Lapuan kaupunki otti Tiera Vesselin käyttöön tavoitteena saada kaikki varhaiskasvatuksen vaatimat toiminnot helppokäyttöisesti ja tietoturvallisesti saman järjestelmän alle.
Lähitulevaisuudessa eivät liput ja laput jää lasten reppuihin, kun viestit ja kyselyt kulkevat varhaiskasvatuksesta kotiin ja takaisin sähköisesti. Lapuan varhaiskasvatuksen palveluissa otettiin vuoden 2021 lopulla käyttöön uusi toiminnanohjausjärjestelmä Tiera Vesseli. Pilvipohjainen järjestelmä integroituu sujuvasti kunnan muihin palveluihin.
“Tiera Vesseliin siirtyminen oli selkeä kehitysaskel meille. Olimme jo pitkään toivoneet toiminnanohjausjärjestelmää, jossa kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla ja jaettavissa sähköisesti. Vesseli on vastaus toivomuksiimme”, sanoo Katja Korkiamäki, Lapuan varhaiskasvatuspäällikkö.
Hieman yli 14 000 asukkaan Lapua on vetovoimainen kunta, kahden suuren kaupungin läheisyydessä Etelä-Pohjanmaalla. Sinne on muuttanut viime vuosina paljon lapsiperheitä, tontteja on ostettu ja niin kouluja kuin uutta päiväkotia rakennetaan.
“Lapualla asukastyytyväisyys on tutkitusti huipputasoa. Meillä on monipuoliset asumisen vaihtoehdot, laadukas varhaiskasvatus ja perusopetus sekä toimivat terveyspalvelut. Satsaamme myös palveluiden kehitykseen”, Korkiamäki sanoo.
Varhaiskasvatuksen piirissä on Lapualla 770 lasta, joista 550 on kunnallisella puolella ja 200 palvelusetelien turvin yksityisillä palveluntuottajilla. Päiväkotien lisäksi kunnassa on useita ryhmäperhepäiväkoteja sekä 23 perhepäivähoitajaa.
“Meillä ei ollut aiemmin mahdollisuutta sähköiseen työvuorosuunnitteluun eikä varhaiskasvatussuunnitelmiin (VASU), ja toiminnanohjauksenjärjestelmän päivitys oli edessä. Tieran omistaja-asiakkaina iloitsimme siitä, että Tiera Vesseli oli juuri kilpailutettu ja sopi hyvin tarpeisiimme. Näin säästyimme työläältä kilpailuttamiselta”, Korkiamäki sanoo.
Paperisista kaavakkeista ja liitteistä eroon Tiera Vesselin avulla
“On nykyaikaa hoitaa kaikki varhaiskasvatuksen prosessit, viestintä ja työvuorot sähköisesti. Vesselin avulla säästämme aikaa, kun ei enää tarvitse siirtää paperille kirjoitettuja tietoja koneelle. Kaikki tiedot kirjataan suoraan järjestelmään oli kyseessä sitten kasvattaja tai huoltaja”, Korkiamäki kertoo.
Tiera Vesseli helpottaa Lapuan varhaiskasvatusyksiköiden arkea. Esimiehet ja työntekijät näkevät nyt aina ajantasaisen tiedon hoitovarauksista sekä paikalla olevien kasvattajien ja lapsien määrästä. Varhaiskasvatuksessa tarvittavat perustiedot saadaan integraatioiden kautta käyttöön ja raportoivat asiat koottua helposti eteenpäin lähetettäväksi.
“Arkea helpottaa, kun kaikki varhaiskasvatuksen tarvitsemat toimenpiteet laskutukseen asti ovat saman järjestelmän sisällä ja erittäin tietoturvallisesti”, Korkiamäki lisää.
Viestinnän helppous Vesselissä ilahduttaa myös varhaiskasvatuksen hallinnossa
“Vesselissä voin viestittää suoraan huoltajien kanssa, eikä sitä varten tarvita erillisiä viestien välikäsiä ja pyyntöjä tiedon välittämiseen. Huoltajat puolestaan saavat Vesselin kautta hyvin tietoa ja voivat lähettää viestejä ja vastata esimerkiksi kyselyihin missä ja milloin heille sopii. Vesselissä on lisäksi Kasvunkansiot, jonne voimme tallettaa kuvia, kuulumisia sekä kasvuun ja kehitykseen liittyviä asioita lapsesta huoltajien nähtäville”, Korkiamäki kertoo.
Kohtaamisia vanhempien kanssa Vesseli ei vähennä. Kun asiat voidaan kertoa sovelluksessa, tapaamisissa aika ei jatkossa mene lappuja täytellessä, vaan on enemmän aikaa keskittyä tärkeisiin asioihin.
Myös työvuorosuunnittelusta on tullut henkilökunnalta kiitosta selkeydestä ja käytön yksinkertaisuudesta. Tiera Vesseli on lisännyt tasa-arvoa, kun kaikilla on sama digitaalinen työvuorosuunnittelu, eikä enää tarvita esimerkiksi paperisia työvuoropohjia.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto sujui hyvin
Lapua otti Tiera Vesselin käyttöön marraskuussa 2021, tiukassa kolmen kuukauden aikataulussa. “Olimme tutustuneet hyvin Vesseliin jo Tieran kevään esittelytilaisuuksissa ja valmistautuneet omia prosessejamme uudelleen miettimällä”, Katja Korkiamäki sanoo.
Lapuan projektiryhmä sai käyttöönottokoulutuksen ja Tiera huolehti ja auttoi teknisessä siirrossa ja siihen liittyvissä toimissa.
“Vaikka meillä oli Lapualla muutosvaiheessa it-osaajien resurssipulaa, osaavat pääkäyttäjät, ja motivoitunut henkilökunta selvisivät kouluttajien ja Tieran tuella erinomaisesti siirtymästä”, Korkiamäki kehuu.
Myös projektinhallinta saa kiitosta Korkiamäeltä:
“Meillä oli tasaisin välein Tieran johtamat projektipalaverit projektiryhmän kanssa ja niissä katsottiin, onko kaikki sovittu toteutunut ja mitä pitää tehdä seuraavaksi.”
Lapua on ensimmäisiä Tiera Vesselin käyttöön ottaneita kuntia ja osallistuu samalla Vesselin kehittämiseen. Toimintoja kehitetään yhdessä niin, että ne sopivat kaikkiin varhaiskasvatuksen muotoihin.
“Tiera Vesseli helpottaa niin kasvattajien, esimiesten kuin huoltajienkin arkea varhaiskasvatuksessa. Siirryimme sen kautta, moderniin, täysin sähköiseen asioiden hoitoon”, Korkiamäki summaa.
Haluatko kuulla lisää Vesselistä? Pyydä yhteydenottoa tai ota yhteyttä alueesi asiakasvastaavaan.