Kehityskeskustelut tallennetaan Turun kaupungilla jatkossa pilvipalveluna toimivaan uuteen toiminnanohjausjärjestelmään. Mobiilin pilvistrategian ensimmäinen askel saavutti tavoitteet sovitussa aikataulussa ja budjetissa.
Kehityskeskustelutoiminnot ovat Turun kaupungin keväällä käynnistyneen ERP-hankkeen ensimmäinen valmis palanen. Osapuolet voivat syystäkin olla tyytyväisiä, sillä palvelu valmistui sovitussa aikataulussa, budjetin mukaisesti ja saavutti sovitut lopputulokset.
”Projekti eteni jouhevasti osaavissa käsissä ja hyvässä yhteistyön hengessä. Ulkoiset projektikumppanimme huolehtivat siitä, että konsepti pysyi kasassa”, sanoo kaupungin henkilöstön kehittämispäällikkö Eija Kavanti.
Iso ansio onnistumisesta kuuluu myös Turulle itselleen, joka oli tehnyt hyvän pohjatyön muun muassa määrittelemällä ennen projektin alkua omistajat eri prosesseille.
Tärkeä päätös oli myös se, että Turku valitsi SAP:n toiminnanohjausjärjestelmän puhtaan version.
”Ohjelmaa ei ole räätälöity ollenkaan, vaan kaikki parhaat käytännöt on hyödynnetty sellaisenaan. Tämä tulee tuottamaan hedelmää myös tulevina vuosina, sillä pilvipohjainen sovellus elää perinteisiä ratkaisuja pidempään terveenä”, avaa Tieran johtamisen ja hallinnon palveluista vastaava johtaja Vesa Heinälä.
Mobiilisti pilvessä
”Mobile first” ja pilvi ovat Turun ICT-strategian peruskivet. Nyt valmistunut sovellus seisoo kummankin peruskiven päällä. SAP SuccessFactors-niminen sovellus tukee muun muassa tavoitteiden asetannassa, suorituksen arvioinnissa ja 360-asteeen palautearvioinnissa.
Vastaavan kaltaiset toiminnallisuudet olivat kaupungin vanhassakin järjestelmässä. Nyt uutta ovat pilviratkaisu ja mobiliteetti.
”Nämä ovat erityisen tärkeitä ominaisuuksia näin etätyöaikana, koska käyttäjällä on turvattu pääsy järjestelmään riippumatta siitä, missä tekee töitä”, sanoo Vesa Heinälä.
Organisaation ja ihmisten kannalta olisi onnetonta, jos kehityskeskustelut jäisivät käymättä aikana, jolloin sisäinen vuorovaikutus on muutenkin normaaliaikaa vähäisempää. Silloin yhä useampi saattaisi tuntea olevansa sumussa, kun ei tietäisi, mitä pitäisi omassa työssään tavoitella.
Kun tiedot tallentuvat pilveen, ne ovat luonnollisesti nopeasti kaikkien asianosaisten saatavilla. Siksi henkilöstöhallinnon kokonaiskuva tarkentuu automaattisesti jokaisen keskustelun jälkeen. Itse sovelluksen päivitykset puolestaan tapahtuvat ilman käyttäjäorganisaation huolenpitoa.
Intuitiivinen ohjaa käyttäjäänsä
Uusi sovellus on intuitiivinen niin, että järjestelmä neuvoo käyttäjäänsä. Siksi työskentelyn aloittaminen on nopeaa. Samalla intuitiivisella otteella Tiera ja kumppani Fujitsu neuvoivat Turkua hankkeen suunnitteluvaiheessa.
”He sparrasivat meitä siitä, mikä on mahdollista ja järkevää meidän tarpeeseemme. Onnistuimme yhdessä – iso kiitos kuuluu kaikille ydinryhmätyöskentelyymme osallistuneille”, kertoo Eija Kavanti.
Turun ERP-projektin keskeiset osat valmistuvat ensi kesänä. Kun eri toiminnot valmistuvat vaiheittain, etenee työtapojen muutoskin palasina. Porrastus on tärkeää, sillä noin 3000 työntekijän toimintatavat muuttuvat jollain tavalla. Näin laaja muutos on väistämättä vaativa, sillä henkilöstö joutuu kehittämään uusia toimintamalleja työnsä ohessa.
Asukkaiden silmissä suuri muutos näkyy ainakin siinä, että koko hallinto muuttuu avoimemmaksi. Esimerkiksi luottamusmiehet saavat entistä parempaa tietoa siitä, mihin kaupungin rahoja käytetään. Samoin kuntalaiset näkevät yhdestä paikasta oman rahaliikenteensä kunnan kanssa.
Turun toiminnanohjausjärjestelmä lyhyesti:
- Hoitaa palveluhallinnan ja talouden keskeiset prosessit
- Noin 3000 käyttäjää
- Pilvipohjainen SAP S/4HANA -ratkaisu
- Toimittajana Kuntien Tiera ja Fujitsu Finland
- Keskeiset osat toiminnassa aikataulun mukaan 6/2021