Porin kaupunki toteuttaa kymmenen Tieran omistajakunnan kanssa hanketta, joka tuo kaavaprosessin vaiheet ja julkistamisen osaksi Tiera Asianhallinta -järjestelmää. Tämä vähentää jatkossa töitä ja helpottaa tietojen löytymistä ja ajantasaisena pitämistä.
Kaavoitushankkeiden käsittely ja julkaiseminen on monivaiheinen prosessi. Tiedot kaavaprosessin valmisteluista, vaiheista ja päätöksistä on kuitenkin tärkeä saada nopeasti ja luotettavasti esille kaikille asianosaisille, kuten päättäjille, rakennusalan toimijoille ja kuntalaisille. Porissa haluttiin helpottaa kaavaprosessin käsittelyä ja julkistamista. Asiaa lähdettiin edistämään keväällä 2021 kuntayhteisellä HAKA-hankkeella (Hankkeiden ja kaavojen käsittely ja julkisuus asianhallinnassa) 10 muun Tieran omistajakunnan kanssa.
Kuntayhteisesti toteutettu hanke sai digikannustinavustuksen
“Aiemmin kaavojen julkaiseminen on ollut pitkälle käsityötä. Tiedot, kuten materiaalit, päätökset, kaavan vaiheselosteet, ovat eri paikoissa ja niiden kokoaminen yhtenäiseksi nettisivuksi on ollut hyvin aikaa vievää. Tieran tuella saimme yhteyden muihin saman asian kanssa painiviin kuntiin, joilla on myös käytössään Tiera Asianhallinta -järjestelmä”, kertoo suunnittelija Heli Koskela Porin kaupunkisuunnittelusta hankkeen alkuvaiheista.
Valtiovarainministeriöltä heltisi Kuntien digikannustinavustus, kun Pori jätti yhdessä kymmenen muun kunnan kanssa hakemuksen hankkeesta, jonka tavoite oli julkaista keskitetysti verkkoon maankäyttö- ja rakennuslain mukainen kaavaprosessi sekä julkiset liiteasiakirjat suoraan päätöksenteossa käytetystä Tiera Asianhallinta -järjestelmästä.
“Kaavoitusprosessin kokoaminen jatkossa yhdeksi kokonaisuudeksi verkkoon helpottaa prosessin seuraamista vaihe vaiheelta, tietojen nopeaa löytymistä ja päätöksentekoa. Samalla lisääntyy tiedon avoimuus, ajantasaisuus ja vältetään mahdolliset virheet julkaisemisessa, koska tietoa ei enää julkaista eri aikoihin, eri paikoissa”, Koskela lisää.
“Meille oli suureksi avuksi se, että Tieran kautta saimme vaivatta yhteyden muihin Tiera Asianhallintaa käyttäviin kuntiin, joita kehityshanke kiinnosti. Ei olisi ollut hedelmällistä tehdä kehitysprojektia, jos käytössä olisi ollut monta eri järjestelmää. Kun järjestelmä oli tuttu ja tavoitteet yhteiset, pääsimme heti syvälliseen suunnittelutyöhön”, sanoo pääsuunnittelija ja HAKA-hankkeen projektipäällikkö Kaija Laurila Porin ICT-yksiköstä.
“Suunnitteluvaihe oli antoisaa ja yhteistyö muiden kuntien kanssa hankkeen helmiä. Kuntayhteinen tekeminen opetti myös paljon muiden kuntien toimintatavoista ja ajattelusta. Näin omakin ajattelu avartui”, Koskela lisää.
Sujuva kuntayhteistyö takaa kaikille toimivan tuloksen
Porin johtama hanke on edennyt sujuvasti syksyllä 2021 aloitetusta suunnittelusta kevään 2022 testausvaiheeseen.
“Olimme Porin päässä jo tehneet määrittelyjä muun muassa siitä, mitä verkkosivuilla olisi oltava, mitä tietoja järjestelmään tuodaan ja miten eri vaiheet rakentuvat”, kertoo kaavasuunnittelija Tea Bogdanoff Porin kaupunkisuunnittelusta.
“Kuntien kanssa järjestimme yhteisiä suunnittelupalavereita. Tieran sekä järjestelmätoimittaja Fujitsun kanssa kävimme suunnittelun pohjalta läpi tarpeita projektipalavereissa. Näin etenimme vaihe vaiheelta iteroiden kohti testiympäristön rakentamista. Ajatuksena oli, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”, Laurila kertoo.
Kun kevään testivaihe testitapauksien kera on ohi ja mahdolliset korjaukset tehty, koulutus ja käyttöönotto toteutetaan syksyn aikana, kunta kunnalta.
Kaavaprosessin kehitystyö omistaja-asiakkaiden hyödyksi
Kaavoitus on olennainen osa kuntien maankäytön suunnittelua, ja samaan aikaan monien kuntien palveluita ja toimintaa sujuvoitetaan digitalisoimalla. HAKA-hanke tukee sekä kuntien kaavaprosesseja että palveluiden modernisoimista. Kaavaprosessi osana asianhallintaa parantaa tiedon saavutettavuutta, avoimuutta ja kaavaprosessin sujuvuutta. Samalla tuetaan myös kuntien strategisia arvoja, kuten avoimuutta, tasavertaista tiedonsaantia ja resurssien tehokasta käyttöä.
Koska kunnat ovat olleet mukana järjestelmän määrittelytyössä, siitä tulee mahdollisimman hyvin kaikkia kuntia palveleva kokonaisuus. Kun kaavaprosessi on saatu osaksi Tiera Asianhallinta -järjestelmää, se on jatkossa myös muiden Tieran omistaja-asiakkaiden saatavilla. Järjestelmä palvelee sekä kaavoitusta että kuntien muita tarpeita. Itse hanke antaa myös toimintamallin yhteistyöhön kunnille.
“Yhteisestä kehitystyöstä olemme saaneet hyvän toimintamallin tuleviin kuntayhteisiin hankkeisiin. Kun olemme nyt harjoitelleet yhteistyötä ja tutustuneet, kynnys lähteä uusiin yhteisiin kehityshankkeisiin, on huomattavasti madaltunut. On myös helpompi lähestyä pienissäkin asioissa, kun on nyt tuttuja muissa kunnissa”, Laurila sanoo.
“Tällaista hanketta ei olisi ollut mahdollista toteuttaa yksin. Tiera toimii kuntien selkärankana näissä yhteiskehittämisissä. Se tuo meidät yhteen, tukee ja kannustaa”, Koskela sanoo.
Kaavaprosessi osana asianhallintajärjestelmää vapauttaa aikaa
Kaikki hankkeeseen osallistuneet ovat olleet tyytyväisiä niin prosessiin kuin tuloksiin. Käyttöönottoa odotetaan ja sen uskotaan vähentävän jatkossa käsityön määrä kaavaprosessissa.
“Voimme käyttää vapautuvia resursseja sekä hankkeen ja kaavoitusprosessin osallisuutta tukevasti. Kun tiedonsaanti nopeutuu, se säästää aikaa myös varsinaisessa suunnittelutyössä”, Koskela toteaa.
Myös tietoturvan hallitsemisen kannalta prosessin hallinta yhdessä järjestelmässä koetaan etuna.
“On paljon helpompaa pitää huolta yhden järjestelmän tietoturvallisesta käytöstä kuin varmistaa tietoturva monessa erikseen päivitettävässä järjestelmässä. Siinäkin mielessä tämä hanke on ollut tervetullut”, Koskela summaa.
HAKA-hankkeen isäntäkuntana toimii Pori ja Tieran omistajat Aura, Enontekiö, Hollola, Järvenpää, Kajaani, Kangasniemi, Muonio, Padasjoki, Puumala ja Vesilahti osallistuvat hankkeen suunnitteluun, järjestelmään tulevien ominaisuuksien määrittelyyn, testaukseen ja käyttöönottoon.