksytysti RPA-matematiikan kokeen