Tiedon merkitys organisaatioissa kasvaa jatkuvasti. Samalla kasvaa myös vaatimusten, velvoitteiden ja ohjaavien mallien määrä: tiedonhallintamallit, tietosuoja, tietoturva, arkistointi, kyberturvallisuus ja nyt entistä vahvemmin tekoäly. Pelkästään tiedon hallintaan liittyvien hallintamallien kokonaisuus alkaa helposti näyttää hallitsemattomalta viidakolta.
Silti juuri itse tiedon johtaminen on se perusta, joka mahdollistaa aidon tiedolla johtamisen, toiminnan tehostamisen ja tekoälyn vastuullisen hyödyntämisen niin, että ne lopulta turvaavat toiminnan jatkuvuuden.
Tässä blogitekstissä käyn läpi, miten tästä vaatimusten ja mallien palapelistä rakennetaan selkeä, toimiva ja arkea aidosti ohjaava kokonaisuus.
Tiedon johtamisen yhtenäinen kokonaisuus
Tiedolla johtamisesta puhutaan paljon, mutta se jää helposti raportoinnin, mittareiden ja dashboardien tasolle. Todellisuudessa tiedolla johtaminen on mahdollista vain, jos taustalla on:
- laadukas ja luotettava tieto
- selkeä käsitys tiedon omistajuudesta ja vastuista
- tiedon luokittelu ja elinkaari
- yhteiset pelisäännöt tiedon käsittelylle, hyödyntämiselle ja jakamiselle
- tiedon turvaaminen ja vastuullinen käyttö
Edellä mainittujen lisäksi tekoälyn murros korostaa sitä, mikä on tietojen todellinen alkuperä ja käyttötarkoitus, ja mitkä ovat tiedon käyttämisen liittyvät eettiset tekijät.
Tiedon johtamista on rakenteiden, vastuiden, prosessien ja kulttuurin johtamista siten, että tieto tukee päätöksentekoa, palveluja ja kehittämistä.
Ilman tarkoituksenmukaista tiedon johtamista jää se usein sattumanvaraiseksi. Johtamisen kulttuuri tuleekin olla luonnollinen osa arkea jokaiselle.
Epämääräinen tiedonhallinta ei tekoälyaikana johda vain tehottomuuteen, vaan pahimmillaan virheellisiin päätöksiin, tiedon käsittelyn riskien toteutumiseen ja luottamuksen menettämiseen.
Julkisen organisaation vaatimusten kirjo
Julkisessa organisaatiossa tiedon johtamista ohjaa laaja joukko lakeja, suosituksia ja velvoitteita. Näistä muodostuu helposti päällekkäinen ja vaikeasti hahmotettava kokonaisuus:
- Tiedonhallintalaki: kokonaisvaltainen velvoite tiedonhallinnan järjestämiseen
- GDPR: henkilötietojen käsittely, tietosuoja ja rekisterinpitäjän vastuut
- NIS2-direktiivi: kyberturvallisuus ja toiminnan jatkuvuus
- Arkistolaki: tiedon säilytys, arkistointi ja pysyvä säilyminen
- Julkisuuslaki: tiedon avoimuus, salassapito ja asiakirjajulkisuus
- EU:n tekoälyasetus: astuu lopuilta osiltaan voimaan elokuussa
Yksittäin tarkasteltuna järkeviä vaatimuksia, mutta erillään käsiteltynä ne muodostavat merkittävän hallinnollisen kuorman.
Miten hallintamallit rakennetaan yhteen?
Yksi yleisimmistä haasteista on, että jokainen vaatimus tuottaa oman mallinsa, ohjeensa ja dokumenttinsa, kuten erillinen tietosuojaohje, tietoturvapolitiikka, arkistonmuodostussuunnitelma ja tiedonhallintamalli. Lopputuloksena on usein merkittävä määrä dokumentaatiota, mutta vähän todellista ohjausvaikutusta.
Ratkaisu ei ole uuden mallin lisääminen, vaan olemassa olevien hallintamallien yhteensovittaminen siten, että niitä ohjaavat yhteiset periaatteet ja käsitteet, tiedolle on määritelty selkeä kokonaisarkkitehtuuri, roolit ja vastuut tukevat useiden velvoitteiden hoitamista samanaikaisesti, ja prosesseihin on sisäänrakennettu tietosuoja, tietoturva sekä tiedon laatu.
Hyvä tiedon johtamisen malli toimii selkärankana, johon lainsäädännön vaatimukset kytkeytyvät – ei päinvastoin.
Paperista käytäntöön – kulttuuri ratkaisee
Yksi kaikkein tärkeimpiä kysymyksiä on, se miten tiedon johtaminen juurrutetaan osaksi arkea, eikä vain ohjeistuksiin.
Toimivan tiedon johtamisen tunnusmerkkejä ovat:
- johto puhuu tiedosta strategisena resurssina ja toimii sen mukaisesti
- tiedon omistajuus on nimetty ja tunnistettu
- tiedonhallinnan periaatteet näkyvät hankinnoissa, kehityshankkeissa ja prosesseissa
- henkilöstö ymmärtää, miksi tietoa johdetaan, eikä vain miten
Tiedon johtaminen ei ole vain IT:n, tietosuojavastaavan tai arkiston asia. Se on jo strategiatason ja toiminnan johtamisen kysymys.
Kohti selkeää ja yhtenäistä tiedon johtamisen kulttuuria
Kun tiedon johtamisen kokonaisuus rakennetaan harkitusti, tuloksena ei ole vain vaatimustenmukaisuus. Tuloksena on parempi päätöksenteko, tehokkaampi toiminta, kestävä pohja tekoälyn hyödyntämiselle ja ennen kaikkea yhteinen ymmärrys tiedon arvosta.
Hallintamallien viidakosta on mahdollista rakentaa selkeä ja toimiva kokonaisuus, vaikka se vaatiikin tietoista johtamista, priorisointia ja kulttuurin kehittämistä.
Tieran konsultoinnissa käytämme tämän kokonaisuuden kanssa paljon aikaa. Julkisten ympäristöjen toimialojen ratkaisut ja oivallukset ovat usein monistettavissa ja edelleen jatkokehitettävissä. Vaihdetaan ajatuksia näiden asioiden tiimoilta, ja ideoidaan mahdollisuuksia.
Kirjoittajana Markus Heinonen, Johtava liiketoimintakonsultti