Kymenlaakson hyvinvointialueella oli haaste: perhehoitajien tiedot, perhekotien vapaat paikat ja asiakkaat oli saatava kohtaamaan varmemmin. Tiedot olivat hajallaan eri järjestelmissä, eri exceleissä ja jopa pelkästään toimijoiden muistissa.
Perhehoidon kehittämisen projektipäällikkö Minna Ahokas tarttui haasteeseen.
“Meillä ei ollut selkeää, yhtä paikkaa, josta nähtäisiin, mitkä perhekodit ovat käytettävissä, minkälaisille asiakkaille siellä olisi paikkoja tarjolla tai mitä erikoisosaamista perhehoitajilla oli. Ongelma on valtakunnallinen. Joillain alueilla perhekotien toiminta on jopa päättynyt, kun niihin ei ole ohjautunut asiakkaita, vaikka paikoista on koko ajan ollut pulaa”, Ahokas kertoo.
Hän ihmetteli, eikö ongelmaan löytyisi digitaalista ratkaisua ja kysyi asiaa Kymenlaakson hyvinvointialueen tietohallinnosta.
Ratkaisu kehitettiin yhdessä Tieran ja Digian kanssa
“Tietohallinnossa asia otettiin tosissaan. Sieltä oltiin yhteydessä tieralaisiin ja ratkaisua lähdettiin yhdessä kehittämään Tieran ja Digian kanssa osana Tiera 365 -palvelua”, Ahokas sanoo.
Tiera on kilpailuttanut Tiera 365 -asiantuntijapalvelut jo etukäteen asiakasomistajilleen, ja sitä kautta palvelun tuottajaksi ja kehittäjäksi valikoitui Digia. Kehitystyön lopputulemana syntyi Perhehoitaja- ja tukisuhdetoiminnan rekisteri, joka toimii nyt Kymenlaakson hyvinvointialueen perhehoidon työkaluna.
“Aika pian projektin alettua tajusimme, että vastaavanlainen rekisteri ja portaali tarvitaan myös tukiperhetoimintaan. Eli esimerkiksi lapsille, jotka tarvitsevat oman perheensä lisäksi arkeensa myös muita turvallisia aikuisia. Digia kehittää tukiperhetoiminnan portaalia tässä rinnalla“, Ahokas sanoo.
Reaaliaikainen tieto tehostaa toimintaa
Uusi perhehoidon rekisteri sisältää perhehoitajien tiedot ja osaamisen sekä heidän perhekotiensa erityispiirteet ja vapaat paikat. Järjestelmän kautta perhehoidon koordinaattorit voivat hakea asiakkaille sopivia paikkoja eri kriteereillä, kuten esteettömyys, lemmikkien läsnäolo tai perhehoitajien erityisosaamiset. Tämä nopeuttaa ja sujuvoittaa asiakasohjausta.
“Meillä on nyt reaaliaikainen tieto vapaista paikoista. Pystymme yhdistämään asiakkaat ja perhehoitajat huomattavasti tehokkaammin kuin aiemmin. Myös perhehoitajilla on näkyvyys omiin tietoihinsa”, Ahokas selventää.
Järjestelmää kehitetään edelleen. Siihen on esimerkiksi tulossa portaali, jonka kautta perhehoitajat voivat päivittää tietojaan ja seurata tilannettaan ilman, että heidän tarvitsee erikseen olla yhteydessä palvelujen koordinaattoreihin. Myöhemmin sen kautta voi myös hakeutua perhehoitajaksi. Tämän toivotaan sujuvoittavan uusien perhehoitajien rekrytointia.
“Järjestelmä on iso askel kohti selkeämpää ja tehokkaampaa perhehoidon hallinnointia. Se säästää aikaa, parantaa asiakasohjausta ja tuo selkeyttä koko prosessiin”, sanoo Ahokas.
Ruohonjuuritason ideoita tarvitaan jo säästöjenkin vuoksi
Ahokas kehottaa myös muita hyvinvointialueiden toimijoita nostamaan rohkeasti esiin tehottomia käytäntöjä. Ruohonjuuritasolla on usein hyvä näkemys, jos jokin järjestelmä ei toimi fiksusti.
“Kunnissa ja hyvinvointialueilla on paljon erilaisia palveluja ja järjestelmiä, jotka toimivat tehottomasti tai pahimmillaan käytännön työtä tekevien muistin ja ruutuvihon merkintöjen varassa. Kannustan nostamaan ongelmakohtia esiin jo ihan säästöjenkin vuosi. Voitaisiin vähintään kysyä omalta tietohallinnolta, olisiko huonosti toimivaa palvelua varten jo olemassa digitaalinen ratkaisu, tai voisiko sellaisen kehittää”, Ahokas sanoo.