Tilat auki – kuntatilojen älykkäämpi hyödyntäminen

Kunnilla ja kaupungeilla on paljon tiloja ja resursseja vajaakäytössä. Näiden tilojen käyttöastetta voitaisiin huomattavasti nostaa, jos ne saataisiin esimerkiksi kuntalaisten vapaa-ajan tai vaikkapa yritysten etätyöntekijöiden käyttöön. Pandemiaa edeltävään aikaan ei todennäköisesti palata ja tämä on muuttanut työn tekemistä perustavanlaatuisesti. Tarve joustaviin tilaratkaisuihin kuntien omille työntekijöille on kasvanut räjähdysmäisesti ja joustavat tilaratkaisut laskevatkin uusrakentamisen painetta.

Resurssivarausratkaisuja on jo nyt olemassa useita ja monenkirjavien ratkaisuiden kyljessä kulkee monia erilaisia prosesseja: varaus- ja laskutuskäytäntöjä, siivous-, vartiointi ja vahtimestaripalveluita sekä tunnistamiseen, valtuuttamiseen, maksamiseen, kulunvalvontaan ja lukitun oven avaamiseen liittyviä ratkaisuja. Tämä kaikki siis vielä samassa kunnassa.

Kuntalaisen on kohtuutonta selvittää eri osoitteista, mitä tiloja on tarjolla, varataanko ne puhelimitse, nettilomakkeella, sähköpostilla, paikan päällä käymällä tietyn aikaikkunan sisällä, resurssivarauskalenterista vai tietyllä sovelluksella. Tunnistaudutaanko nyt pankkitunnuksilla, vai riittääkö kirjastokortti? Voiko tilan varata Facebook-tunnuksilla, ja mistä ja milloin noudetaan avain, ja minne se palautetaan käytön jälkeen?

Minne otetaan yhteyttä, kun ovi ei aukene, vaikka varaus on tehty onnistuneesti ja miten ilmoitetaan ongelmista tiloissa? Miten varmistetaan, että pitkään käyttämättä ollut tila on lämmitettynä ja ilmanvaihto päällä vähintään varauksen ajan?

Mitä jos etsin hiljaista etätyötilaa – mistä saan tietoa eri tilojen mitatuista melutasoista? Haluaisiko vuokraaja priorisoida sisäilmaltaan, akustiikaltaan ja valaistukseltaan hyviä työympäristöolosuhteita? Onko tilan lähellä parkkipaikkaa vapaana?

Mitä jos etsin hiljaista etätyötilaa – mistä saan tietoa eri tilojen mitatuista melutasoista? Haluaisiko vuokraaja priorisoida sisäilmaltaan, akustiikaltaan ja valaistukseltaan hyviä työympäristöolosuhteita? Onko tilan lähellä parkkipaikkaa vapaana?

Olisiko mahdollista saada kaikkiin näihin kysymyksiin vastaus helpon käyttöliittymän kautta kunnasta riippumatta? On varmasti jopa ihan lähitulevaisuudessa!1 

Tilojen varaushallinnan keventäminen 
resurssivarausratkaisua hyödyntäen

Tila- ja resurssivarauskokonaisuuteen liittyy myös vaihteleva, vaikkakin kohtuuttoman suuri määrä manuaalista työtä. Sen sijaan, että kunnan työntekijä vastaisi varauspuheluihin tietyn aikaikkunan sisällä, tarjoaa tilojen avaimia tiloja varanneille toisen aikaikkunan aikana ja loppuajan luo käsin laskutustietoja vastaaviin osoitteisiin ja tiliöi maksettuja laskuja eri kustannuspaikoille, voisi tämän prosessin automatisoida kokonaisuudessaan ja käyttää vapautuneen ajan vaikka uusien tilaresurssien kartoitukseen sekä vapauttamiseen kuntalaisten tehokkaampaan käyttöön.

Laadukkaan resurssivarausratkaisun myötä on mahdollista tuottaa heti tilakäytön tehokkuustietoa ja tarve-ennusteita sekä vastata kysymykseen, milloin pitää rakentaa lisää, vai voidaanko hyödyntää paremmin olemassa olevaa. Tilavarausprosessien yhtenäistämisen, tehostamisen ja automatisoinnin myötä seuraava askel on ottaa kuntalaisten tarpeet vielä enemmän huomioon uudisrakentamisessa ja suunnitella alusta saakka uudet tilat ensisijaisesti yhteiskäyttöisiksi korkea käyttöaste mielessä pitäen. Tilojen käytön tulisi olla mahdollista henkilökunnan läsnäolosta tai kellonajasta riippumatta. Tämä edellyttää myös samalla fyysisten avaimien muuttamisen digitaalisiksi.

Laadukas resurssivarausratkaisu mahdollistaa tilojen varaustietojen ja rakennusautomaation keskinäisen synkronoinnin, jolla optimoidaan energian käyttöä ilmastoinnissa, lämmityksessä ja valaistuksessa. Ratkaisu pientäisi myös henkilö- ja palvelukustannuksia, kun kiinteistöhuolto ja vartiointi tilattaisiin paikalle vain tarpeen mukaan.

Mitä kaikkia resursseja kunta voisi tarjota kuntalaiselle? Esimerkiksi kokous-, juhla- ja liikuntatiloja, etätyöpisteitä, vene- ja parkkipaikkoja, asiantuntijaresursseja, uimahallin yksityiskäyttöön2, puistokaistaleen ryhmäliikuntaan, 3d-tulostimia, soittimia ja muita kirjaston palveluita, atk-luokkia, ja vaikka viljelypalstoja. Helpolla ratkaisulla ja käytäntöjen yhtenäistämisellä sekä kansallisella yhteistyöllä vain taivas on rajana uusien resurssityyppien avaamisessa kuntalaiskäyttöön. Kuntalaiselle tämä näyttäytyisi avoimena kuntana, jolta kaiken saa yhdeltä luukulta. Kunnan avaaminen kuntalaiselle nostaa kunnan arvoa ja lisää kunnan pitovoimaa.

Pekka Malo
ratkaisupäällikkö, SmartCity
Kuntien Tiera Oy

1Tiera on suunnittelemassa kansallista resurssivarausratkaisua, joka lyhyellä aikavälillä poistaa huomattavasti manuaalista työtä ja sekä mahdollistaa prosessien automaation kuntayhteisillä integraatioilla. 

2Padasjoen kunta antaa asukkaiden varata koko uimahallin tunniksi yksityiskäyttöön HS 14.2 16:48 

Pekka Malo

Ratkaisupäällikkö