Haminan kaupungin varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen töitä on nopeuttanut, helpottanut ja virtaviivaistanut Tiera Vesselin käyttöönotto. Vuoden käyttökokemuksen jälkeen palaute on varsin hyvää.
Haminan kaupungin toiveena oli moderni ja tietoturvallinen toiminnanohjauksen kokonaisuus. Lisäksi kaupunki halusi, että kaikki varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen vaatima tietojen ja toiminnan hallinta hoituisi helposti yhdessä ja samassa toiminnanohjausjärjestelmässä. Vuosi sitten käyttöönotettu Tiera Vesseli mahdollisti tämän kaiken.
“Tiera Vesseli on juuri sitä, mitä halusimme”, sanoo Sirpa Lenkkeri, joka työskentelee Haminan kaupungin kasvatuksen ja koulutuspalvelujen hallinnossa toimistosihteerinä. Hän on järjestelmän pääkäyttäjä ja oli mukana käyttöönotossa, jonka hän kertoo sujuneen aikataulussa ja suunnitellusti.
Tiera Vesseliä pitää onnistuneena ratkaisuna myös Kirsi Teittinen, varhaiskasvatusyksikön apulaisjohtaja ja Uuden-Summan päiväkodin varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen pedagoginen johtaja. Hän on myös Tiera Vesselin pääkäyttäjä.
“Tiera Vesseli on nopeuttanut ja helpottanut selvästi varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen suunnittelua ja toteuttamista”, Teittinen sanoo.
Työvaiheisiin kuluu nyt puolet vähemmän aikaa
Noin 20 000 asukkaan Haminassa on varhaiskasvatuksen piirissä lähes 500 lasta ja esiopetuksessa 135 eskarilaista. Keskisuuressa kaupungissa on haluttu, että varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen töitä on vaivatonta suunnitella ja myös yhteydenpito huoltajiin on helppoa.
“Aiemmin jouduimme käyttämään hoitovarauksiin sekä työaika- ja vuorosuunnitteluun paljon enemmän aikaa. Osa työstä tapahtui useissa eri ohjelmissa tai jopa paperilla. On suuri etu, että kaikki olennaiset asiat voi hoitaa samassa järjestelmässä”, Kirsi Teittinen sanoo.
Aiemmin Teittinen joutui käyttämään esimerkiksi 12 lapsen esiopetuspäätöksien tekoon pari päivää, nyt samaan menee muutama tunti. Tiera Vesselissä ei tarvitse edes huolehtia, jos tulee naputettua vahingossa väärä tieto. Virheet saa helposti korjattua, eikä kaikkea tarvitse aloittaa uudestaan. “Esiopetuksen päätöksien teko oli aiemmin tajuttoman hidasta”, sanoo Teittinen ja lisää. “On myös tärkeää, että tiedot näkyvät reaaliaikaisesti kaikissa tarvittavissa paikoissa ja kaikille tietoa tarvitseville, oli kyse sitten laskutuksesta, opetuksesta vastaavista tai huoltajista.”
Laskutus ja palkanmaksu hoituvat luotettavasti
Myös laskutus ja palkanmaksu on Sirpa Lenkkerin mukaan luotettavaa ja sujuvaa Tiera Vesselin avulla.
“Järjestelmään on tuotu tulotiedot ja varatut hoitotunnit, joiden pohjalta laskutus tehdään. Se on selkeää, nopeaa ja läpinäkyvää. Ei tarvitse mitään leikkaa ja liimaa -askartelua”, Lenkkeri kertoo.
Hoitoajat ilmoitetaan mobiilisovelluksessa sähköisesti, joten ne ovat entistä varmemmin ja aikaisemmin selvillä. Nyt Haminan varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen esihenkilöt voivat suunnitella työvuorot niin, että päiväkodeissa on lain mukainen hoitajamitoitus. Näin hoitaja- ja opettajaresursseja on missä niitä eniten tarvitaan.
“Teemme aina kahden viikon listat kerralla. Jos tulee sairastumisia tai muita muutoksia, näemme ne heti järjestelmässä ja voimme reagoida tarpeen mukaan”, Lenkkeri sanoo.
“Henkilöstö voi nyt tarkistaa itse sähköisesti palkkalaskelmansa, mikä on vahvistanut niin yksikön kuin koko kaupungin yhteisiä käytänteitä”, Lenkkeri sanoo.
Esimerkiksi perhepäivähoitajien kustannuskorvausten laskeminen on nopeutunut ja helpottunut Teittisen ja Lenkkerin mukaan. He arvostavat järjestelmän toimintavarmuutta.
Hyvä käyttöliittymä ja tuki
Molemmat pääkäyttäjät kiittelevät järjestelmän helppokäyttöisyyttä sekä intuitiivista ja ulkoasultaan miellyttävää käyttöliittymää.
“Esimerkiksi perheen hakiessa hoitopaikkaa, prosessi etenee sulavasti paikanhausta sijoittamiseen ja maksupäätökseen. Sitä ei edes voi mitenkään mokata”, Lenkkeri sanoo.
“Tiera Vesselin kanssa uskaltaa kokeilla rohkeasti, mitään peruuttamattomia virheitä ei sen kanssa voi tehdä”, Teittinen komppaa.
Teittinen ja Lenkkeri arvostavat sitä, että Tieran asiakaspalvelu toimii hyvin ja ihmisläheisesti.
“Meitä kuunnellaan aidosti. Jos on kehitysideoita, ne viedään eteenpäin”, Teittinen sanoo.
“Tiera on lähellä ja palvelu rentoa, tuntuu kuin kavereiden kanssa puhuisi, jos tarvitsee neuvoa”, Lenkkeri lisää.
Haminalaiset ovat saaneet Tieran kautta myös yhteyden toiseen Tiera Vesseliä käyttävään kaupunkiin ja voineet pyytää vertaistukea tarvittaessa.
Huoltajat ovat ottaneet Tiera Vesselin hyvin vastaan
Huoltajat ovat ottaneet Tiera Vesselin sovelluksineen hyvin vastaan. He muun muassa kirjaavat itse lapsen päivittäin sisään ja ulos hoidosta sen avulla ja näkevät näin toteutuneet hoitoajat. Sovelluksessa näkyy myös, ketkä saavat hakea lapsen hoidosta ja onko lapsella esimerkiksi allergioita tai ruokarajoitteita.
“Kommunikaatio sujuu jouhevasti huoltajien kanssa. Voimme kertoa muistilapputoiminnolla, miten päivä on mennyt ja jakaa vaikka kuvia Kasvun kansioissa. Näiden toimintojen käyttö on helppoa. Ohjelma opettaa käyttäjäänsä”, Teittinen sanoo.
Nyt käyttöön on otettu myös sähköinen vasu (varhaiskasvatussuunnitelma), jossa keskusteluaikoja on kätevä varata. Huoltajien on helppo lisätä sinne omat huomionsa ja myös henkilökunnan kirjaukset näkyvät välittömästi huoltajille.
“Sähköiset vasut ovat helpottaneet monella tavalla työtä aikojen järjestämisestä tietojen kirjaamiseen. Ennen tähänkin meni tuplasti enemmän aikaa, sillä yhä enemmän on asioita, joita pitää kirjata ja arkistoida”, Teittinen sanoo.
“Kaiken kaikkiaan Tiera Vesseli on nopeuttanut, helpottanut ja virtaviivaistanut työtämme”, Teittinen ja Lenkkeri summaavat kokemuksensa.