Kemissä hankintoja tehtiin aiemmin hyvin hankinta-asiantuntijavetoisesti, mikä aiheutti haasteita, kun hänen työmääränsä kasvoi liian suureksi.
“Toimialat ilmoittivat hankintatarpeensa hankinta-asiantuntijalle, joka hoiti hankinnat toimialoille avaimet käteen -periaatteella. Koska hankinta-asiantuntijalla ei voi olla tarkkaa käsitystä toimialojen tarpeista ja vaatimuksista, toimintamalli lisäsi tarpeettomasti hankinta-asiantuntijan työmäärää ja muodosti riskin hankintojen jatkuvuudelle”, kertoo Kemin tietohallintopäällikkö Suvi Hänninen.
Kun vielä kokenut hankinta-asiantuntija lähti muihin tehtäviin ja kaupungilta katosi paljon arvokasta hankintaosaamista, hankintaosaamista piti lähteä parantamaan osana uuden hankintasihteerin rekrytointia.
Kemin haasteena onkin saada toimialat ottamaan enemmän vastuuta omien hankintojensa määrittelystä.
Kemi lähti taklaamaan haastetta Tieran hankintaosaamisen kartoituksen avulla. Tieran toteuttama kysely antoi kattavan kuvan toimialojen hankintaosaamisen tilanteesta. 45 kysymyksen kouluttava kysely kattoi muun muassa pienhankinnat, puitesopimukset, hankinnan arvon määrittelyn, tietosuojavaatimukset sekä sopimusten hallinnan. Kartoitus toi esille selkeitä osa-alueita, joilla osaamista kannattaisi vahvistaa.
”Uuden hankintasihteerin työn aloitus helpottui merkittävästi, kun kokonaiskuva organisaation nykyisestä hankintaosaamisesta oli heti käytössä. Nyt tiedämme aiempaa paremmin, millaista koulutusta ja tukea meidän kannattaa järjestää hankintojen parissa työskenteleville”, Hänninen kertoo kartoituksen tuomista hyödyistä.
“Hankintaosaamisen kartoitus kannattaa tehdä 3-5 vuoden välein”
Lisäksi kartoitus auttoi Kemin tietohallintoa ymmärtämään, miten ICT-järjestelmien hankinnat näkyvät toimialoilla ja mitä tukea niihin tarvitaan. Hänninen nostaa erityisenä hyötynä esiin sen, että toimialojen edellytyksiä määritellä omia hankintatarpeitaan täytyy parantaa, jolloin vastuu hankintojen laadusta ja vaikuttavuudesta jakautuu hankintoja tekeville toimialoille oikeasuhtaisesti.
”Usein ajatellaan virheellisesti, että jos hankinta liittyy millään tavalla tietojärjestelmiin, se on automaattisesti yksin tietohallinnon vastuulla. Me olemme kuitenkin tukiorganisaatio, joka tarkastelee hankintoja pääosin teknisestä näkökulmasta kuten tietosuojan, tietoturvan ja IT-yhteensopivuuden näkökulmista.”, Hänninen selventää.
Yhteistyö Tieran kanssa sujui Hännisen mukaan poikkeuksellisen jouhevasti ja tehokkaasti: ”Tämä oli yksi helpoimpia projektejani koskaan. Tiera kuunteli tarkasti tarpeemme, mukautti kyselyn meille sopivaksi ja vei projektin ripeästi läpi. Analyysi ja lopputulokset kerrottiin nopeasti kyselyn vielä ollessa muistissa”, Hänninen kiittää.
”Näen, että tällainen kartoitus olisi syytä tehdä säännöllisesti, esimerkiksi joka kolmas tai viides vuosi. Näin pystyttäisiin seuraamaan hankintaosaamisen kehittymistä ja reagoimaan puutteisiin nopeasti”, Hänninen pohtii.
Kemin kokemus osoittaa, että kun hankintaosaaminen tehdään näkyväksi, siitä hyötyy koko organisaatio. Suvi Hänninen suositteleekin vastaavaa kartoitusta kaikille kaupungeille kunnille tilanteissa, joissa hankintaosaamisen taso pohdituttaa, hankintaosaamista katoaa tai hankintojen laatu kärsii.
Kuvan omistaja: Kemin kaupunki